Managed hosting door True

Drechtsteden krijgt zaaksysteem na 3 jaar niet op gang

In doorstart wordt overgestapt van Green Valley op Brein zonder tender

 

Raceslak

De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden heeft na drie jaar zijn klant-, zaak- en archiefsysteem (kza) nog steeds niet op de rit. Leverancier Green Valley is inmiddels overgenomen door de Roxit Groep, waartoe ook het bedrijf Brein behoort. Drechtsteden heeft nu besloten om zonder aanbesteding over te stappen op de software van Brein. Het project zou inmiddels al ettelijke miljoenen euro hebben gekost.

In een memo meldt de stuurgroep KZA van Drechtsteden dat er goedkeuring is verleend 'voor de doorstart van de implementatie van het nieuwe klant-, zaak- en archiefsysteem.' Volgens de stuurgroep is de vervanging van Mozaiek (het huidige kza-systeem) en de uitrol van een nieuw klant-, zaak- en archiefsysteem 'een complexe aangelegenheid'.

Woordvoerder Ronald van Dijk van Drechtsteden zegt in een toelichting dat er meerdere redenen zijn waarom de ingebruikname van het nieuwe klant-, zaak- en archiefsysteem is vertraagd. Zo stapt Drechtsteden, dat zelf de functionele procesinrichting en uitrol van nieuwe applicaties voor zijn rekening neemt, over van maatwerk- naar standaardsoftware. 'Dat heeft een behoorlijke impact op de processen van onze gemeenten en uitvoeringsorganisaties', aldus de zegsman.

Daarnaast is in 2017 een nieuw sourcingsbeleid voor de Drechtsteden vastgesteld, laat hij weten. Hierbij is gekozen om minder in eigen beheer te doen en meer gebruik te gaan maken van de mogelijkheden die uitbesteding biedt, waaronder het gebruik van software-as-a-service-oplossingen.

Nieuwe aanbesteding niet nodig

Verder wijst de woordvoerder op de invoering van de AVG die - in combinatie met de vorige twee redenen - ook grote impact zou hebben op de implementatie binnen een netwerk als de Drechtsteden met zeven gemeenten en vijf uitvoeringsorganisaties. 'Omdat Green Valley na de gunning is overgenomen door Roxit Groep is dit nu de partij waarmee Drechtsteden zaken doet. In gesprek met Roxit zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing binnen de huidige aanbesteding.' Daarom zou volgens de woordvoerder het ook niet nodig zijn geweest om met nummer twee - Centric - in de toenmalige aanbesteding in gesprek te gaan of een heraanbesteding uit te schrijven.

Die nieuwe oplossing is het zaaksysteem Inproces van Brein, een ander onderdeel van de Roxit-groep, zeggen diverse bronnen. Noch zegsman Van Dijk noch leverancier Roxit wil dit bevestigen. 'Wij intensiveren de samenwerking met Drechtsteden om te helpen met hun digitaliseringsopgave, waar men thans een versnelling in wenst aan te brengen. Tevens is er sprake van voortschrijdende inzichten waar we Drechtsteden, binnen bestaande contractuele afspraken mee kunnen helpen: Green Valley is nog steeds de leverancier die de oplossingen levert', aldus Rob van Tiel, directeur Roxit Groep.

Conform afspraak opgeleverd

Green Valley is door Drechtsteden in 2015 na een aanbesteding geselecteerd als leverancier van een klant-, zaak- en archiefsysteem voor alle gemeenten in dit samenwerkingsverband. Na drie jaar zijn er slechts zeven van de honderden benodigde zaaktypen opgeleverd. Toch beweert directeur Van Tiel dat Green Valley het zaaksysteem (Zaaksuite) vorig jaar volledig werkend opgeleverd heeft, conform de afspraken in de aanbesteding. 'Drechtsteden heeft zelf de functionele implementatie ter hand genomen en dat is in zo'n grote en complexe organisatie een forse opgave. Die zeven zaaktypen slaan op een aantal processen die Drechtsteden zelf heeft ingericht en vorig jaar in gebruik heeft genomen bij de oplevering door Green Valley. Dus het slaat niet op functionele onderdelen van het pakket.'

Insiders stellen echter dat een verkeerde aanbesteding mede de oorzaak is van het niet kunnen opleveren van een goed zaaksysteem. Het bestek ervan zou veel te weinig specifiek zijn geweest waardoor te weinig partijen zich inschreven. Het leveren van een it-oplossing aan een samenwerkingsverband is vaak complex. Bij de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden speelt bijvoorbeeld mee dat er aanzienlijke it-verschillen, zowel software- als hardwarematig, bestaan tussen de gemeentes en uitvoeringsinstanties. Bovendien heeft elke gemeente of uitvoeringsorganisatie wel dezelfde zaaktypes, maar willen ze vaak allerlei eigen aanpassingen. Dat speelde bij Drechtsteden ook; het lukte Greenvalley niet om een stabiel werkend systeem te leveren dat geschikt is voor zo'n multi-organisatie. Ook ontstond er onvrede over de opvolging van incidenten tussen de softwareleverancier en de stuurgroep.

Binnen budgettaire kaders

"De haalbaarheid van het project binnen de budgettaire kaders en planning is intern getoetst"

Een ander probleem lag op bestuurlijk niveau. Tijdens de afgelopen jaren waren er signalen genoeg dat het project niet soepel liep maar er werd niet ingegrepen. De gemeenteraad van Dordrecht, de grootste stad binnen Drechtsteden, werd zelfs gewaarschuwd over de gang van zaken bij dit project, maar ondernam geen actie. Inmiddels is het overgrote deel van de betrokkenen die in 2015 voor Greenvalley hebben gekozen, weg. Het project is aan de derde projectleider toe en heeft al ettelijke miljoen euro gekost aan software, externe inhuur, computerapparatuur, opleidingen en uren aan interne inzetbaarheid.

Woordvoerder Van Dijk van Drechtsteden geeft desgevraagd niet aan hoe groot de kosten zijn - bronnen zeggen minimaal vier miljoen tot vijf miljoen - en zegt in zijn reactie: 'De haalbaarheid van het project binnen de budgettaire kaders en planning is intern getoetst. Omdat het hier gaat om bedrijfsgevoelige informatie, kan ik hierover geen documentatie verstrekken.'

Wel beweert hij dat er geen extra kosten met de overstap van Green Valley naar Brein zijn gemoeid. 'Zoals gebruikelijk bij grote ict-projecten zijn er enkele mensen van de leverancier actief in ons project om de implementatie te begeleiden en hebben we een externe projectleider aangesteld. De oplossing die we samen implementeren valt binnen de oorspronkelijke budgettaire kaders en planning.'

Overigens mag Green Valley wel een contentmanagementsysteem en raadsinformatie- en besluitvormingssysteem leveren via zijn Belgische vestiging. Zowel de zegsman van Drechtsteden als de directeur van Roxit geeft geen verdere toelichting over de status van dit project.

Advies in de wind geslagen

Saillant detail aan de hele zaak is dat Drechtsteden nu nog steeds beschikt over een in eigen beheer ontwikkeld midoffice-platform dat gold als een van de eerste oplossingen voor zaakgericht werken in Nederland. Dit platform - Mozaiek - had vervangen kunnen worden door de commerciële zaaksuite Mozard, opgezet door mensen die ook bij Mozaiek waren betrokken en later hun eigen bedrijf zijn gestart. Mozard heeft een soortelijke architectuur als Mozaiek. Adviesbureau KbenP stelde eind 2013 dan ook voor om Mozard als opvolgend zaaksysteem te gebruiken, maar Drechtsteden schreef alsnog een aanbesteding uit. Daarna viel de keuze op Green Valley.

Mark Voogd, een van de bedenkers van zowel Mozaiek als Mozard, laat in een korte reactie weten: 'Ik heb een paar jaar terug een voorstel, inclusief migratie, gedaan om Mozaïek te migreren naar de Mozard Suite. Hadden ze dat geaccepteerd bij Drechtsteden, dan waren ze drie jaar geleden al live geweest tegen een fractie van de kosten.' Hij zegt nog steeds bereid te zijn om in gesprek te gaan met het bestuur om een wel succesvolle en financieel aantrekkelijke migratie te bespreken.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/6343254). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees ook


 

Reacties

Typisch voorbeeld van verkeerde aanbestedingspolicy - voor een dubbeltje op de eertse rang willen zitten, vooral de prijs zware weging toekennen (vooral niet gaan voor kwaliteit!) en het dan gek vinden dat je met dat waardeloze TripleC (wat inmiddels door Greenvalley omgedoopt is tot "Zaaksuite" ) opgezadeld wordt....
Als je een klein beetje kennis van de markt hebt, en gaat voor kwaliteit ipv laagste prijs (Greenvalley staat zo langzamerhand toch wel bekend met haar praktijk om het pakket zo ongeveer voor niets aan te bieden, om de aanbesteding maar te winnen) dan zorg je dat je aanbestedingsstrategie gericht is op kwaliteit en functionaliteit - wat dacht je van een Best Value Procurement aanpak? Dan had Mozard er zeer waarschijnlijk uit komen rollen en had je nu een werkende oplossing gehad.
Maar nee, vooral niet leren van fouten die anderen al gemaakt hebben, en gewoon weer voor de laagste prijs gaan - ga vooral zo verder (blijft tenslotte brood op de plank voor de externe PL's nietwaar)

Begrijp inmiddels van mijn vriend Sven dat er in deze aanbesteding wel een BVP aanpak gevolgd zou zijn - nu ben ik echt helemaal los hoe dit dan de uitkomst heeft kunnen zijn...

Jouw reactie


Je bent niet ingelogd. Je kunt als gast reageren, maar dan wordt je reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om je reactie direct geplaatst te krijgen, moet je eerst rechtsboven inloggen of je registreren

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
Je reactie ontbreekt

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.