Managed hosting door True

Rotterdam vertilt zich aan DMS-project

Bij de gemeente Rotterdam is vanaf 2004 tevergeefs geprobeerd een nieuw documentmanagentsysteem (dms) in te voeren. De uitrol van dit project Doc.Loods is in 2010 stopgezet en blijkt nu op de lange baan te zijn geschoven. Kosten: ruim tien miljoen euro. Dit komt naar voren uit het rapport van de Rotterdamse Rekenkamer.

De Rekenkamer Rotterdam heeft het rapport ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten' uitgebracht. Daarin staan zes gemeentebrede ict-projecten waarvan er slechts één op tijd en binnen budget is gerealiseerd. Bij geen van de projecten zijn alle geplande baten gerealiseerd en bij één project zijn de baten helemaal niet gerealiseerd. Dit laatste project blijkt het dms-project Doc.Loods te zijn.

In 2004 koos de bestuursdienst van de gemeente ervoor om met een dms te gaan werken. In eerste instantie zou het alleen gaan om de postregistratie en het archiefbeheer. Gekozen werd voor een oplossing van Hummingbird (Open Text Corporation). Uiterlijk medio 2009 moest Doc.Loods (werknaam Rosetta) uitgroeien tot een volwaardig dms voor alle diensten en deelgemeenten van Rotterdam.

Wildgroei

Uit het rapport van de Rotterdamse Rekenkamer blijkt dat op 1 juni 2010 Doc.Loods nog bij geen enkele dienst was ingevoerd. Slechte opleverkwaliteit door de leverancier en inadequaat projectmanagement bij zowel de bestuursdienst (opdrachtgever) als servicedienst (opdrachtnemer) veroorzaakten een forse vertraging.

De technische en functionele problemen bleven echter bestaan: volgens een ict-kwartaalrapportage was een wildgroei aan functionaliteit ontstaan en de geboden functionaliteit werd in het algemeen beschouwd als moeilijk en bewerkelijk. De Rekenkamer toont zich hierbij verbaasd dat gemeentelijke diensten de vrijheid hebben om zelf te bepalen zich al dan niet aan te sluiten op het dms.

Aanloopverliezen

In de loop van 2010 is de uitrol stopgezet. De Rekenkamer schrijft dat het project ook hoogstwaarschijnlijk niet meer wordt afgerond. Doc.Loods is binnen de gemeente nergens als dms in gebruik. Wel is een aantal archieffuncties uitgerold. Van het totale budget van 7,8 miljoen euro, dat tussentijds een aantal keren werd verhoogd, is 6,14 miljoen euro uitgegeven, exclusief de aanloopverliezen van vier miljoen euro die voor de ontwikkeling van Doc.Loods zijn gemaakt. Het project werd stopgezet omdat uit een nadere analyse bleek dat er nog meer geld nodig was om de oorspronkelijk doelstelling van een gemeentebreed dms te kunnen halen. De stuurgroep ECM (enterprise content management) stelde bovendien vast dat 'er sprake is van voortschrijdend inzicht over het delen van documentatie via andere kanalen'.

De Rekenkamer vraagt zich nog wel af of het stopzetten van Doc.Loods gevolgen heeft voor de invoering van de digitale omgevingsvergunning in het kader van de Wabo (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht) in Rotterdam.

Dit artikel delen:

Reacties

De Bestuursdienst Rotterdam heeft al in de jaren 90 een succesvolle pilot met een DMS afgerond. Het werd ook gebruikt voor archieffuncties van de Documentaire Informatie Voorziening.
Helaas, een interim-manager die als deelprojectleider voor de verdere uitrol zou zorgen (en eerst aangaf dat te willen en te kunnen) heeft even later de totale uitrol mogen tegengehouden. Hij wilde eerst zo veel mogelijk aan de BD loyale internen en alle externen van andere bedrijven vervangen door consultants van zijn nieuwe bedrijf. En daarvoor kreeg hij permissie. Na 1 ½ jaar aanrommelen door zijn consultants zonder de juiste productkennis, waren er nog steeds geen noemenswaardige vorderingen. Er waren alleen heel hoge uurtje-factuurtje uitgaven en de interim mocht vertrekken. Toen zou het centrale Bureau Informatievoorziening wel een centraal DMS voor de gemeente gaan regelen. Dat is dus na één decennium nog niet gelukt. Nu moet het hoofd van dat bureau, nu als CIO van Rotterdam, dit alsnog gaan regelen.

Het is bij dit soort projecten zo bizar dat iedere gemeente het wiel opnieuw uit probeert te vinden. Verschillende gemeenten zijn nieuwe producten aan het ontwikkelen (lees: de gemeente is de eerste proeftuin), waar het effectief op neerkomt dat de ontwikkelaar exclusieve rechten heeft en de gemeente denkt op de eerste rij te zitten.

Ik vraag me dan ook hardop af waarom een VNG niet kan instappen in dit soort 'wildgroei' maak (of adopteer) samen, 1 open source aanpasbaar systeem, open standaarden de hele ratteplan. Zorg daarna dat er best practises zijn. Iedere gemeente gaat in dezelfde valkuilen vallen... zeker als BAG integratie daarna nog eens moet gebeuren.

Ik heb in 2009 een maandje aan Doc.Loods gewerkt als tussenopdracht. Ik snap wel waarom de kosten zo hoog zijn uitgevallen. Doc.Loods is namelijk gebouwd op een zeer slecht en wazig uitgemodelleerd datamodel. Tevens was er toendertijd nauwelijks documentatie. Om informatie te krijgen was er slechts een persoon beschikbaar bij de aanbieder van het product. Kortom, drie oorzaken voor een fikse vertraging in analyse, bouw, test en gebruik.

Het kan me niet schelen of ze het met open source doen of met Sharepoint. Maar ik word niet goed van de categorie bedragen dat er altijd mee gemoeid is. Als er iets spectaculair goedkoper geworden is in de afgelopen tien jaar, is het applicatie-ontwikkeling.

Leveranciers hebben vrijwel altijd alleen maar kennis over de tools die ze gebruiken maar niets van de sterktes en zwaktes van alternatieven. Bij de opdrachtgevers is het niveau echt stuitend laag. Vaak denkt men nog uitsluitend in termen van maatwerk en standaardapplicaties. Men heeft geen enkel idee welke voorwaarden ze zouden moeten scheppen in hun ICT-infrastructuur (waaronder een geformuleerd beleid) en welke voorwaarden in een applicatie thuishoren.

Het gaat om geld van ons allemaal en het geeft een enorm neerwaarts effect op de productiviteit van ambtenaren. Hoe kun je nou 10 miljoen weggeflikkerd hebben zonder dat er zelfs ooit maar sprake is geweest van uitrol? Ik kan me er niets bij voorstellen.

Ik heb gewerkt bij een ICT partner van gemeente Rotterdam en kreeg te maken met diverse andere ict partners waarmee gekoppeld moest worden, maar dat lukte telkens maar niet. Als deadlines niet werden gehaald werd niet gevraagd waarom en werd alleen een nieuwe offerte aangevraagd met een nieuwe prijs en deadline. Geld speelt totaal geen rol en tijd ook niet want partners die verzaken werden nooit geconfronteerd met hun falen. Er werd wel met de vingertjes gewezen naar anderen maar niemand neemt zijn verantwoordelijkheid.

Later bleek tijdens een sigaretje buiten de deur dat ze dondersgoed wisten, en ook al jaren, dat bepaalde projecten never nooit niet goed en tijdig gingen werken. Je zou maar zo onbetrokken en ongeinteresseerd zijn in je werk bah.

Ik hoop voor de gemeente Rotterdam dat is aanbesteed obv Arbit (aanbesteding IT Dienstverlening). Indien geaccepteerd door de leverancier dan is tot 4x de investering te verhalen op de leverancier en dienstverleners.
Overigens heeft strategy parnters onlangs ECM trends gepubliceerd. Hieruit bleek dat dms-en die zijn ingericht voor een bepaald marktsegment het beter doen in de markt dan de 'generieke' oplossingen. Het is zeg maar te weinig plug en play.
Overigens is de kwaliteit van de software vaak ook wel zorgwekkend. De struikelblokken: usbility, koppelvlakken en functioneel onvoldoende aansluiten bij de verwachtingen zijn hardnekkig en heel herkenbaar.
Goed opdrachtgeverschap, projectmanagement zijn open deuren: voor kleine en grote opdrachten.
Overigens heel vervelend voor Rotterdam. Ik zou zeggen snel doorschakelen naar dms dat werkt bij enkele bedrijfsonderdelen en 'klein houden': je bent al een tijdje ook geen wereldhavenstad meer.

In de gemeente waar ik werk is 5 jaar terug gekozen voor een relatief eenvoudig dms van een Nederlands bedrijf dat kennis heeft van de gemeentemarkt. Achteraf prima keuze en goede ondersteuning door de leverancier. Moraal: overschat jezelf niet en kies voor behapbare oplossingen.

Applicatieontwikkkeling? voor zoiets als EDM ???
Standaardpakket was hier vast en zeker geen optie, gezien de "zeer speciale en unieke eisen en wensen van de gemeente Rotterdam". Lachwekkend.

Forrester Research zei het 10 jaar geleden al: bedrijven die kiezen voor iets uit de box, en vervolgens mensen en procedures aanpassen aan de systemen zijn op termijn aanzienlijk goedkoper uit.
Goed voorbeeld: SAP heeft bedrijven aan de afgrond gebracht vanwege maatwerk, en anderen die standaardiseerden hoge ROI op hun IT opgeleverd.

Je zult zien: straks droppen de eindgebruikers die al jaren vergeefs op iets bruikbaars zitten te wachten hun docjes gewoon ergens in de cloud: probleem opgelost.

Volgens mij draaien ze bij de Gemeente Den Haag ook een DMS van Hummingbird voor heel de gemeente. Het product kan dus niet de oorzaak van het probleem zijn.

Waarom blijft een gemeente ons geld uitgeven voor systemen die in 6 jaar nog niets hebben opgeleverd?
Hoe durven ze. (Aannemende dat het artikel klopt).
Als na een half jaar nog niets daadwerkelijk werkends is opgeleverd zijn er klaarblijkelijk amateurs aan het werk. Of toch niet? Misschien zijn het helemaal geen amateurs, maar zijn ze juist heel bedreven in het poot uitdraaien van argeloze (en steeds maar weer betalende) klanten. Hoe lang moeten we dit nog toelaten?

Het lijkt erop dat er een hele industrie is ontstaan die zich heeft toegelegd op het zoveel mogelijk laten betalen voor geen resultaat, bij de gemeenten, bij ministeries, andere overheden en niet te vergeten Rijkswaterstaat.
Kom ik nu onder een auto?

Grote gemeenten, politieorganisaties, ministeries en de meeste grote bedrijven denken allemaal dat zij uniek zijn en laten zich vertillen door de blauwe brigades zakkenvullers applicaties te laten bouwen. Zoals eerder opgemerkt zijn deze externe consultants niet gebaat om snel op te leveren en is het maximaliseren van uren en dito tarieven hun voornaamste targets. De kleine aanbieders die wel kennis van zaken hebben worden niet serieus genomen of worden met EU aanbestedingsregels selectief weggefilterd... Inderdaad, wij mogen voor die megalomane onzin van de CTO's met onze belastingcenten bekostigen.

Zielig, het klopt dat bijvoorbeeld het Directie Team, de Hoofden van Dienst en de OR over projecten vaak steeds weer gekleurde rapportages voorgeschoteld krijgt; meestal te rooskleurige. En als men vanuit Organisatie- en Informatiemanagement toch een negatief resultaat moet meedelen, dan wordt de conclusie omgebogen tot iets positiefs. Dan is er bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht ontstaan dat het ambitieniveau hoger moet worden. En dat betekent al gauw een meer uitgebreid systeem tegen hogere kosten dat later opgeleverd mag worden en uitstel voor de projectleider en voor de opdrachtgever. De gebruiker wordt wel steeds negatiever en de afstemming tussen oplevering en implementatie steeds problematischer.
Het zijn nog lang geen Amsterdamse toestanden, maar het gaat er wel meer op lijken.

Het merk SAP lijkt me hierbij niet relevant. Als er falen is bij partijen die SAP toepassen [vnl. bij overheden!!, bijv. NoordHolland] dan komt dat niet door SAP, maar door exotische business regel(-geving) en slecht project management!

Een reactie die ik al eerder plaatste op LinkedIn in de BPM nieuwsgroep n.a.v. de vraag hoe Rotterdam dit had kunnen voorkomen (alle ICT ellende).
Laat ik het proberen met een paar vragen waarop ik het antwoord (van Rotterdam) niet weet maar die ik gemakshalve steeds met een 'nee' zal beantwoorden (m.u.v. de laatste).

Is de kloof tussen business en IT gedicht of in ieder geval overbrugd (alignment)? Nee
Bestaan er ondanks dat (geen alignment) toch processen voor IT (Cobit, ValIT, Bisl, ASL, ITIL)? Nee
Is Rotterdam procesgericht (i.p.v. afdelingsgericht) georganiseerd? Nee
Is het dan wel duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? Nee
Wordt er onder architectuur ontwikkeld, ontworpen, geïmplementeerd? Nee
Weet men wel wat architectuur is? Nee
Maakt Rotterdam een bewuste keuze voor ERP of Best of Breed? Nee
Ziet Rotterdam een DMS implementatie als een organisatieverandering? Nee
Werkt Rotterdam bedrijfsmatig en resultaatgericht en past ze de cultuur daarop aan? Nee
Heeft Rotterdam een externe (i.p.v. interne) focus? Nee
Is de burger dan wel belangrijker dan de (interne) politiek? Nee
Gaat Rotterdam zorgvuldig om met onze belastingcenten? Nee
Voelen bestuurders zich verantwoordelijk voor ICT (zoals dat veelal wel het geval is voor andere PIOFAH zaken)? Nee
Hebben ze daar in Rotterdam wel eens van BPM gehoord? Nee
Zijn alle voorgaande vragen door mij ten onrechte met ‘nee’ beantwoord, ja? Ben ik nog vragen vergeten? Ja, de vraag of er een businesscase is voor elk project (denk het niet of toch ook een 'ja')?

Alle vragen toch een 'ja', dan heb ik geen flauw idee wat er dan mis is gegaan en hoe dat voorkomen had kunnen worden, maar hoog tijd voor mij om deze dure stad te ontvluchten!

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.