Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

Een draak van een aanbesteding

Ik denk dat de titel van dit opinie artikel voor de meeste consultants, sales en infrastructuurarchitecten helaas zeer herkenbaar is. Meerdere keren per jaar worden velen van ons hiermee geconfronteerd. Waarom worden de aanbestedingen steeds lastiger om te beantwoorden? En zijn al die zware wensen en eisen nu echt nodig?

Ook ik heb meerdere keren per jaar weer een slapeloze nacht als er weer zo’n “draak van een aanbesteding” op mijn bureau belandt. Vreemd, want aanbestedingen zijn juist in het leven geroepen om het voor iedereen overzichtelijker, gemakkelijker en - last but not least - eerlijker en goedkoper te maken.

De draken van aanbestedingen zijn  te herkennen aan de volgende punten:

Zware of zelfs onmogelijke boeteclausules
Steeds vaker zie ik enorme boeteclausules in aanbestedingen terugkomen. Op zich is de reden voor een boeteclausule logisch, maar het is vreemd als deze de waarde van de deal meerdere malen overstijgt. Natuurlijk ga je samen een verplichting aan, maar fouten onevenredig hard bestraffen is een ander verhaal.

Veeleisende verzekeringen
Verzekeringen (aansprakelijkheid) worden ook steeds crucialer bij aanbestedingen. Maar ook hier zie ik de meest onmogelijke bedragen voorbij komen. Bedragen die  onoverkomelijk zijn. Mijn advies zou zijn, houd ook rekening met kleinere partijen in de markt. Niet iedereen heeft een miljoenendekking. De andere kant van de medaille is natuurlijk wel dat je als kleinere partij ook niet alles kan en moet willen doen. Simpel gezegd omdat je soms niet groot genoeg bent om op ieder niveau mee te spelen.

Certificering
Natuurlijk is het van belang dat de aanbieder over voldoende kennis en kunde beschikt. Maar als je als voorwaarde stelt dat je partners minimaal vijf merken moeten kunnen leveren en hiervoor ook nog eens de hoogste certificeringen moeten hebben, dan ben je op zoek naar het schaap met de vijf poten. Dit soort aanbestedingen zorgt er voor dat er veel meer samengewerkt gaat worden tussen de aanbieders. Dat is op zich helemaal niet erg, mits dit maar netjes gebeurt. In mijn eerdere opinie stuk 'Kartelvorming in de ICT' heb ik de mogelijke nadelen hiervan besproken

Referenties
Over referenties verschillen de meningen onderling nogal. Zijn referenties nog echt waardevol en representatief? Ik zelf ben van mening dat een referentie handig kan zijn om te kijken of de aanbieder het kunstje al vaker goed gedaan heeft. Voor de kleinere aanbieders is het aanleveren van referenties vaak erg lastig. Niet iedereen heeft deze op de plank liggen.

Op 1 product of dienst geschreven
Ook dit kom je nog te vaak tegen. Wensen en eisen of speciale specificaties die er voor zorgen dat er maar één product of dienst aangeboden kan worden. Natuurlijk mag dat niet, maar het gebeurt nog te vaak. En natuurlijk kan je hier tegen in bezwaar gaan. Maar ook dit kost weer veel energie die uiteindelijk uitgedrukt wordt in tijd en geld.

Goedkoop, goedkoper, goedkoopst
De prijs van de aangeboden oplossing is belangrijk. Maar dit dient in mijn ogen niet ten koste van alles te gaan. En juist hier gaat het dan ook nog vaak fout. Ja, de oplossing moet natuurlijk betaalbaar zijn. Maar kwaliteit, beschikbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid hebben een prijs en mogen zeker niet vergeten worden.

Marktverandering
Steeds vaker wordt er in de markt geopperd om functioneel aan te besteden. Natuurlijk zitten hier veel voordelen aan vast. Maar vergeet zeker niet de nadelen. Met functioneel uitvragen loop je het risico dat je iets krijgt wat aan de gestelde eisen voldoet, maar wat je eigenlijk helemaal niet wilt hebben. Dit risico loop je als je niet heel duidelijk verwoordt wat je wilt hebben.

Nota van inlichtingen (nvi)
Doordat de kunst van het goed en duidelijk uitvragen nog niet door iedereen even goed beheerst wordt, zie je vaak dat de aanbestedende partij overspoeld wordt met vragen. Het is schering en inslag dat men naar aanleiding van de aanbesteding honderden vragen krijgt. Dit levert dan altijd hele boekwerken op als de nota van inlichting verschijnt. En ook daarin worden de vragen nog te vaak even wazig beantwoord. Met als gevolg dat er meerdere nota's voor inlichtingen’s verschijnen en dat maakt het niet overzichtelijker. Want het overzicht houden tussen wat er initieel gevraagd werd, en welke vragen hier tijdens de nvi 1 t/m 10 over gesteld werden is een secuur werkje. Dit zorgt dat de aanbieder geregeld een teleurstelling ondervindt omdat men iets vergeten is aan te leveren, of nog erger, de plank gewoon helemaal mis geslagen heeft. En de aanbestedende partij loopt natuurlijk het risico dat men iets krijgt wat niet aan de wensen en eisen voldoet. Dit gebeurt vaak omdat men iets vergeten is te vragen of dat men dit te onduidelijk verwoord heeft.

Inspanning
De beantwoording van zo’n 'Draak van een aanbesteding' is vaak erg kostbaar en tijdrovend. Er wordt door de aanbestedende partij vaak erg veel gevraagd,  waardoor je als aanbieder veel tijd, resources, energie en geld moet investeren. En het kan voorkomen dat je naar aanleiding van  de nvi moet besluiten om je terug te trekken. Dan is alle moeite voor niets geweest en is de frustratie groot.

Mocht je onverhoopt toch zo’n aanbesteding winnen dan ben je vaak al half uitgekleed  op financieel gebied en loop je nog een redelijk risico ook, omdat je hebt ingestemd met alle wensen, eisen en verdere clausules. In de meest extreme gevallen kun je nog geld bijleggen.

Verspilling
De energie voor beantwoording van een aanbesteding kost dus vaak veel energie en dat is vaak ook geen duurzame vorm omdat ‘risk and revenu’ steeds vaker uit de pas gaan lopen door alle clausules die erbij komen. Zeker bij uitvragen die uiteindelijk weinig innovatie vragen maar enkel bedoeld zijn om de spelers tegen elkaar uit te spelen. Natuurlijk is er niets tegen een scherpe prijs maar uiteindelijk zullen de gemaakte verliezen ook weer terugverdiend moeten worden. En vaak wordt dat dus gedaan in de altijd later aangebrachte wijzigingen waardoor er onder de streep weinig gewonnen en veel verloren wordt.

Hoe nu?

Ik merk tijdens het schrijven van dit opiniestuk dat teleurstellingen uit het verleden weer boven komen. Maar hoe kan het nu beter? Want zijn dit niet gewoon de risico’s van het vak? Dat zijn twee lastige vragen om te beantwoorden. Het inhuren van een adviseur die de aanbestedende partij begeleidt kan een optie zijn. Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs? En ook dat is een zeer lastige vraag om te beantwoorden. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen op het gebied van aanbesteden en het beantwoorden van aanbestedingen. Ikzelf ben van mening dat bij een aanbesteding met teveel haken en ogen niet de aanbieder maar de aanbesteding zich uit de markt prijst.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4877663). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Ruud, leuk en herkenbaar, ik wil graag mijn gedachten in deze delen.

Je bent vrij om een autodealer in te lopen met de vraag of zij tien auto's voor belachelijke bedrag van x willen leveren met een boete clausule als ze niet goed of op tijd leveren. Als er dealers zijn die hier op ingaan, dan is dat marktwerking. Als je je niet kan veroorloven om dit soort aanbestedingen te negeren, dan heb je een groter probleem dan die draak van een aanbesteding. Als we met z'n alle door dolle hoepels heen willen springen, zal de draak niet geslacht worden. Hier mag je dan weer geen afspraken over maken anders is dat kartelvorming.

Het uitgangspunt dat je als aanbestedende partij zo goed mogelijke deal wil sluiten en de risico's bij de aannemende partij wil neerleggen zal de aannemende partij dwingen zo maximaal mogelijk een zo minimaal mogelijke inspanning te willen leveren. Dit leidt in de regel niet tot een productieve werkrelatie en dus op een risico dat beoogde doelen voor beide partijen niet gehaald worden en dus fundamenteel fout.

Een andere "perverse" prikkel in aanbestedingen is dat er adviesbureaus nodig zijn om aanbestedingen te schrijven. Dit zijn mensen die niet zelf hoeven te leveren en allerlei nieuwigheden in het leven roepen om zich te onderscheiden en toch weer vaak domein kennis ontberen. Gevolg is dat na een aanbesteding is "gewonnen" de werkelijke uitvoering zal afwijken van de regels in de aanbesteding waardoor er in gevallen van conflicten de aannemende partij zich kan beroepen op scope-creep en de aanbestedende partij alsnog de bedachte controle verliest. Wederom een lose-lose situatie.

En heb je wel eens gekeken naar de kosten van governance die nodig is om in control te blijven tijdens het uitvoeren van de aanbesteding.

Kortom, de goede relatie tussen leverancier en klant zal altijd het uitgangspunt moeten zijn en niet het steekspel van regels. De moeilijkheid hierin is echter dat dit slecht te verkopen is naar de achterban.

Het lijkt er weleens op dat het hele aanbesteding spel er gericht is op het voorkomen van vriendjes politiek, het middel heeft zijn doel echter gemist, al zijn harde onderzoeken in deze niet gemakkelijk te vinden.

Nouja, ik laat me weer gaan. Het is echt weer zo'n onderwerp waar je boeken mee kunt vullen, toch lijkt er vaak wel consensus te zijn, er zijn weinig fans te vinden van aanbestedingen. Dat geeft te denken....

Henri,

Goede feedback. En zeer herkenbaar. Vooral de adviesbureau's maken het vaak te complex.

En je feedback omtrent governance is zeker een aandachtspunt. Bij dit soort aanbestedingen moet er vaak geld bij of wordt er geleverd wat de klant niet verwacht. Beide levert 1 van beide teleurstelling op.

En ja op de manier waar nu vaak op wordt aanbesteed is het initiele doel al lang al uit het oog verloren. Erg jammer!

Ruud,
Een van de onderwerpen die je niet benoemd hebt (ik heb je stuk snel gelezen) is de regels rondom "social return". Dan ben je als inschrijver helemaal uitgekleed.
Ik ben van mening dat zelfs het inhuren van een adviseur dit probleem niet kan oplossen zolang de structuur en spelregels onveranderd blijven.

Naar mijn mening moet er een nieuwe Aanbesteding 2.0 komen met totaal nieuwe regels en aanpak. In dit kader zou de opdrachtgever deels verantwoordelijk gesteld moeten worden voor de werking, prestatie en kwaliteit van het eindproduct. In de offertefase moet meer transparantie gecreëerd worden waardoor de inschrijvers beter zicht krijgen in de omgeving, bestaande problemen en de risico`s van de opdracht.

Het kan niet zo zijn dat de zooi die de opdrachtgever gemaakt heeft door de inschrijver opgeruimd moet worden, tegen de laagste prijs en met de hoogste kwaliteit. De mislukking van het project (budget en tijd) zou ook door de opdrachtgever gedragen moeten worden. Dit zorgt er voor dat de opdrachtgever vanaf het begin de schouders er onder zet en zich verantwoordelijk voelt voor het project.

Ik ben van mening dat er een eisenpakket (met zaken rondom licenties, applicaties, kennis van beheerders en organisatie etc) van overheid aan de aanbesteders opgelegd moet worden waar de aanbesteder aan moet voldoen voordat hij aan dit traject mag beginnen. M.a.w. de aanbesteder dient eerst zijn huiswerk te doen. Hierdoor legt de opdrachtgever op een gestandaardiseerde wijze de basis waar de inschrijvers verder hun werk op kunnen bouwen. In dit kader zou geen behoefte zijn aan NvI-2, 3, 4, etc.

Over de spelregels van aanbesteding zijn er boeken geschreven en we zien helaas dat nog steeds de oude regels toegepast worden.

Uit het artikel: Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs?

met dank Ruud voor deze bal voor open doel!! :-) :-) :-)

als sinds 1 maart 1989, het oudste onafhankelijke adviesbureau....voor communicatie-infrastructuren.

Mooi artikel Ruud !

@Reza, je komt op zich met een goed voorstel maar ik vrees dat de mallemolen garen spint bij deze 'draken'.
Het zal ongetwijfeld ook draconische maatregelen vereissen wat aan dit fenomeen te doen.

Kort gelden nog meegemaakt. Een aanbesteding voor een gemeente-website die zo geschreven was dat alleen Joomla in overweging genomen kon worden, de goedkoopste aanbieder met Joomla was heel toevallig een goede bekende van de burgermeester . . .

Helaas is dat hier in Oostenrijk meer regel als uitzondering.

@Ruud,

wat er bijvoorbeeld mist bij (o.a.) een EU aanbesteding is dat degene die bij de selectie nummer 1 is geworden, of dat na afloop van de realisatie, bij een back-evaluatie, ook zo zou zijn. Ik ken toch een (on) behoorlijk aantal selecties, waarbij het teruginvullen van de gerealiseerde financien alleen al de geselecteerde nummer 1 niet meer de nummer 1 (of 2 of 3 of 4) zou maken.

Ruud,

Er zijn natuurlijk ook aanbestedingen die wel goed gaan, waar de klant weet wat nodig is en dit keurig specificeert. Niks geen rare wensen en eisen die opgesteld zijn door 'require mensen' of externe adviesbureau's maar duidelijke criteria.

De vraag is natuurlijk wel hoe deze draken weggeJORISt kunnen worden want het lijkt me vooral een verspilling van geld wat resultaat niet ten goede komt.

Reza,

Social return, MVO noem maar op. Het wordt steeds lastiger gemaakt om aanbestedingen te kunnen beantwoorden. En de kans op positieve marges wordt steeds kleiner. Steeds vaker wegen de kosten niet meer tegen de baten op. Voor kleinere spelers wordt het helemaal onmogelijk gemaakt om mee te doen aangezien er veel tijd en moeite of voorhand ( free of charge ) geinvesteerd moet worden.

Ondanks je feedback/voorstel zeer valide is, ben ik bang dat het helaas niet gaat gebeuren. Maar wie weet worden we positief verbaasd.

@ Maarten,

Geen dank. Ben blij dat dit artikel je de kans biedt om even reclame te maken. (-;

@ Pascal,

Bedankt voor je reactie. Ondanks een zeer valide voorstel doet ben ik bang dat dit nog niet zo snel gaat gebeuren.

@ Maarten,

Zeer herkenbaar. Een extra controleslag of evaluatie zou geen kwaad kunnen. En ja een verbetering zoals Reza voorstelt zou uitkomst bieden. Alleen ben ik bang dat dit niet zo snel gaat gebeuren.

@ Jan,

Bedankt voor je reactie. Jammer om te horen dat er in Oostenrijk ook spraken is van "bouwfraude" .

@ Ewout,

Het zou mooi zijn als er geen enkele partij op zo een draak van een aanbesteding gaat inschrijven/aanbieden. En als dit maar frequent genoeg gebeurd dan zullen de aanbestedende partijen zich wel achter de oren gaan krappen. Want het uitschrijven van een aanbesteding is nu eenmaal ook een kostbare aangelegenheid. Echter is mijn ervaring dat er altijd wel een partij is die de risico's voor lief neemt.

Het goed en overzichtelijk uitvragen blijft net als het slim beantwoorden van aanbestedingen een vak apart. En als je dat vak niet goed beheerst dan loop je een groot risico.

Het antwoord is eigenlijk best wel simpel.
Niemand gunt iemand nog wat in deze tijd.
Het is crisis dus jij moet maar het offer brengen.

Het kan ook anders.
In crisis tijden is er meer vraag naar kwaliteit en dan mag het ook wel wat meer kosten.

Kunnen we afspreken daar weer voor te gaan?

@Ruud,

er wordt vanuit leveranciers perspectief over het algemeen erg weinig bezwaar gemaakt bij aanbestedingen waneer:

1- eisen buiten proportioneel zijn ten opzichte van wat er nodig is
2- referenties niet in verhouding staan tot wat er gevraagd wordt
3- referenties gebruikt worden om partijen buitenspel te zetten ipv te zien of de beoogde opdracht redelijkerwijs past
4- wanneer het pve een onderdelen bestellijst is
5- de gunning naar een partij gaat, die meer dan verbazing wekt

wanneer leveranciers zich duidelijker en krachtiger zouden opstellen in het evaluatieproces, dan zou de ruimte die de andere kant neemt ook drastisch minder wordt.

Nu mag jij aangeven waarom leveranciers dit niet doen :-) (eh ik bedoel natuurlijk durven...),

Kortom kunnen draken ook nog vuurspuwen of zijn ze tandeloos


@ Maarten,

Bezwaar maken gaat vaak ten koste van je toekomstige kansen.

Dus vaak wordt uit politiek belang niet gedaan.

En wat ik al zei er zijn er altijd wel een paar die toch overal ja op zeggen.

Pas als dit collectief wordt gedaan heeft dit effect.

JORIS lijkt te bestaan in de vorm van BEST VALUE.
Wie wil de eigen ervaringen met Best Value inkoop delen?
Je kunt je als aanbieder prima laten laten trainen in Best Value, een bloeiende markt.
In mijn ogen een slechte ontwikkeling die de kans dat de ware, authentieke expert door de aanbesteder wordt gevonden, verkleind. Iedereen kan nu het "trucje" gaan leren.

@Ruud Een leuk artikel en het geeft inzicht in de aanbestedingen en wat er gevraagd wordt. Dacht wel, alleen al dat aanbesteden zal een godsvermogen kosten. Verder ook dat eisen en voorwaarden aan alle kanten dichtegetimmerd worden. Alles is dan aanwezig voor een hele hoop gesteggel en een slecht begin. En dan is er nog geen code geprogrammeerd.

@Jan Ik denk niet dat het iets specifieks Oostenrijks is, de gunfactor.

@Adrie

Ruim 2 jaar geleden schreef ik ook al eens wat over aanbesteding:

http://www.computable.nl/artikel/opinie/infrastructuur/3964082/2379248/aanbestedingstraject-gaat-niet-om-de-knikkers.html

Ik krijg niet de indruk dat er in die tijd veel geleerd is, wel meer verloren terwijl de reacties m.i. een aantal goede tips geven.

@Ruud

Als er een beetje adviseur zit, zal overal ja opzeggen, niet helpen...

Daarnaast dat gaat de leverancier echt veel geld kosten, omdat hij iets moet leveren wat hij niet kan doen.
Overigens kan ik je uit ervaring zeggen dat zelfs vanuit het collectief dat je schets leveranciers dat niet doen.

Dat heeft automatisch tot gevolg dat de opstellende en evaluerende partij erg veel speelruimte krijgt, want er is nauwelijks een correctie op selectiewangedrag van welke kant dan ook overigens.

@ Louis

Bedankt voor je reactie. Aan beide kanten ( aanbesteder-aanbieder ) kosten dit soort aanbestedingen een hoop tijd,energie en dus geld.

Aanbestedingen waar meerdere NVI's komen aangezien iedereen met vragen zit komen steeds vaker voor.

Maarten,

Goede feedback. Echter gebeurt het bij infrastructuur aanbestedingen vaker dan als je denkt. Er is vaak wel een snelle jongen die het risico durft te dragen. Meestal zijn dit de partijen die gespecialiseerd zijn om vanuit een negatieve marge toch in de plus te komen. De dozenschuivers van deze markt zijn hier heel bedreven in.

@Ruud,

Ik denk dat ik die markt goed ken...... ik doe als adviseur al meer dan 20 jaar de communicatie-infrastructuur markt.... Van de top 200 heb ik er al meer dan 100 gedaan....

Mijn ervaring is dat de leveranciers 90% van hun ruimte in een aanbesteding gewoon weggeven.

Daarnaast als adviseur ben je in principe best voorzichtig, omdat naast gelijk hebben gelijk krijgen ook, juist, erg belangrijk is. De markt is ook wat harder geworden en een aansprakelijkheid naar een adviseur komt ook voor...

Kortom je bent daarna verantwoordelijk voor de invoering. Dat betekent dat ook dat goed moet gaan, ja zeggen en nee doen is er echt niet bij. Er is overigens wel een principieel verschil in aanbesteding en werkwijze als het gaat om 18 krentenbollen in ene dozijn of 5. Bij dat eerste wordt niet echt een adviseur betrokken (hoop ik voor die adviseur).

@ Maarten,

Een echt onafhankelijke adviseur met 20 jaar ervaring bij de top 100. Je bent toch niet aan sluikreclame aan het doen he? ;-)

Maar even serieus.Bij de aanbestedingen waar ik mij tegen aan bemoei zie ik het wel geregeld gebeuren ( server,storage,back-up, DR ). En ook ik heb de meeste grote jongens de afgelopen 14 jaar wel gezien. Ik pak dit moment ook even om aan wat zelfbevlekking te doen.

En ja, server omgevingen zijn vaak 13 in een dozijn omgevingen. Maar storage en back-up en DR omgevingen zijn dit zeker nog niet.

Dus misschien verschilt het wel per type infrastructuur.





Ruud,
Je gaf aan:
"Het wordt steeds lastiger gemaakt om aanbestedingen te kunnen beantwoorden"
Ik ben het niet helemaal met je eens.
De structuur de kern van veel aanbestedingen zijn bijna gelijk. Bij de ene kom je wat nieuws tegen en bij de andere niet. Bedrijven die het reageren op aanbestedingen "even erbij" doen zullen hier echt moeite mee hebben. Bedrijven (ik ga de naam niet noemen) die hier een tenderdesk voor opgezet hebben, met vaste mensen, uitgedacht werkwijze en aanpak hebben er niet zo moeite mee, sterker nog ze scoren ook goed. Het inhuren van een adviseur los dit niet op, je hebt een vaste tenderdesk nodig met mensen (PL, hardware specialist, architect, solution specialist, licentie specialist etc etc) die weten hoe ze dit moeten aanvliegen en er ervaring mee opgedaan hebben.

Verder, ik pleit voor een totaal andere werkwijze, Aanbesteding 2.0. Er zijn afgelopen jaren veel artikelen over aanbestedingen geschreven, zelfs met een voorstel (wat ik in je artikel mis)en mooie onderbouwing. Ondanks dit er is niks in de aanbestedingswereld veranderd.

De pijn van aanbestedingen is al bekend, nu de oplossing die steeds uitblijft.

Wat een reacties over en weer. Zover ik me kan herinneren waren aanbestedingen bedoeld om te voorkomen dan er niet te veel overheidsgeld werd betaald/verspild. Nu anno 2013 is daar om heen een complete indistrie ontstaan in de vorm van advies bureaus, dienstverleners enz enz. De kern van aanbesteden is in mijn ogen zo goed als weg. Ik wil wel eens een resultaten rekening opstellen maar vrees dat de overheid meer geld kwijt is dan dat het oplevert. Wat een markt!

Vraag is wat het belang van de aanbesteder is?

In veel aanbestedingen wordt te veel de nadruk gelegd op het minimaliseren van de prijs (goed voor commodity, niet voor complexe oplossingen) en het indekken tegen voorziene en onvoorziene risico's.

Het proces creëert een grote afstand tussen de aanvrager en de aanbieders (bewust, om de eerder genoemde vriendjespolitiek te voorkomen). Effect van die afstand is echter dat er ook geen gezond vertrouwen kan ontstaan tussen de partijen. Door aanbieders blind (je weet niet wat de ander doet, laat niet in je kaarten kijken) te laten bieden, werk je het zoeken naar de mazen in het net in de hand.

Het eerder genoemde best value principe kan veel helpen. Stap af van alleen prijs (soms lijken kwalitatieve aspecten ook mee te wegen, maar kun je daar het verschil mee maken?), van eenrichtingsverkeer in de communicatie en stel je iets kwetsbaarder op. Ook leveranciers zijn gebaat bij een goede kwaliteit voor een goede prijs. Nu wordt het vaak de minimale kwaliteit voor een slechte prijs, wat in het vervolg voor veel frustratie en kosten zorgt. Partnership heeft een slechte start als de verhoudingen zo ongelijk zijn in de eerste fase!

Reza,

Structuur is misschien wel gelijk maar Ruud heeft het hier om de alsmaar uitdijende eisen die het tegenovergestelde bewerkstelligen van het doel van aanbesteden: het bevorderen van een gelijk speelveld om zodoende de concurrentie te stimuleren.

Kijken we naar de markt dan kun je moeilijk volhouden dat kleine spelers nog een eerlijke kans hebben of ze moeten inderdaad kartels gaan vormen. Meer maatschappelijke vraag is of we hiermee op termijn niet ons eigen glazen ingooien omdat we op deze manier dus langzaam maar zeker midden- en kleinbedrijf om zeep helpen. En daarmee dus direct het ondernemende en innoverende deel van onze economie waardoor de markt alleen maar kleiner wordt.

Mijn grote vriend Henri gaf in eerste reactie een leuk voorbeeld alleen met een verkeerd onderwerp. Want hoe groot is de keus als je in eisen al stelt dat het alles mag zijn zolang het maar begint met Google?

Het nadeel van een systeem is dat het bestaat.

Als een systeem voorspelbaar is (en dat hoort het natuurlijk te zien) weet je welke input je moet geven om de gewenste output te realiseren. Dat is wat we nu zien met aanbestedingen. Het is een draak geworden omdat ervoor wil zorgen dat de gwenste leverancier en product het resultaat zullen zijn. (De goeden niet te na gesproken natuurlijk)

Het hele doel om eerlijke en transparante aanbestedingen te krijgen is daardoor niet gehaald.

Soms is het beter om geen systeem te hebben.

Voordeel is dan wel dat je bij een leverancier mag blijven die voldoet aan de wensen.
Nadeel is dat er gevaar is voor vriendjespolitiek.

Tsja. Minder bureaucratie, naaah, gaat niet gebeuren. Bereid je dus maar gewoon voor op draakje-vechten.

@ Reza,

Goede toevoeging. Het beantwoorden en schrijven van aanbestedingen is een vak apart. Dit moet je zoals je al aan geeft er niet even bij doen.

Ik doelde meer dat de risico's in aanbestedingen steeds groter worden. Enorme boeteclausules, lage marges, MVO en social return zorgen er voor dat de kosten soms niet meer tegen de baten ( lees winst/marge) afwegen. Daar door is het in mijn ogen steeds lastiger om succesvol te zijn met bestedingen.

En ja, de manier en regelgeving waar op het nu gebeurt is zeker aan verandering en verbetering toe.

Guido,

Bedankt voor je reactie. Goede toevoeging aan deze discussie. Ik heb expres de oplossing voor dit probleem onder belicht gelaten om een leuke en hopelijk leerzame discussie op te starten.

Ewout,

Goede toevoeging. Helemaal mee eens.

@ Brombeer,

Bedankt voor je reactie. Ik deel je mening dat dit helaas nog wel even zo door zal gaan.

Misschien is het een idee om een commissie aan te stellen om aanbestedingen te controleren en anonieme klachten van bedrijven te onderzoeken.

Aanbestedingen zijn immers vanuit de overheid verplicht gesteld, waarna zij de controle daarop bij het bedrijfsleven leggen. Die hebben vaak echter geen baat bij een bezwaarprocedure en riskeren daarmee tevens hun relatie met potentiële klanten. Bovendien is het aangaan van een bezwaarprocedure een kostenpost, waardoor de drempel om een dergelijke procedure te starten nog eens wordt verhoogd.

@Ruud,


ik heb mij gemakshalve alleen nog maar beperkt tot de feiten :-).

Bij de 15 krentenbollen in een dozijn situaties zal het meer eisen en minder wensen zijn, omdat het in feite commodities zijn. Daarbij zal de prijs een zwaarder overwegingspunt zijn.

Dit in tegenstelling tot de meer innovatieve communicatie-infrastructuren, waar naar verhouding meer wensen zijn en de prijs minder relevant is. Ik zeg niet dat die prijs niet relevant is, maar als je de juiste functies, flexibiliteit en combinaties weet te vinden kan je infrastructuur langer mee gaan, en dat kan weer hard aantikken in een TCO plaatje.

Kortom betere, effectievere functies hebben weer effect op de levensduur en daardoor wordt prijs minder relevant.

@ Peter,

Goede toevoeging. Dit kan zeker het proces verbeteren.

@ Maarten,

We hebben dit in het verleden al eerder besproken. Volgens mij onder mijn stukje "Dozenschuiver in de ICT" of onder "Kartelvorming in de ICT".

Je hebt enerzijds gelijk maar storage, back-up en DR zijn zeker nog niet commodity. Het wordt wel vaak gedacht. Maar juist daar gaat het mis.

Ook daar heb ik in het verleden al het 1 en ander over geschreven.

Wel leuk en leerzaam dat je je ervaringen uit jouw kennisgebied deelt.

Waar voor dank.

Ook voor de aanbestedende dienst is de Europese regelgeving vaak eerder een keurslijf dan dat het helpt. Er is wel en berekend dat de kosten, zowel voor de aanbesteder als voor de aanbieder al snel een bedrag van 50-100k belopen. aanbesteding is leuk voor commodities(pennen, pc's) maar als het wat specifieker wordt, is de regelgeving veel te star

Peter,

Bedankt voor je reactie. Aan ieder verhaal zitten natuurlijk 2 kanten.

@Peter Kerkhoven eb @Ruud Mulder

Zo een commissie bestaat al bij invoering van de nieuwe aanbestedingswet: 'De Commissie van Aanbestedingsexperts'.

@ Aanbesteden,

Bedankt voor deze toevoeging. Is dit een onafhankelijke commissie of maakt dit nog ergens onderdeel van uit?

@Ruud,

Even googlen en je weet het. Daarnaast, als je ziet wie de deskundigen lijst bevolkt, dan is dat direct duidelijk.

Wat dan ook opvalt is dat er geen data en spraakcommunicatiedeskundigheid in de expertise lijst voorkomt, maar vooral procedure-mensen. Dat is dan weer jammer, omdat er het meest is te doen om de inhoud van een aanbesteding en niet zo zeer om de procedure. Daar zijn boeken van vol geschreven.

Wie er ook in de commissie zitten, het gaat om opdracht en opdrachtgever. Deze commissies zijn gewoon onderhandelingen over het kerstdiner met de kalkoen.

@Ewout,

zeker niet...

1. het houdt de klant en de leverancier in de tang als ze of met een bestellijst ipv een pve aankomen, of aan de andere kant alleen maar ja zeggen omdat nee meer letters heeft en daarom te vermoeiend is.
2. het geeft ook een objectief oordeel wie zat waarom niet goed of fout.
3. het voorkomt dat emotie de overhand neem en niet de inhoud

en zo zou ik nog wel even door kunnen gaan,
en ja ik zit niet in die commissie

@ Maarten,

Sorry ik had nog even niet gekeken. Maar ik deel je mening dat er voornamelijk mensen met kennis van aanbestedingsrecht en procedures in zitten. En geen mensen met technisch inhoudelijke kennis. Misschien is dit een bewuste keuze.

Heeft iemand trouwens al ervaring met deze commissie? Want tot voor kort had ik geen nog geen weet van deze commissie.

Ruud,

Leuk artikel. Gezien de reacties leg je de vinger op een heel pijnlijke plek. Ik zie jaarlijks enige tientallen aanbestedingen langs komen, waarvan er inderdaad heel wat voldoen aan jouw profiel.

Laten we eerlijk zijn. De meeste gebruikersorganisaties zetten niet heel frequent een aanbesteding in de markt en raken daar dus niet bedreven in. Wat doe je dan? Je huurt een specialist in. Die specialist heeft ervaring in de procedure, maar niet in jouw probleem dat je graag opgelost wilt zien. Je weet als gebruikersorganisatie dat je dit niet vaak doet, dus je laat zoveel mogelijk mensen meedoen om zo duidelijk mogelijk op te schrijven wat je wilt hebben. Het resultaat is meestal een draak, omdat een inschrijver zich in allerlei bochten moet wringen om met zo min mogelijk risico aan alle gestelde requirements te voldoen en zo veel mogelijk boeteclausules moet omzeilen.

Het kan ook anders. Beschrijf als gebruikersorganisatie niet wat je wilt hebben, maar beschrijf je probleem en laat de IT-bedrijven met een oplossing komen. IT-bedrijven zijn daarin gespecialiseerd en weten veel beter dan gebruikersorganisaties wat er wel en niet kan. Doordat je een oplossing voor een probleem vraagt in plaats van het afvinken van een set requirements en het omzeilen van boeteclausules is de kans op succes veel groter.

Dit heet Best Value Procurement (BVP) en ook daar moet je mee leren omgaan. Je kunt wel de beste zijn in het oplossen van een klantprobleem, je moet het ook nog over weten te brengen en aantoonbaar kunnen maken. Ik ben het dus maar ten dele eens met Adrie van Zundert dat door hierop te trainen de kans dat je de werkelijke expert vindt, verkleind wordt. In een goede BVP aanbesteding toetst de opdrachtgever namelijk ook of de inschrijver al vaker dit soort problemen heeft opgelost. Dat is niet te faken.

Waar je je als inschrijver wel op kunt voorbereiden is de interviews met de sleutelspelers. BVP kent een speciale manier van interviewen, waar niet iedere IT-specialist vanzelf goed mee om kan gaan. Als alle inschrijvers zich hier goed op voorbereiden denk ik dat dat het succes van BVP juist nog verder versterkt.

Frank,

Goede toevoeging. Je 1e alinea is zeer herkenbaar.

Soms is het opschrijven van een heldere probleemstelling of juist wat je niet wilt hebben een oplossing. Echter ook hier zitten mitsen en maren aan vast.



Interessante reacties. Vreemd dat men het in het algemeen wel eens is maar dat er toch nog geen systematisch onderzoek is gedaan naar het kind dat met het badwater wordt weggegooid.
Het zal best af en toe goed gaan, zo'n aanbesteding. toch zou het de moeite waard moeten zijn om het eens systematisch in beeld te brengen.

@ Peter,

Ik ben ook wel eens benieuwd naar dat soort cijfers. Maar ja hoeveel partijen durven toe te geven dat de uitvraag niet tot het gewenste resultaat geleid heeft? Dit levert vaak veel negatief PR en aandacht op.

Misschien alleen als dit anoniem zou gebeuren.

Computable Expert
Ruud  Mulder

Ruud Mulder
Senior Systems Engineer, Dell EMC. Expert van Computable voor de topics Cloud Computing, Infrastructuur en Loopbaan.
Hele profiel

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×