Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

De echte kosten van software (8)

Welke processen moet je inrichten om optimaal te profiteren van software asset management?

Om ervoor te zorgen dat software asset management geen eenmalig kunstje is, maar op lange termijn (financieel) succes blijft opleveren, zijn processen onmisbaar - zowel intern als extern. Zeker bij grote internationale corporaties, waar je te maken hebt met veel stakeholders en complexe it-landschappen.

In de vorige blog liet ik al zien dat het slim is om specialistische onderdelen van software asset management (sam) te outsourcen. Het interne sam-team houdt daarbij het overzicht, rapporteert aan het management en bewaakt de gerelateerde processen. Graag ga ik - met hulp van Simone van Sambeek van ITAM Solutions - wat dieper in op die processen, want die zijn belangrijker dan ze in eerste instantie wellicht lijken. Ze zorgen er namelijk voor dat je altijd ‘in control’ blijft en je sam-programma makkelijk uitvoerbaar blijft. Anders ligt verslapping op de loer en loop je alsnog de kans om tegen de audit-lamp te lopen - met alle financiële gevolgen van dien.

Veel stakeholders

Vooral bij (middel)grote organisaties is dit simpelweg onmisbaar. Vestigingen in 140 landen, datacenters over de hele wereld - dat is een stuk moeilijker in kaart te brengen dan vier servers in je eigen kelder. Daarbij heb je als sam-manager te maken met een grote hoeveelheid stakeholders: inkoop, security, it, vendor management, je eigen sam-team en vaak ook nog meerdere outsourcende partijen. De activiteiten van al deze belanghebbenden zijn van invloed op je uiteindelijke compliance-positie, terwijl ze handelen vanuit andere drijfveren.

Inkoopafdelingen kijken bij het kopen van software meestal vooral naar de prijs, en niet zozeer naar de contractuele afspraken waar de organisatie zich vervolgens aan moet houden. Als sam-manager wil je juist voorkomen dat je je later blauw moet betalen aan licenties, omdat die afspraken onmogelijk na te leven zijn. Ook outsourcende it-partijen zijn niet aangesteld om te letten op contracten - van hen wordt gewoon verwacht dat ze alle systemen draaiende houden. Ze worden niet afgerekend op bijvoorbeeld het rapporteren van licenties, terwijl ze daar wél een grote impact op hebben - bijvoorbeeld met de hardware setup. Met goede, interne processen en duidelijke afspraken zorg je er voor dat iedereen wel op één lijn zit.

Begin klein

Toverwoord bij het succesvol opzetten van een sam-aanpak is: klein beginnen. Dat houdt vooral in: geen sam-tool aanschaffen zonder dat je precies weet wat je nodig hebt, niet een strategie van boven opleggen of het nieuwe beleid één keer communiceren. Het resultaat is dan vooral een papieren tijger waar geen hond aan meedoet. Doorloop eerst deze vijf stappen, kijk waar je risico’s liggen en bouw het vervolgens langzaam op.

Als je dit één keer hebt gedaan voor een specifieke softwareleverancier, weet je wat wel en niet werkt en kun je het de volgende keer herhalen - bijvoorbeeld bij de aankoop van een nieuw product. Zo ontstaat een proces, waar je alle stakeholders bij betrekt. Dat geldt eigenlijk voor alle operationele processen die onder sam vallen.

Om van een sam-programma te kunnen spreken, dien je minimaal processen rondom contract & license entitlement management, discovery & inventory management en license compliance management op te zetten - en als het mogelijk is ook nog software asset repository management. Door hiermee te beginnen, met een beperkt aantal softwareleveranciers, kun je als sam-afdeling al snel je toegevoegde waarde laten zien aan de organisatie.

Interne awareness

Het creëren van interne awareness en vertrouwen in de organisatie hoort er namelijk ook bij. Ook al snapt iedereen de financiële waarde, niemand zal in het begin echt staan te springen om software asset management. Het brengt extra taken en verantwoordelijkheden met zich mee, het kost moeite. Een pragmatische instelling is dus van belang. Stel een communicatieplan, breng de behoeften van de stakeholders in kaart en vooral: deel je successen.

Zoals bij elke verandering moet je mensen continu blijven overtuigen en het laten zien van successen helpt daarbij. Dat wordt steeds makkelijker: hoe langer je bezig bent, hoe duidelijker de financiële voordelen namelijk zullen zijn. ‘Ik heb een miljoen euro bespaard voor de organisatie’ klinkt net wat beter dan ‘ik weet precies welke software er allemaal in onze organisatie is.’

Die financiële resultaten zijn als het ware de ‘icing on the cake’ voor een sam-manager. Dat is je grote doel, daar begon deze blogreeks niet voor niets mee. Als dat eenmaal is bereikt, dan weet je dat het ‘maturity level’ van sam in je organisatie hoog is. Dankzij duidelijke, interne processen (en een lange adem), ben je eindelijk ‘in control’.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Simone van Sambeek van ITAM Solutions.

Blogserie

In de blogreeks ‘De echte kosten van software’ gaat Mark van Wolferen, directeur van softwarelicentiespecialist b.lay, in op het belang van inzicht in software-uitgaven en de rol van software asset management daarbij. In de volgende, afsluitende blog: wat levert software asset management je organisatie nog meer op?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5892598). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Vanuit mijn ervaring met Asset Management en licensing kan ik - wellicht ten overvloedde - bevestigen dat ook ik nog nergens een sluitende administratie en ditto verantwoording ben tegengekomen. Binnen een vrij bekend groot olie concern bleek het in eerste instantie niet te doen om de link tussen de originele purchase en het actuele gebruik en de omvang daarvan vast te stellen. Dus de constatering dat het vooral bij de wat grotere concerns vaak (deels) misgaat is m.i. correct. Er is werk aan de winkel.....

Jouw reactie


Je bent niet ingelogd. Je kunt als gast reageren, maar dan wordt je reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om je reactie direct geplaatst te krijgen, moet je eerst rechtsboven inloggen of je registreren

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
Je reactie ontbreekt
Computable Expert
Mark van Wolferen

Mark van Wolferen
Managing Director, b.lay, the license management company. Expert van Computable voor de topics Datamanagement en Beheer.
Hele profiel

Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×