Managed hosting door True

ICT Rotterdam kost veertig miljoen euro meer

Rekenkamer: investeringen leveren veel te weinig op

Dit artikel delen:

De ict bij de gemeente Rotterdam kost op concernniveau veertig miljoen euro meer dan de 54 miljoen euro die de raad hiervoor beschikbaar heeft gesteld. Dit stelt de Rekenkamer Rotterdam vast na nieuw onderzoek. Daaruit blijkt ook dat bijna alle onderzochte ict-projecten niet volgens planning zijn of worden opgeleverd en veel minder opleveren dan is voorzien.

De Rekenkamer Rotterdam geeft in het rapport ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten' antwoord op de vraag van de Rotterdamse raad wat de grote ict-projecten kosten en opleveren. Ook oordeelt de rekenkamer in dit rapport over de verbeteracties die het college heeft ingezet naar aanleiding van het eerste rapport van de rekenkamer. Dat rapport ‘Foutmelding in beeld' verscheen in oktober 2009 en gaat over de aansturing van ict-projecten binnen de gemeente Rotterdam.

Kunstmatig verhogen

In de vervolgstudie heeft de Rotterdamse Rekenkamer zes concernprojecten onderzocht. Daarvan is er maar één op tijd en binnen budget gerealiseerd. Bij geen van de projecten zijn alle geplande baten gerealiseerd en bij één project zijn de baten helemaal niet gerealiseerd. Ook nadat de eisen aan de te ontwikkelen nieuwe systemen zijn verlaagd, lukt het niet om binnen budget te blijven. Het totale budget is kunstmatig verhoogd door kosten voor deels mislukte projecten niet af te schrijven maar weer aan het budget toe te voegen, aldus de rekenkamer.

Waakhond

Het zestal ict-projecten bestaat uit twee Oracle-systemen (financiën en personeelszaken), een documentmanagentsysteem, het programma Datachains (een stelsel van basis- en kernregistraties), een belastingapplicatie en het programma Columbus (een aantal exploitatietoepassingen).

Verder concludeert de gemeentelijke waakhond dat vrijwel alle projecten de planning overschrijden, meer kosten dan begroot en minder leveren dan verwacht. Slechts een deel van de beoogde baten is of wordt gerealiseerd. In totaal is er bijna honderd miljoen euro in de ontwikkeling van de systemen gestoken.

Tegenvallers

De rekenkamer constateert dat door het ontbreken van goede kostendefinities niet alle kosten worden toegerekend aan de ict-projecten. Op basis van een eigen definitie heeft de rekenkamer vastgesteld dat de concernprojecten ongeveer veertig miljoen euro meer kosten dan de 54 miljoen euro die de raad daarvoor beschikbaar heeft gesteld.

Opmerkelijk is verder dat de gemeentelijke diensten niet beseffen dat de concernprojecten worden doorbelast. Een goede communicatie hierover ontbreekt. Daardoor worden de diensten geconfronteerd met tegenvallers, wat weer gevolgen kan hebben voor de dienstverlening.

Sterke cio nodig

In 2010 is het college begonnen met het informeren van de raad over de voortgang van de grote ICT-projecten. De voortgang wordt vanaf dat moment positiever gewaardeerd dan daarvoor het geval was. Het college heeft in zijn reactie aangegeven dat dit niet de intentie was en dat het verschil in rapportering ermee samenhangt dat de raad een ander handelingsperspectief heeft dan het operationeel management. De rekenkamer begrijpt dit verschil in perspectief maar niet dat daarom de voortgang anders wordt gewogen.

Het college heeft mede naar aanleiding van het eerste rapport van de rekenkamer een cio (chief information officer) in de persoon van Hans Nijman aangesteld met de opdracht de sturing en beheersing van ict in oktober 2011 op orde te hebben. De rekenkamer vindt dat Nijman voortvarend aan de slag is gegaan om verbeteringen door te voeren, maar dat zijn inspanningen nog te weinig effect hebben gehad. Het college zal daardoor meer tijd nodig hebben om het verbetertraject af te ronden.

De waakhond adviseert het college nogmaals om voor een goede ict-governance een sterke, onafhankelijke positie voor de cio te creëren. Deze aanbeveling stond ook al in het eerste rapport, maar daar heeft het college te weinig meegedaan, besluit de Rotterdamse Rekenkamer.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Zie:
http://www.it-simplification.nl/beslissen-over-ict-valt-niet-mee/
en
http://www.it-simplification.nl/418-ict-afdelingen-van-418-gemeenten/

Jammer dat men toch weer kiest voor verdere versterking van de ICT/CIO rol. Want daar ligt het echt niet aan. Symptomen worden bestreden, oorzaken worden versterkt.
Zie mijn reacties op het artikel van 2009 op deze site:
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/overheid/3109119/1277202/gemeente-rotterdam-faalt-met-prince2.html

Een stukje van mijn reactie in 2009 over verkeerde symptoombestrijding:
Vooral in de rol van de CIO gaat het, zoals zo vaak, mis. De CIO is een leverancier, heeft verantwoordelijkheden voor het leveren van diensten maar zou geen macht mogen hebben voor projecten waarvan de verwachte baten niet binnen zijn domein liggen. In een project board zou de CIO de rol van Senior Supplier (bij een project met een interne leverancier) of een gedeelte van de rol van Senior User (vanuit de technisch support gedachte (SLA); bij een project met een externe leverancier) hebben. Nooit van Executive; de CIO heeft simpelweg geen direct belang bij de Business Case.

Bedrijven gaan echt de verkeerde kant. Een CIO in 2011 kan het niet meer alleen. (Misschien moet de rol van CIO wel anders). We hebben een Chief Process Officer nodig. Iemand die de juiste vragen kan stellen en keiharde afspraken kan maken, zodat we 40 miljoen besparen i.p.v. kwijt zijn. Het ontbreekt in bijna alle bedrijven aan leiderschap. Teveel management vandaag de dag en te weinig visie!

1 TIP: Stel eens de WAAROM vraag!

Er wordt toch een programma van eisen geschreven. Aan het eind staat dan toch "het bedrijfsvaardig opleveren binnen een gestelde datum" dan kan het toch nooit meer kosten en wordt het op tijd opgeleverd. Of zit de betreffende projectleider te slapen. Zo ja direct ontslaan.

Langzamerhand moet het toch voor iedereen duidelijk worden dat dit soort problemen structureel zijn en vragen om een radicale oplossing. De overheid zelf is simpelweg niet meer in staat om ICT projecten te managen. Ambitieuze plannen blijken steevast te verzanden in een zompig moeras van incapabele en besluitenloze ambtenaren en leveranciers die hier weer handig hierop in spelen.

Als de overheid haar ICT ambities niet matigt, gaat zij er in de toekomst een nog hogere prijs voor betalen.

Inderdaad. Dit is weer zo voorspelbaar. En de reactie is ook weer voorspelbaar ("Sterke cio nodig"): we hebben een 'zware' manager nodig.
Onzin. We hebben een >capabele< manager nodig, die zorgt dat de mensen het juiste op het juiste moment doen.

Het is zo bekend wat je moet doen om projecten op tijd het juiste te laten leveren. Professionals kunnen dat dan ook gewoon. Blijkbaar zijn ook hier weer amateurs aan het werk.

@E.Doller
Nog een CxO functie erbij? Al die managers in staffuncties met macht maken de problemen alleen maar groter. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden in de lijn, daar gaat het om.
Wanneer je bedoelt dat er minder intern gericht moet worden en meer met processen gericht op de "klant", dan zijn wij het eens.

Ik kan mij trouwens goed voorstellen dat het artikel achter deze link heel herkenbaar is voor Rotterdamse betrokkenen.
http://www.projectenmanagen.nl/gastcolumns/prince2-bureaucratisch

Falende projecten leveren toch juist geld op? Daar hebben we boeteclausules voor. Of kan de overheid alleen eisen en dwangsommen stellen aan burgers en niet aan bevriende projectleiders/software vriendjes/bevriende detacheerders die naar binnen worden gehaald? De volgende CIO (en de daaropvolgende) kunnen niks met halbakken afspraken en projecteisen. Zet nou is iemand neer met verstand van IT en niet weer de eerstvolgende manager zonder een clou van wat er moet gebeuren.

@Nico. Ik weet wel zeker dat wij het eens zijn. Uiteraard gericht op de klant. Functies doen er ook niet zo toe, het gaat hier nog steeds om gewoon "gezond verstand". Gewoon even 5x die waaromvraag stellen. Dat kan iedereen. Weet je wat je kan doen met 95 miljoen? Ik wel, maar de Gemeente Rotterdam duidelijk niet!

Het probleem in Rotterdam is dat er teveel en verkeerde mensen zijn die een stem hebben in de manier waarop IT wordt gestuurd, maar dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid onduidelijk is. Informeel is het overduidelijk dat de macht bij andere personen ligt dan diegene die vanuit hun rol aangewezen zijn.

De bedrijfsvoeringsorganisatie worden niet gedreven vanuit bedrijfskundige insteek, ze wordt gedreven door politieke belangen. Individuen kunnen de totale bedrijfsvoering beinvloeden als ze maar hard genoeg piepen. Er wordt niet primair gestuurd om op de lange termijn efficient en effectief te zijn, maar op korte termijn politieke succesjes.

De rol van dhr. Nijman is zeker geen makkelijke. Eenheid en structuur creeeren in de IT-bedrijfsvoering binnen een organisatie die van oudsher gewend is om individueel en als politiek orgaan te werken is een bijna onmogelijke taak.

Even het scenario van de komende tijd schetsen:
Vandaag een negatief persbericht en dan vanavond of morgen waarschijnlijk een spoeddebat en algehele verontwaardiging. Populistische dingen roepen, even iemand aan de schandpaal nagelen (secretaris en CIO gok ik) dan t/m donderdag 17:00 achterkamertjespolitiek bedrijven, lang weekendje pasen en dinsdagmorgen weer vrolijk door met de orde van de dag. Volgend jaar rond deze tijd weer een vergelijkbaar bericht. CIO eruit, nieuwe erin en zo gaat het door.

@Fiek Kritiek
Fundamenteel aan dit alles is uiteraard de versoepeling van het ontslagrecht voor ambtenaren.

Voor mij is het leven heel simpel. Veel organisaties hebben applicatie silo's. Interactie tussen die systemen is er veelal wel maar groeit en groeit totdat het steeds moeilijker wordt om nieuwe requirements in te vullen. Dus: pakketten worden verbouwd, maatwerk neemt toe. Het probleem is: in de tussentijd veranderen de requirements ook weer en zo blijf je achter je eigen staart aan hobbelen omdat je uitgaat van functionaliteit en denkt in silo's. Dit is een gebed zonder einde als je niet gaat denken aan procesautomatisering. Werk naar een eind plaatje toe dat sneller in staat is om procesveranderingen te volgen en t ebeheren en behoud de systemen die goed zijn omdat ze ontworpen zijn voor die speciefieke functionaliteit. Think big, start small.

Het frapante van de meeste reacties is dat zij de werkwijze van de gemeente Rotterdam (Prince in Name Only) veroordelen, maar niet zo goed weten waar het mis gaat.
Nico Viergever is wat mij de uitzondering. Alleen er zijn bij de gemeente Rotterdam te weinig Nico Viergevers.

Jacques vraagt zich af “Of zit de betreffende projectleider te slapen”. Waarschijnlijk heeft de PL slapeloze nachten, maar zit deze een beetje klem. Als het een externe PL is, die uurtje factuurtje moet draaien, dan speelt die PL het spel mee in opdracht van zijn bedrijf. Als het een interne PL is, die nog wat langer mee wil, dan speelt die PL het spel net zo goed mee. Het probleem zit niet zozeer bij de PL, maar vooral daarboven.

E.Doller snapt dat het niet alleen om ICT gaat, maar om de uitvoering van bedrijfsprocessen. Helaas helpt een aparte CPO niet. Belangrijker is om de CEO aan te spreken op de overall verantwoordelijkheid. Bij de systemen zoals belastingapplicatie, kan je ook richten op de primair verantwoordelijke wethouder (ook al is B&W collegiaal verantwoordelijk).

Peetje, denkt dat het vooral in de uitvoering zit en dat je met boeteclausules, enzovoorts een heel eind komt. Maar het gaat in Rotterdam vooral mis bij het invullen van het opdrachtgeverschap. Geen enkel bedrijf zal een boeteclausule accepteren die de opdrachtgever alle vrijheid geeft en politici en hun raadgevers willen heel erg veel vrijheid. Meer IT-kennis helpt dan ook niet. Op de juiste wijze de verantwoordelijkheden beleggen en GBV gebruiken wel.

Niels Malotaux, zit op dezelfde lijn als Peetje en wil de professional inschakelen. Maar als eisen verkeerd of te laat gedefinieerd zijn zoals in Rotterdam, en vaak weer aangepast worden zonder met GOKIT rekening te houden, dan gaat het toch mis. Je kan niet verkeerde dingen op het juiste moment goed doen. Verkeerde dingen moet je vermijden.

Kees, wil dat de overheid haar ICT ambities matigt. Kwantitatief kan dit misschien wel voor een tijdje, maar kwalitatief niet. Helaas hebben ze dit laatste in de praktijk al gedaan. Kees wijdt de problemen ook aan de te comfortabele positie van de ambtenaren. Maar de ambtenaren die zo dicht bij de opdrachtgevers zitten, hebben het niet allemaal zo gemakkelijk. Zonder de juiste politieke connecties kunnen ze gemakkelijk afbranden. Ze werken in een cultuur zoals door Fiek Kritiek heel goed omschreven is.

Nagenoeg alle door Rotterdam ontwikkelde applicaties zijn als standaard applicatie bij diverse leveranciers te koop voor een fractie van de genoemde bedragen in dit artikel. Ik vind het onbegrijpelijk dat Rotterdam zoveel belastinggeld (ons geld!!!) uitgeeft aan systemen waarin ze zelf tot de puntkomma wil bepalen hoe het er uit ziet, maar die in de basis gewoon doen wat de standaard beschikbare applicaties in de markt ook doen: een belastingadministratie bijhouden, een financiele administratie bijhouden en ga zo maar door.

Ik ben ook wel benieuwd of deze maatwerkapplicaties voldoen aan de eisen die tegenwoordig gesteld worden aan Open Source en nog belangrijker: Open Standaarden. De gehele Overheid is hier mee bezig, terwijl Rotterdam weer zo nodig zijn eigen route moet aanhouden.

Kunnen we niet beter afspreken om plezier te hebben om dit soort zaken? Uit ervaring weet ik dat het hoogste goed binnen gemeentelijke ICT bestaat uit het vakkundig vermoorden en vermorzelen van collega's die een beetje scheel naar je gekeken hebben.

Ambtelijke dienstverlening bestaat grotendeels uit het in stand houden van posities, baantjes en zelfverzonnen arbeidsrechten. Het belang van de burger/belastingbetaler wordt met voeten getreden en wordt beschouwd als niet interessant genoeg.

Wil je echt lol beleven? Ga eens bij de ingang van het pand staan een dag en kijk hoeveel mensen 15 minuten later komen, 30 minuten meer pauze houden, compenseren door 15 minuten minimaal vroeger weg te gaan.

Als klap op de vuurpijl daag ik een ieder uit om het aantal! verschillende functies (benamingen) eens onder de loep te houden. Schrikbarend! Noem maar iets op en er is een manager voor!

John van Voren schrijft:
"Nico Viergever is wat mij de uitzondering Alleen er zijn bij de gemeente Rotterdam te weinig Nico Viergevers."

Beste John,
Zeer bedankt voor deze woorden. Het is alleen zo dat de schaarste die jij beschrijft door managers niet gevoeld wordt want dan zou ik het wel een stuk drukker hebben. Het managers-probleem dat Edward terecht beschrijft, is zeer aanwezig. En deze managers versterken de status quo met behulp van consultants die naar de mond praten.
Een afwijkende visie wordt vaak terzijde geschoven met de woorden: je hebt gelijk, maar....
En vervolgens gaat men over tot de orde van de dag totdat de volgende rapportage zoals hierboven wordt gepubliceerd. Healaas...

Een vriendin van onze familie vraagt aan de gemeente Rotterdam per email een verklaring omtrent de periode van haar inschrijving in de bevolkingsadministratie. Krijgt vervolgens een antwoord-email met de mededeling dat het verzoek is doorgestuurd naar de afdeling Sociale Zaken. Verwarring alom. Waarom niet doorgestuurd naar de afdeling Burgerzaken ? Kortom: na veel heen en weer ge-email lukt het 3 maanden later de desbetreffende verklaring te ontvangen.
Uitgerekend DM-systemen zijn tegen dit soort administratief onverstand nimmer bestand...
Gevreesd moet worden dat ook anderssoortige ICT-systemen niet bestand zijn tegen bedieners daarvan die de betreffende materie niet beheersen.
Als troost: zelfs in het zogeheten bedrijfsleven is het wat dat betreft kommer en kwel...

De gemeente Groningen heeft een vergelijkbaar probleem. Daar is Prince2 ook een vereiste voor een ICT-projectleider, maar is PINO de werkelijkheid. Hun nieuwe financiële systeem DaFinci is drie jaar geleden aangeschaft met een totaalbudget van 4,4 miljoen Euro. Het systeem is nog niet geïmplementeerd en de gemeente wil het budget opeens met 4,5 miljoen Euro verhogen, dus verdubbelen. Die 4,5 miljoen moet er in pakweg een half jaar doorheen gejaagd worden.
Zie ook http://groningen.notudoc.nl/cgi-bin/showdoc.cgi/action=view/id=140372/type=pdf/Raadsvoorstel_inzake_verlenging_project_DaFinci.pdf voor het rapport van Ernst en Young,

Die 4,5 miljoen Euro lijkt niet zo veel, maar Groningen is stuk kleiner en een gemeente met financiële problemen door een aantal problematische projecten zoals Meerstad waar voor 8-12 miljoen gefraudeerd is. Zucht; de managers in Groningen zullen ook wel gelieerd zijn aan de juiste partij.

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.