Managed hosting door True

Standby-stand verziekt tender printers ROC's

 

De rechtbank in Midden-Nederland heeft de gunning aan Konica Minolta voor het leveren van multifunctionals en printers aan een aantal ROC's verboden. Aanleiding is het in het bestek ontbreken van een definitie van het begrip 'stand by'. Daardoor is er verwarring ontstaan onder de inschrijvers en zijn Ricoh en Canon naar de rechtbank gestapt. Die heeft geoordeeld dat er geen eerlijke aanbesteding heeft kunnen plaatsvinden. Het is nog niet duidelijk of er een heraanbesteding plaatsvindt.

Mocht er een heraanbesteding plaatsvinden dan moeten de ROC's de gunningssystematiek verduidelijken. Een mogelijke nieuwe aanbesteding staat ook open voor andere inschrijvers. De ROC's wezen de rechtbank er op dat een heraanbesteding tot een vertraagde ingebruikname van nieuwe multifunctionals en printers leidt, met als gevolg hogere kosten omdat de huidige apparatuur meer energie verbruikt en hogere kosten per print. De Utrechtse rechter vindt dit bezwaar minder zwaar wegen dan de schending van het aanbestedingsrecht.  

Vier ROC's - ROC Midden Nederland (penvoerder), ROC Rivor, ROC van Twente en Drenthe College, startten in 2012 een gezamenlijke aanbesteding voor het huren en onderhouden van multifunctionals en printers. Zij namen het BGC Grafisch Advies uit Leeuwarden Bureau in de arm om de aanbesteding op te stellen en te coördineren.

Stand-by of geen stand-by

Vorig jaar oktober werd de opdracht gegund aan Konica Minolta. Het printerbedrijf zou op basis van behaalde scores de economisch meest voordelige inschrijving hebben gedaan. De gunningscriteria aan de hand waarvan de punten en aftrekpunten werden bepaald, zijn gedetailleerd. Zo blijkt uit het vonnis dat inschrijvers moesten aangeven wat het energieverbruik van hun machine (per type) is, de opwarmtijd en de snelheid van de eerste afdruk vanuit de standby-mode.

Konica Minolta bleek uiteindelijk de meeste punten te hebben gescoord en daardoor de economisch meest voordelige inschrijving te hebben gedaan. Canon werd tweede; Ricoh derde. Die laatste partij maakte echter bezwaar tegen de puntentoekenning rond de standby-criteria.

Ricoh was er in zijn offerte van uit gegaan dat zowel het energieverbruik als de snelheid van de eerste afdruk (en in verband daarmee de opwarmtijd van een apparaat) per afzonderlijke machine vanuit dezelfde stand by-stand (de low power-mode) moest worden bepaald.  

Konica Minolta gaf juist in zijn inschrijving per apparaat verschillende standby's voor elk van de drie criteria (energieverbruik, opwarmtijd en snelheid) aan. Canon stelde zich op het standpunt dat alle apparaten maar een en dezelfde stand-by-stand mochten hebben.

Schending

Ricoh stapte na bezwaarmaking naar de rechter. Canon voegde zich als partij bij Ricoh, ook al was het bedrijf in het aanbestedingstraject te laat met het aanvoeren van bezwaren (dat moet binnen vijftien dagen: de Alcatel-termijn). 

Ricoh heeft de rechtbank er uiteindelijk van weten te overtuigen dat door het ontbreken van een goede definitie in het bestek elk van de drie inschrijvers op een cruciaal onderdeel van de gunningssystematiek het begrip stand-by anders hebben uitgelegd. Daardoor is er sprake geweest van een schending van het transparantiebeginsel: een gelijke behandeling voor alle aanbieders en een duidelijk inzicht in de voorwaarden waarop een aanbesteding plaatsvindt.

Volgens de Utrechtse rechter hadden de ROC's en hun begeleider BGC in het bestek de termen stand-by-mode en stand-by-stand duidelijker moeten omschrijven. Ze gebruikten enkelvoudige begrippen daar waar er eigenlijk een meervoud werd bedoeld. De formulering in het bestek leken te wijzen op één stand-by-stand, terwijl achteraf bleek dat het eigenlijk ging om stand-by-modi. Het was, kortom, voor de inschrijvers niet duidelijk wat er met 'de stand-by-stand' bedoeld werd.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4661630). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


Partnerinformatie
 

Reacties

Even om verduidelijking vragen is natuurlijk ook teveel gevraagd. Met een partij die maar simpelweg aannames doet, zou ik sowieso niet in zee willen. Echt triest van Ricoh dit. En Canon... Helaas pindakaas, gewoon te laat. Lijken wel een stel kleine kinderen die hun zin niet krijgen. Ik ben dan ook STOMVERBAASD dat de rechter hierin mee is gegaan.

Mee eens. Aannames zijn ... Ik heb altijd geleerd vragen te stellen voordat we klakkeloos gaan antwoorden.

En er wordt weer alleen naar "de goedkoopste" gekeken. Ik zeg niet dat (semi)overheidsorganisaties voor de duurste moeten gaan. Het zou wel eens zo kunnen zijn dat in actief gebruik de Konica Minolta een beter prijs/prestatie verhouding heeft, maar in onderhoud helemaal niet zo goed scoort. Overigens het idee van printen is papieren output creëren en daarbij zou het wel eens zo kunnen zijn dat de kwaliteit van de output het primaire proces (waarvoor die documenten nodig zijn) zodanig beïnvloed wordt, dat dit proces goedkoper wordt. Ik durf te wedden dat weer alleen naar het apparaat als een "broodrooster" is gekeken. Overigens geloof ik niet in openbare aanbestedingen: dat wekt alleen maar de schijn dat er geen belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan.

Hier is nu juist de prebid meeting voor bedoeld. Een leverancier kan daar zijn vragen mondeling stellen, of de vragen kunnen schriftelijk gesteld worden. De nota van inlichtingen heeft dan het laatste woord. Is het niet naar voren gebracht dan was het dus duidelijk, Achteraf is dit vreemd...

Als alle drie de inschrijvers de gunningscriteria die gerelateerd zijn aan de standby standaarden anders interpreteren, dan kan je niet anders concluderen dan dat er niet op ondubbelzinnig wijze is gespecificeerd.
Zie ook http://zoeken.rechtspraak.nl/resultpage.aspx?snelzoeken=true&searchtype=ljn&ljn=BZ0311&vrije_tekst=Europese+aanbesteding voor de gehele uitspraak.


@Atilla Vigh Er was sprake van een emvi aanbesteding. 40% kwaliteit en juist over de kwalitatieve beoordeling ging het geschil.

@Maarten Oberman
Pre-bid meetings voor dit soort aanbestedingen zijn niet nodig. Een vragenronde met als resultaat een nota van inlichtingen doel je waarschijnlijk op. Het probleem in dezen is dat pas na beoordeling de onduidelijkheid ontstond (te weten, dat het toegestaan was om bij 2 verschillende wensen vanuit een verschillende standby modus te werken ten einde maximaal te scoren). Er was geen aanleiding om vooraf hierover een vraag te stellen. Indien dat wel het geval was dan had de rechter zich wel beroepen op het Grossman arrest.

Ik frons mijn wenkbrauwen ook even bij het lezen van dit artikel. Het is nu niet echt een display van vermogen en gevoel voor verhoudingen. Het lijkt er waarachtig een tikje op alsof de leverancier gaat bepalen met wie je in zee zou moeten gaan en anders zien wij elkaar bij de rechter.

Uiteraard zien Canon en Ricoh dit volkomen anders en schijnen dus niet te begrijpen hoeveel naams en reputatieschade dit alleen al met zich mee brengt. Klaarblijkelijk heeft men ook hier zo hard in Human Capital gesneden dat dit soort incidenten kunnen floreren.

Overigens had ik dat al voorspeld op andere vlakken dat de incidenten door gebrek aan kwaliteit in 2013 aanzienlijk zullen vermeerderen.

@ Robin
Eén van de wetmatigheden van IT is al jaren,'Never asume, always verify'. Tikje KaiZen. ;O)

Ik kan alleen maar zeggen dat de ROC's van een koude kermis thuis komen. Laagste prijs betekend niet altijd de beste service. Maar ja, daar hebben allen maar de mensen op de werkvloer last van. Wederom een kansloos verhaal!

Uit het artikel blijkt dat de aanbesteding heeft plaatsgevonden op basis van EMVI criteria en niet op laagste prijs.

Energieverbruik, opwarmtijd en snelheid eerste afdruk uit stand-by waren onderdeel van de kwaliteitsaspecten in de gunningcriteria. Een inschrijver met apparatuur die beter presteert zou dus meer punten krijgen en daarmee zou een inschrijver met een hogere prijs toch kans maken om te winnen.

Door onduidelijkheid, vast en zeker onbedoeld, van de criteria hebben de inschrijvers deze verschillend geïnterpreteerd met als gevolg verschillende inschrijvingen. Hierdoor hebben Ricoh en Canon waarschijnlijk minder punten gekregen dan mogelijk was geweest op basis van de specificaties van de aangeboden apparatuur. Of Ricoh danwel Canon gewonnen zouden hebben met een andere inschrijving wordt niet duidelijk in bovenstaand artikel.

Voor de ROCs is het zuur, omdat er een aanzienlijke vertraging ontstaat met het ingaan van het nieuwe contract. Hierdoor kunnen de ROCs niet profiteren van de (waarschijnlijk) lagere kosten omdat ze langer gebruik moeten gaan maken van het oude contract.

Al sinds mensenheugenis worden inkopende partijen beoordeeld op het financiële resultaat van afgesloten overeenkomsten. Bij inkopers ligt daar dan ook de expertise om dit te realiseren.
Definities van kwaliteit, kostenbesparende afspraken (langere termijn), betrouwbaarheid, responsetijd bij problemen of vervanging, risico beperking, veranderingen in juridische structuur en verder noodzakelijke definities vereisen brede kennis en ervaring om waterdicht geformuleerd te worden. Het zijn echter zeer belangrijke aspecten om mee te nemen.
Veelal ontbreekt tegenwoordig echter de expertise in bedrijven (niet meer aanwezig of onvoldoende erop ingesteld) om deze voldoende scherp te formuleren.
Indertijd hebben wij bij Imtech deze problematiek opgelost door een zeer nauwe samenwerking tussen Procurement , Legal en ICT op basis van het beschrijven van zeer gedetailleerde casussen. Deze hebben we in nauwe samenwerking met de leverancier op de aangeboden apparatuur uitgevoerd.

Vacatures bij Ricoh
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×