Managed hosting door True

Nederlandse manager ziet heil in digitalisering

Van de Nederlandse leidinggevenden in het bedrijfsleven gelooft 61 procent dat het digitaliseren van papieren documenten en optimaliseren van documentprocessen tussen de 5 en 20 procent van hun jaaromzet bespaart. Van hen denkt 36 procent een rendement van 5 tot 10 procent te bereiken en 25 procent denkt 11 tot 20 procent te besparen. Dat blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh Europe.

In het onderzoek is ‘bigger data’ voor Nederlandse bedrijven op een rij zet. Dit is het digitaliseren van bedrijfskritische papieren documenten voor zakelijke besluitvorming. Leidinggevenden zien dat er waardevolle zakelijke informatie ligt in papieren documenten. 92 procent denkt dat het digitaliseren en toegankelijk maken van deze fysieke documenten de zakelijke besluitvorming verbetert.

Aanzienlijke kosten

Uit het onderzoek van Coleman Parkes blijkt dat meer dan de helft van de organisaties nog steeds informatie van een periode tussen de vijf en tien jaar uitsluitend op papier heeft. Dit heeft niet alleen invloed op de zakelijke besluitvorming, maar ook op de productiviteit en de financiële resultaten van de organisatie. Het merendeel van de leidinggevenden (66 procent) vindt dat het te lang duurt om de informatie te vinden die ze nodig hebben van papieren bestanden. Gegevens die verspreid zijn over archiefkasten, magazijnen, kelders en bestanden die door werknemers worden bewaard, brengen vaak aanzienlijke kosten met zich mee.

Oorspronkelijk waren initiatieven rondom big data gericht op digitale gegevensbronnen, maar leidinggevenden erkennen steeds meer dat er fysieke documenten met waardevolle informatie ongebruikt in een hoekje liggen. Van hen stelt 68 procent dat ze van de vorige recessie hadden kunnen leren, als ze toegang hadden gehad tot historische gegevens. Ze zouden daardoor de impact van de huidige recessie kunnen hebben verminderd. Hierdoor heeft meer dan driekwart van de respondenten tijdens de economische recessie meer tijd besteed aan het digitaliseren van historische gegevens.

Voldoen aan regels

Medewerkers met hr-, finance- en inkoopfuncties maken in veel gevallen gebruik van processen op papier en vaak moeten er gegevens, zoals medische rapporten, op papier worden bewaard om aan de regels te voldoen. De digitalisering van papieren documenten wordt nu echter een prioriteit voor organisaties. 58 procent verwacht deze bedrijfsmiddelen binnen de volgende drie jaar compleet te hebben gedigitaliseerd.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4874608). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Als er iets kostbaar en zinloos is dat is dat het digitaliseren van historische gegevens. Als je ze inscand als PDF zijn ze niet doorzoekbaar, dus je moet ze ook geschikt maken voor doorzoeken, dat is nog duurder. Als je dit soort gegevens voor big data wilt gebruiken zul je moeten rubriceren, taggen en naamgevingen conventies moeten invoegen, etc. Weinig effectief allemaal.

Als organisaties gegeven alleen op papier opslaan, hoe zijn ze dan gecreëerd? Ik neem aan dat het niet om handgeschreven gegevens gaat, toegegeven, in de zorgsector kan dit veelvuldig voorkomen. Maar de meeste documenten zullen toch digitaal geproduceerd zijn, dus die data kan je uit backup's e.d. Inlezen, lijkt mij zinvoller dan papier te gaan digitaliseren.
Bedrijfkritische gegevens zijn vaak de financiële gegevens, lijkt mij erg sterk dat die niet digitaal beschikbaar zijn over de laatste 10 jaar.
Als zzp-er heb ik al mijn gegevens vanaf 1996 digitaal beschikbaar, financiële gegevens zijn ook beschikbaar bij de accountant. Ik vraag me af welk type bedrijven ondervraagd is bij dit onderzoek?

Niet het hele stuk gaat om historische gegeven. Als een bank polissen of brieven binnenkrijgt denk ik wel degelijk dat het heeeel zinvol is deze bij binnenkomst meteen in te scannen. OCR er overheen is overigens peanuts. Ja het kost verwerkingskracht, maar gaat volledig geautomatiseerd.

Ik geloof niet meer in papier.

Oude reut inscannen? Google schijnt er goed in te zijn, de bieb in Den Haag hebben toch vrij snel gefixed.

Papier heeft zo zijn voordelen: je kunt er namelijk zo makkelijk je handtekening op zetten. Die paperassen kunnen gedigitaliseerd worden maar moeten volgens mij ongewijzigd bewaard worden, iets met onweerlegbaarheid of zo.

P.S.
Dat leren van vorige recessie door digitaliseren lijkt me enigszins ongeloofwaardig.

Er zijn verschillende methoden om de authenticiteit van elektronische (en gescande) documenten te waarborgen. Helaas is de jurisprudentie nog niet geheel eenduidig op dit gebied.

Maar dat moet geen belemmering zijn om documenten elektronisch te verwerken. Desnoods worden de originele documenten 'off-premise' bewaard. Maar omdat er elektronische versies aanwezig zijn, kunnen medewerkers ze wel snel opzoeken, doorzoeken en versturen. Plus nog een hele rij andere voordelen...

Voor mooi oud papier(kranten)hebben ze idd lekker ge-OCR't bij KB:
kranten.kb.nl

Vacatures bij Ricoh
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×