Managed hosting door True

ICT-sector mort over aanbestedingsprocedures

Slechts 10 procent heeft goede ervaring; proces moet transparanter

Dit artikel delen:
bezwaar kritiek inspraak

Vier op de tien ict-bedrijven hebben slechte of zelfs zeer slechte ervaringen met aanbestedingsprocedures van de overheid. Die negatieve ervaringen zijn vooral gebaseerd op het tijdrovende en kostbare proces dat een aanbesteding met zich meebrengt. Dat blijkt uit de kwartaalmonitor van branchevereniging ICT~Office. De organisatie raadt de overheid aan om de aanbestedingsprocedure transparanter en minder tijdrovend te maken.

Uit de driemaandelijkse rapportage blijkt dat slechts 10 procent van de ondernemingen goede ervaringen heeft met aanbestedingsprocedures.

Een bedrijf besteedt gemiddeld ongeveer veertig uur aan het verzamelen van de documentatie die bij een aanbesteding wordt gevraagd. Ondernemingen hebben veel kritiek op de gestelde omzet-eisen. Volgens de brancheorganisatie bieden aanbestedingen daardoor onvoldoende toegang voor het midden- en kleinbedrijf.

Dialoog

De eisen voor deelname aan een aanbesteding moeten volgens ICT~Office meer overeenstemmen met de omvang van de opdracht. Bovendien zou de overheid meer in dialoog met het bedrijfsleven moeten gaan. Dat zou de kwaliteit van de procedure ten goede komen. Om overheden hierbij te helpen, ontwikkelde de branchevereniging een speciale online haalbaarheidstoets.

ICT~Office behartigt de belangen van vooral grote ict-bedrijven in Nederland.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Dan besteed je toch niet aan... jeemig de peemig je hoeft niet hoor, beste IT leveranciers....

Heb wel eens bij zo'n mantelpartij gewerkt als je soms ziet hoe vervolgens offertes gemaakt worden door die mantel jongens.. daar wordt je als overheid ook niet blij van.

Ik zeg: markt a.u.b. gewoon niet aanbesteden.. dan krijgt de overheid meer vrijheid en de markt wordt meer een markt.

Wij zijn twee termijnen geselecteerd geweest bij de aanbesteding werkplekautomatisering Gemeente Groningen. Wij leverden al sinds 87 een bepaalde Dienst van de Gemeente en die vonden verder alles prima met die aanbestedingen als ze ons maar als leverancier konden houden. De criteria werden daarom mede rondom ons aangelegd. Iedere dienst had zijn eigen ICT-afdeling en toen er een horizontale ict-organisatie over alle diensten kwam, besloot men ineens - nieuwe organisatie, nieuw gezicht) dat er alleen nog maar Fujitsu-Siemens door de diensten aangeschaft mocht worden. Ingram Micro en Techdata gebeld voor de GemeenteGroningen-condities op Fujitsu-Siemens, maar het ging alleen één van beide en dan alleen naar een club in Assen als preferred reseller (die zat wat dichter bij de DIA).

Dagvaarding eruit gegooid op basis van de mededingingswet en toen kregen we ongevraagd tienduizend Euro!!!! De enige voorwaarde die Mr. Leerink namens de Gemeente stelde, was dat als we gingen procederen en de toegewezen schadeclaim was lager, hij het verschil terug wilde hebben.
Uiteraard niet mee akkoord gegaan (ik had nergens om gevraagd), maar mijn advocaat was van mening dat er dan een onderzoeksrapport van minimaal KPMG moest komen waarin mijn schade dan werd onderbouwd. Dat zou gauw 100- tot 150-duizend euro kosten. Ik vond dat onzin en wilde graag dat hij de procedure doorzette, maar het werd allemaal hopeloos stroperig.

Bij de eerstvolgende aanbesteding was de eerste eis dat de leverancier tenminste 4,5 miljoen in de betreffende productgroep moest omzetten. Kennelijk voldeed de club in Assen daar nog net wel aan, want die werden opnieuw geselecteerd.

De klacht over omzeteisen t.o.v. de grootte van de opdracht is een gevoelige, omdat dit tot m.i. ongeoorloofde bevoordeling van grote partijen leidt. Zelf heb ik een totaal onrealistische (jaar) omzeteis van 20x de grootte van de opdracht gezien. Bij uitsluiting van competitieve mededinging, wordt de prijs natuurlijk veel hoger. Maar het doel van de aanbesteding is juist een economisch aanbod.
Waarom sluiten zulke overheden kleine partijen buiten? Is dat zomaar geoorloofd? Wat zijn de ervarings cijfers?

Eisen horen in relatie tot, en verband met de mogelijke opdracht te staan met de opdracht. Zijn ze excessief dan is dat reden genoeg voor een bijstelling of zelfs overnieuw doen...., dat geldt niet alleen voor de financiele omvang, maar ook voor referenties en de inhoudelijke aspecten etc.

Aanbestedingen zijn vooral een juridisch steekspel geworden en niets meer met de originelevraag te maken. Veel dingen mogen niet geeist worden omdat merken en os-sen niet gespecificeerd mogen worden. Door dit soort eisen aan openbare aanbestedingen worden ander eisen die wel mogen zo hoog gemaakt of zo geschreven dat maar een enkele partij kan aanbesteden zodat toch de gewenste techniek of het gewenste merk geleverd wordt.

Aanbestedingen zijn prima en een uitstekende manier voor partijen die normaal gesproken niet aan tafel zouden zitten. Niet zo zeuren en gewoon hard werken om de aanbesteding binnen te halen! Dat kan en voor de rest is het vooral gemor in de marge van partijen die het niet lukt een fatsoenlijke inschrijving te produceren.

Als Bid manager vaak betrokken geweest bij dergelijke trajecten. Bij elke start zucht je diep en kijk je als een plattelands wielrenner naar de hoge categorie bergen waar je overheen moet.

Verder is het onzinnig om te reageren naar leveranciers in de stijl van het hoeft niet. Het gaat om dat de kostenloze inspanning die bedrijven investeren in een offerte traject wel in verhouding staat tot de slaagkans. In vele gevallen valt dan (soms na vele ervaringen) de business case negatief uit.

De balans is zoek en het laatste wordt door de monopolist als opdrachtgever veroorzaakt en proefondervindelijk bevestigd.

Als we kijken naar de geleerde lessen bij projecten (waar we nog steeds niet echt van leren), dan blijkt dat er dikwijls een onbalans is tussen opdrachtgever en leverancier. Het blijkt dat beide partijen elkaar in een wurggreep houden. Opdrachtgevers hebben voor de 'constante veranderingen' leveranciers nodig.

Leveranciers hebben op hun beurt opdrachten nodig en zullen vanuit commerciële redenen niet snel kanttekeningen maken bij het accepteren van projecten.

Het gevaar is is dat beide partijen elkaar geen tegenwicht kunnen bieden. De opdrachtgever is geen volwaardige gesprekspartner, omdat specialistische kennis van de producten en juridische kennis ontbreekt. Organisaties laten zich leiden door contractmodellen van leveranciers, wat op zich niet onlogisch is.

Standaardcontracten ondersteunen de verkoop en de leverende sector investeert fors in de juridische vormgeving.

Het gevaar wordt nog eens versterkt bij een verslechterende economie omdat de verkopende partij uit lijfbehoud agressieve verkoopmethoden moet toepassen en risico's contractueel willen uitsluiten.

De contracterende opdrachtgever kan deze inspanning niet pareren of evenaren omdat in de meeste gevallen de specifieke kennis niet in huis is. Deze ongelijkheid is een voedingsbodem voor juridische valkuilen.

Wie houdt nu wie voor de gek?

John Roos

Interessant artikel...is er nu ontevredenheid over de transparantie van de procedure, die bij een Europese Aanbesteding juist openbaar, dus volledig transparant zou moeten zijn? Of is er ontevredenheid over de kwalificatiecriteria die bewust worden gehanteerd, om te sturen op aanbieders? Of is het gewoon zuur, dat een Europese Aanbesteding een forse investering vraagt, welke alleen door de winnaar terugverdiend kan worden...arme sales, er moet echt gewerkt worden...

Al ruim 13 jaar sales in de overheidssector en tientallen aanbestedingen gedaan.

@Rob Koelmans, niet zeuren zou ik zeggen je geeft zelf aan dat het proces rondom aanbesteding in de eerste termijnen van te voren ten gunste van jullie zelf is bepaald. Knap saleswerk maar niet zeuren als in 1 x de regels veranderd worden. Je kan niet oneindig teren op je successen in het verleden.

Mijn ervaring is als je de regels goed kent, en het spel slim speelt je aanbestedingen ook veel nieuwe kansen geeft. Ook bij klanten waar je geen positie hebt. Grootste valkuil van sales is dat ze denken dat ze op basis van hun positie bij hun klant, de klant ze de opdracht wel gaat gunnen. Helaas pindakaas, in de offerte kwam een concurrent toch velen malen beter uit de verf en dan kan je toch echt naar je opdracht fluiten. Je overheidsklant kan dan echt niet anders, zonder zijn eigen integriteit in gevaar te brengen.

Zorg gewoon dat je de beste bent, in relatie en OP PAPIER!

@John Roos: Ik ben het helemaal met je betoog eens met als kanttekening dat er nog veel meer valkuilen zijn dan jij schetst. Maar daar vertel ik je wellicht niet iets nieuws mee.

@kenner: Je redeneert wel erg slordig. Bij de eerste twee aanbestedingen stonden geen eisen waaraan wij niet konden voldoen (met welke inspanning dan ook). Daarenboven zijn mijn toenmalige medewerkers (en ikzelf) wekenlang met die aanbesteding bezig geweest en die was om door een ringetje te halen.

Wij werden op geen enkele wijze oneerlijk bevoordeeld ten opzichte van andere aanbieders omdat voor iedereen dezelfde voorwaarden. Er kwamen toen vier geselecteerder bedrijven uit waaronder Getronics en Centric (die overigens desondanks daarna niet of nauwelijks actief waren als leverancier).

Waar het om gaat, is dat - midden in de looptijd van de aanbesteedde periode - een nieuwe regel werd gesteld (dat de Diensten alleen nog Fujitsu-Siemens werkplekken mochten inkopen). Tegelijkertijd was er het ééntweetje dat Fujitsu-Siemens Nederland zich op het standpunt stelde, dat wij niet als reseller in aanmerking kwamen (overigens zonder criteria daarvoor te hebben, laat staan ons daarop getoetst te hebben). Wij waren al jaren o.a. certified Microsoft OEM Partner, Intel IPI, certified HP-reseller en Cisco-partner.

Hiermee ontstond een situatie die niet alleen in strijd was met de mededingingswet, maar zelfs met de voorwaarden en condities in de aanbesteding zelf.

Al met al een grof staaltje van smerig gekonkel, uitsluitend om onwillige Diensten naar de vierde geselecteerde leverancier te dwingen (een club uit Assen waarvan de naam me helaas niet te binnen wil schieten. Ik denk TCO, maar het is me toen dan niet opgevallen dat die afkorting algemeen ook ergens anders voor stond).

@Rob Koelmans
Wij leverden al sinds 87 een bepaalde Dienst van de Gemeente en die vonden verder alles prima met die aanbestedingen als ze ons maar als leverancier konden houden. De criteria werden daarom mede rondom ons aangelegd.

Dit kan en mag dus niet volgens Europese regelgeving!!!

Ik snap je punt wel, maar eerst komt het gekonkel je goed uit en daarna wordt je door het gekonkel buiten spel gezet. Dat had je dus bij deze klant wel kunnen verwachten.

Dat het niet kan ben ik helemaal met je eens, maar dat geld ook voor de situatie waarin jullie de eerste keer zijn gekozen!

Het klopt dat een groot deel van de overheden met de aanbesteding rommelt. Ik heb zelf veel aanbestedingen gedaan, zowel als bidmanager als tendermanager en ken dus het verhaal van beide kanten. Niet zelden worden door overheden opvallend onredelijke eisen gesteld. Bijvoorbeeld dure aan te schaffen systemen moeten kunnen samenwerken met een goedkoop leveranciersgebonden toolje. De door de overheden gefinancierde instellingen en bedrijven maken het meestal nog bonter. Het opknippen van tenders en het starten van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, gebeurt daar te pas en te onpas.

Het gevolg is dat bedrijven zitten te rommelen. Ingehuurde tendermanagers werken soms samen met een bidmanager van het eigen bedrijf. Ook dat zou niet mogen.
Natuurlijk hebben ze dat ook al gedaan voordat het Europese aanbesteden verplicht werden gesteld. Het masseren met cadeaus, studiereisjes en seminars, gebeurt nog steeds en buiten de ICT-sector gaat men nog wel verder.

Maar veel bedrijven zitten zichzelf ook dwars. Ze hebben geen goed ingericht offertebureau en proberen elke keer weer het wiel opnieuw uit te vinden. De meeste vragen zijn standaardvragen. Die informatie moet je gewoon beschikbaar hebben. Een goede administratieve kracht kan de invuloefening snel uitvoeren. Belangrijker nog is het toepassen van een goede go/no-go beslisstructuur. Doorgaan met een tender waar geen rendement van valt te verwachten is gewoon dom. Het gaat immers om het rendement. Helaas is de loonstructuur daar meestal niet op afgestemd.

Zo zit iedereen elkaar, inclusief zichzelf, dwars.

@kenner: Ik weet niet of dat wat in ons voordeel was in strijd met de aanbestedingsregelgeving was.

Er werden meerdere partijen geselecteerd en de Diensten die wij beleverden hadden zich er sterk voor gemaakt dat wij ook geselecteerd werden.

Maar ik snap ook niet wat je ermee wil zeggen. Dat ik de gang van zaken in dat geval zou willen vergoelijken omdat we er beter van werden? Dat is niet zo. Het zou alleen maar bovenop komen op datgene waar het mij om gaat als dat ook niet door de beugel kon. Maar het doet in ieder geval niets af aan waar het mij om gaat als zodanig voer jij het aan. Dat begrijp ik niet.

Heeft er iemand ooit een overheidsaanbesteding gezien die goed in elkaar zat? Ik ben er namelijk nog nooit een tegengekomen. En dan bedoel ik niet goed voor mij, maar goed voor de maatschappij?

Uit de reacties tot nu toe lijkt het of de vraagstelling verkeerd was. Een goede ervaring gaat niet alleen om het krijgen van de opdracht.

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.