Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Is Contract Management een vak?

 

Computable Expert

Kees Kranenburg
Offering manager, Atos. Expert van Computable voor de topics Development en Beheer.

Het managen van contracten wordt vaak gezien als een bijbaantje. Een project manager of een service manager doet dat er dan maar even bij. Het is een uitzondering wanneer je iemand tegen komt die zich voorstel als de contract manager.

Wie denkt dat een contract iets is ‘dat je alleen maar hoeft te tekenen’ ziet contract management niet als een vak. Denk je bij een contract aan een jurist of aan een administrateur wellicht of is een contract manager juist iemand die integraal verantwoordelijk is voor het resultaat van het contract naar tevredenheid van alle partijen? Vooral bij overeenkomsten met resultaatverplichting is de rol van contract manager cruciaal: je moet dit leveren, het mag dat kosten en het moet dat opleveren. Het managen van een dergelijk contract is een vak voor een schaap met vijf poten.

Die vijf poten komen tot uiting in de vijf aspecten die een contract manager moet managen:
- de dienstverlening (resources en services)
- de relatie met de klant
- de risico’s
- de financiën
- de verplichtingen en de verwachtingen.

Gelukkig zien steeds meer organisaties de toegevoegde waarde van contract management als een professie.
Zie jij Contract Management ook als een vak? En waarom doet de project manager of service manager er dat niet even bij?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2493147). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Beste Kees,

Ik ben het helemaal met je eens. Echter in de praktijk is het best moeilijk om iemand als contract manager succesvol te maken. Wat is immers zijn taak. In de praktijk zie je vaak dat een contract manager zich met alles gaat bemoeien wat ook maar enigzins in relatie staat met het contract en wat van invloed kan zijn op de in het contract opgenomen stuurvariabelen. Daarmee wordt het (als voorbeeld) moeilijk om de incident en change manager zijn vak uit te laten voeren. Vanuit deze rollen wordt je vaak gezien als de persoon die het escalatieproces initeert om alsnog je KPI's te halen. Maar ook vanuit de klantzijde wordt je vaak ge- of misbruikt om prioriteiten te wijzen. Daarmee kom je als contract manager vaak in een spagaat die het erg moeilijk maakt om de toegevoegde waarde die je WEL kunt hebben, te leveren. Ik zie immers zeker toegevoegde waarde als je organisatie inmiddels volwassen genoeg is en je de taken rondom product en portfolio management kunt regelen en ook nog eens met de klant in gesprek bent over (rolling) forecast en budgetteringsaspecten.

Het succes van een contractmanager valt of staat met het snel beschikbaar hebben van contracten, inzicht in de verplichtingen en bevoegdheid contracten te maken/wijzigen/stoppen.

Complexe eprocurement systemen bevatten contractmanagement functionaliteit, zoals Ariba. Eenvoudige contractmanagement systemen, zoals contracked, maken de contractmanager snel succesvol. Wellicht het overwegen waard.

Contractmanagement zie ik wel degelijk als een vak. Het is zeker niet een rol die je er zomaar bij kunt doen. Veel organisaties zien helaas nog niet de toegevoegde waarde in van deze rol. Mijn ervaring is dat de rol van contractmanager ook samen kan gaan met inkoop. Metname op het ICT domein. We spreken hierbij dus over een combifunctie. De (strategische) inkoper weet inhoudelijk exact waarvoor het contract in het leven wordt geroepen, daarnaast (echter met een andere pet op) kan hij hierbij een controle en advies rol op zich nemen. Je kunt zelfs overwegen om de inkoper/contractmanager toe te wijzen aan bepaalde productgroepen zoals: software, onderhoud, data, voice enz. Het opvoeren van de gegevens zie ik als een operationele aangelegenheid.

Alleen de titel verraadt al dat er onduidelijkheid is over de waarde van contracten. Ik ben het met Gerard Winter eens: het gaat om snelle beschikbaarheid van de juiste informatie en dat zou je prima kunnen bereiken met een effectief pakket zoals contracted. Ik heb met contracted gewerkt en het is buitengewoon eenvoudig, slim en vanzelfsprekend effectief.

Ook valt er veel te zeggen voor het stuk van Marco Wiese: een analyse zou bedrijven en organisaties kunnen helpen te ondekken dat een "dedicated" contractmanager het bedrijf vanuit control prima kan ondersteunen in het verlagen van de risico's, het sneller kunnen reageren op wijzigende omstandigheden zoals het aflopen van een contract of het tijdig opzeggen daarvan en natuurlijk het naleven van de gemaakte afspraken.

Integrale verantwoordelijkheid is mooi omschreven. Continuiteit waarborgen van de dienstverlening is mijns inziens in middel- en grote organisaties de belangrijkste toegevoegde waarde van contractmanagement. Juiste meetpunten neerzetten die hiertoe dienen en juist acteren op uitkomsten van deze meetpunten is het geheim van de smit imo.

Immers, contractmanagement binnen IV/ICT organisaties is onderdeel van het Functioneel Beheer domein en moet dus korte lijnen hebben met de business. Continuiteit in IV/ICT-dienstverlening is veelal een succesfactor in organisaties tegenwoordig.

Ik hoor graag meer reacties...

Met vriendelijke groet,
Stefan Onderdelinden

Goed contract management is zeker een vak.
Mijn functie? Senior Contract Manager bij een middelgrote onderneming met veelvuldige internationale cont(r)acten.
Door het goed beoordelen en uitvoeren van contracten kan een onderneming haar marges beinvloeden. Afhankelijk van de markten waarin in men actief is kun je daarbij denken aan procenten van de contractwaarde. In tijden als deze is dat een aardige bijkomstigheid naast het zeer grote positieve effect op de klant relatie. Het contract management zorgt er namelijk voor dat de overeengekomen afspraken uitgevoerd worden.

Met vriendelijke groet,

Han Baks

Het is een vak en je kunt het niet alleen. Het is noodzakelijk de gehele organisatie te betrekken bij het beheersbaar maken van contracten, welke dan ook. Ik heb gewerkt met een contract beheer tool (www.contracked.nl) die daarin, wat mij betreft, meer dan succesvol slaagt. Juist door haar eenvoud heb ik veel medewerking gekregen. Ja, het is een vak en nee, je kunt het niet alleen.

Contract management is zeker een vak opzich. De reacties hierboven beschrijven dat eens te meer.
Zelf werk ik bij een bedrijf dat contracten en SLA's middels een webapplicatie vanaf het begin tot eind van een contractperiode continu inzichtelijk maakt, meet en beheerst.

Er zijn meerder systemen die dit kunnen, maar wat ons managementsysteem (PerformWorks) hierin uniek maakt is dat het met name de klantperceptie voortdurend meet. Tevreden klanten zijn immers zeer belangrijk voor een verlenging van het contract. Niet alleen wil iedere contractbetrokkenen aan de leverancierzijde op de hoogte worden gehouden. Ook de klant wil een continue afstemming tussen vraag en aanbod. Hoe vaak hoor je tenslotte niet dat een contract of SLA goed is afgerond, maar dat de klant toch niet tevreden is...

Met vriendelijke groet,

Sietze Hess
www.custon.nl

Contract Management is een vak maar zonder de juiste instrumenten bijna niet uitvoerbaar. Ik ben het met dus Seitze eens. Wel is het grappig om te lezen dat tevreden klanten belangrijk zijn voor de verlenging van een contractet tertwijl meer dan 80% van de bedrijven helemaal niets doet aan het managen van contracten en daardoor in de situatie tergchtkomen dat contracten automatisch verlengd worden, tevreden of niet en met alle gevolgen van dien.

Eenvoud in het beheersbaar maken van contracten is key. Niet de contract manager is de eigenaar van de contracten maar alle type functionarissen binnen bedrijven hebben invloed in die contracten. Daarom is de Contract Manager een faciliterende rol en heeft hij een instrument nodig die hem helpt succesvol grip te krijgen op ALLE contracten.

Kijk maar eens op http://www.contracked.nl.

vg

Rob

Hallo allemaal,

Ik kan wel onderstrepen wat velen op deze site schrijven. Ons bedrijf heeft veel ervaring met contracked en de kracht van die oplossing is dat het hele bedriif zonder training kan werken. Als inkoper heb ik volledig overzicht en kan hierdoor tijdig actie ondernemen.

Beste Gerard, Ik heb zowel met Ariba als met Contracked gewerkt. Ariba is een interessante oplossing maar wel erg duur en vaak hoorde ik collega's klagen. Onlangs ben ik gewijzigd van werkgever en werk nu bij bedrijf, kleiner (450 werknemers) maar complexer doordat we meerdere lokaties hebben. We werken daar met Contracked en ik moet zeggen dat bevalt me wel heel erg goed. Het kan de meest complexe contracten beheren en doet dat op een eenvoudige manier. Ik heb er gewoon lol in. Het maakt mijn leven en die van mijn collega's wel heel plezierig. Heb je zelf ook die ervaring?
Sander.

Contractmanagement is daadwerkelijk een vak. Het opstellen van een goed contract en het bewaken van alle belangrijke aspecten vragen veel aandacht. Er zijn zelfs opleidingen die zich richten op Contractmanagement. Een voorbeeld hiervan is Elsevier Opleidingen:
http://www.elsevieropleidingen.nl/management-organisatie/contractmanagement

Contractmanagement is een vak en kan volgens Het NIC juist meerwaarde genereren door de goede voorwaarden in een contract te creeëren zodat hij uberhaüpt manageble is. Dus niet alleen uitvoerend maar ook strategisch meedenken.

Wij ondersteunen met Het NIC e-Contractsysteem die met deze visie op contractmanagement is ontwikkeld.

Contract Management is zeker een vak en systemen kunnen daarbij een ondersteuning bieden maar zijn zeker niet leidend. Dit is altijd de Contract Manager. Contract Management hoort binnen het Business Process geborgd te worden waardoor de meerwaarde van CM echt tot uitdrukking komt en de organisatie hiervan de vruchten kan plukken. Wie of waar de functionaliteit wordt uitgevoerd is dan minder interessant.

Door onze accountant werden we gewezen op de mogelijkheden om besparingen te realiseren op onze bestaande contracten. Daarnaast kwamen we er achter dat het terugvinden van contracten helemaal niet zo eenvoudig was. Aan de hand van een selectieprocedure hebben we Contracked (http://www.contracked.com) geselecteerd en daar zijn we behoorlijk blij mee.

Bij Contracked begrijpen ze waar het echte probleem van contract management ligt en vullen dit in met enorme eenvoud. Gevolg: besparing van tijd en geld en......we besparen goed geld aan het opnieuw onderhandelen van contracten. Logisch dat ze overal ter wereld klanten hebben zoals de Kamer van Koophandel, PrePain, Conrad, Ford, gemeente Oslo, NET(net), Inc., Maxxium en McGregor.

Pluim voor Contracked. Ze hebben oog voor alle soorten bedrijven en we waren binnen een dag aan het managen!

Roel.

Bedankt voor het delen van ervaringen, in dit artikel en in de reacties. Het lijkt echter wel een reclame te worden voor een bepaald systeem... altijd jammer.

Contract Management zelf is een een onderwerp. Verschillende stakeholders spelen een rol in het managen van contracten. Cécile van Velsen heeft er een mooi boek over geschreven. Wij hebben er mooie software voor gemaakt (http://www.mochadocs.com). Contract management is sexy.....vraag het maar eens aan onze klanten!

Contract manager kan een beroep zijn. Bij hele grote projecten in de bouw is dit een meer dan full time job. Duizenden contracten zijn dan te managen, Onder ander met deze wetenschap en kennis gebruiken wij deze contract life cycle management software in combinatie met de project management software van deze leverancier:

http://www.smartsharepointsolutions.nl/en/legal-platform/contract-management-with-sharepoint.aspx

Het is duidelijk dat ieder bedrijf baat kan hebben bij het managen van zijn contracten. In deze discussie hebben al meerdere leveranciers daarvoor reclame gemaakt, Er is dus keuze genoeg, maar het is aan de organisatie om er goed gebruik van te maken.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×