Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Kastruimteverspillende documentatie: we vragen er zelf om!

 

Expert

Olivier van der Post
Manager Service & Beheer, Amis. Expert van voor het topic .

'Kijk, in deze kast staat alle documentatie van het systeem', zei de trotste applicatiebeheerder tegen me. Ik stond voor een oude grijs stalen kantoormeubel, van boven tot onder gevuld met tientallen ordners. Het slot was kapot en de kastdeur enkele jaren op een kier gestaan. Er had zich een dikke laag stof gevormd op de ordners. 'Zo..', zei ik ' dat heeft heel wat moeite gekost!'. 'Nou en of!' Hij verhaalde van het langdurige acceptatieproces en de eindeloze discussies met de projectleider om alle documentatie aan de schier eindeloze eisen van de beheerafdeling te laten voldoen en in het gewenste format te krijgen. Nu, 5 jaar later, stond de documentatie er nog net zo bij als de dag dat het project was opgeleverd. 

In de tien jaar dat ik in IT-beheer werkzaam ben, heb ik bovenstaande scene meermalen en bij verschillende bedrijven meegemaakt. De applicaties zijn over de jaren met honderden changes volledig herbouwd. De documentatie was dan wel volledig, maar niet geschikt om te onderhouden bij veranderingen. Changes zijn wel gedocumenteerd maar in een ander systeem. De documentatie in de grijze kast was vanaf de eerste change niets meer waard. Niemand heeft er meer naar gekeken. Ik schrik elke keer weer van alle verspilde moeite en geld die ik in gelijkende grijze kasten waardeloos zie staan te zijn.

Maar als IT-beheerders vragen we er zelf om. We willen een wapen hebben tegen de hordes opportunistische projectleiders die niets liever willen dan hun nieuwbakken applicaties over de schutting werpen. En omdat we niet weten wat er op ons afkomt, hebben we onze eisen zo breed en groot gemaakt dat we alle mogelijke applicaties aankunnen.

De projectleiders doen hetzelfde. Tegen het eind van een project worden beheerders betrokken. Tegen het eind van het project wordt vaak het eerst gesproken over mogelijke service level agreements en de rollen van IT-beheer. Alle documentatie zou dan al aanwezig moeten zijn. Gek eigenlijk, want er is dan documentatie gemaakt voordat bepaald is waarvoor de documentatie moet worden gemaakt. Om veilig te zijn, wordt daarom maar alles gedocumenteerd. 

Maar is 'alles' ook echt wat we nodig hebben? Goedbeschouwd is de na het project nog gebruikte documentatie bijzonder klein. Dat blijkt wel uit de grijze kasten die vol geladen vol staan te zijn in menig applicatiebeheerders kamer. Is er een mogelijkheid om als project precies de juiste hoeveelheid documentatie aan te leveren?

Het toverwoord is 'service'. En dan specifiek het bepalen van de te leveren service door beheer vóór dat een project begint. Als een overeenstemming over deze service wordt verkregen, kan beheer precies bepalen welke documentatie zij hiervoor nodig hebben. Omdat beheer op voorhand wordt betrokken bij startende projecten, kan beheer ook beter sturen richting standaarden. Standaarden zijn immers al gedocumenteerd. Het is eigenlijk een open deur maar als documentatie na een project niet meer wordt gebruikt, moet je het weggooien, of beter, niet maken.

Projecten kunnen met slimmer documenteren goedkoper worden uitgevoerd en het beheer kan veel sneller aan de slag. En oja, het scheelt nog kastruimte en officespace ook!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2493253). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ben het helemaal met je eens Olivier.Om gek van te worden: documenteren terwijl je van te voren weet dat niemand er ooit in gaat kijken of, misschien nog erger, dat je weet dat als er aanpassingen komen in het beschreven proces of configuratie er niemand verantwoordelijk meer is om het aan te passen en te distribueren. Menigmaal word ik op het matje geroepen om een proces handboek of site manual te maken. Met koppijn vervaardigd, tig keer verbeterd op komma's en punten en daarna ver weg in de (digitale) kast gezet.Want dat is dan wel weer van deze tijd: document management systemen waar je je proza op kwijt kunt inclusief verschillende versies.Ik ben ook zelf regelmatig project leider/verantwoordelijke en probeer altijd eerst te kijken naar de toekomstige gebruikers van mijn literatuur. Aan de hand daarvan bepaal ik hoe ik het e.e.a. ga duidelijk maken voor het nageslacht. Wat blijkt: veel kan al duidelijk worden gemaakt in 2 documenten: 1 Excel lijst met bijzonderheden per worksheet: sla, contactpersonen, configuratie, scheduled tasks, etc. En 1 Visio bestand met daarin de processen met duidelijk wie doet wat en wanneer. Het liefst heb ik deze documenten ook nog een beetje gestandaardiseerd.En wat blijkt, dit wordt uitgeprint en ligt op het bureau van de verantwoordelijke of in zo’n mooie klapper. En al die dikke boeken van die andere projecten met al die uitgebreide beschrijvingen? Hebben ze nooit gelezen: geen tijd, geen zin, te veel tekst.Wat is het leven dan toch opeens weer mooi.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×