Managed hosting door True

'Plan Atos dwingt tot kritische blik op e-mail'

 

Duimen

Het voornemen van dienstenbedrijf Atos Origin om binnen drie jaar de e-mailcommunicatie te staken, oogst veel lof van Computables expertpanel ECM. Veel deskundigen zien het plan vooral als opzet om de rol van e-mail in het bedrijfsleven tegen het licht te houden en te herijken. Toch zal e-mail volgens de meesten nooit helemaal verdwijnen: 'E-mail is here to stay!', scandeert consultant Erik Hartman.

Atos Origin ontvouwde begin februari 2011 het plan om binnen drie jaar bij het hele concern alle e-mailcommunicatie te staken en over te stappen op nieuwe vormen van samenwerking en social media. Het idee is om een portal te bouwen van waaruit het personeel communiceert, vergadert, taken toewijst en documenten deelt.

Vooruitstrevend

'Het plan is vooruitstrevend en getuigt van een vooruitziende blik', zegt senior consultant Serge van Lith van OpenText. Hij koppelt het idee aan de toename van het gebruik van social media, collaboration software en smartphones die kunnen integreren met zowel interne als externe netwerken. 'Het biedt de mogelijkheden om reductie in beheer- en storagekosten te combineren met het reguleren van de datastroom!'

Ook directeur Maarten Visser van Connected Services vindt het een goed streven van Atos Origin. 'E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal.' Hij wijst erop dat er al langere tijd discussies zijn over het vervangen van e-mail door andere toepassingen. Zo voorspelde Gartner in 2009 dat bij 20 procent van de zakelijke gebruikers social networking software in 2014 e-mail heeft voorbijgestreefd als belangrijkste communicatiekanaal.

De grootste kracht van dit idee is het herijken van de rol van e-mail binnen de eigen organisatorische processen, schrijft business consultant Richard Zeevat van Acanthis. 'Binnen een organisatie moet duidelijk zijn hoe om te gaan met specifieke informatie van de verschillende informatiedragers, zoals e-mail.'

'Kansloos'

Toch is niet iedereen positief over de voorgenomen e-mailstop bij Atos Origin. 'Kansloos', schrijft Erik Hartman. 'Mensen zijn gewoontedieren: zij gebruiken e-mail omdat... zij e-mail gebruiken. Zomaar voorbijgaan aan het gedrag van je eigen mensen, is bij voorbaat gedoemd tot mislukken. E-mail is here to stay! Accepteer het nou maar gewoon.'

'E-mail vervangen is onmogelijk, maar zal ernaast bestaan', meldt consultant Marjolein Mosmans van Hinttech. Ook zij wijst op de bedrijfscultuur in organisaties. 'Men moet kritisch kijken of de aanpassingen aansluiten bij de organisatie en deze erdoor wordt verdergebracht.'Strategiedirecteur Johan Blok van Seneca is het met Mosmans eens: 'Het vereist ook een andere mindset van gebruikers.'

De massa bepaalt

'Atos Origin redeneert vanuit een vooropgelegde technologiekeuze en niet vanuit informatiewerkers', waarschuwt directeur Paul Baan van VLC. Adviseur Tjerk van Dijk van Prover is het daarmee eens: 'Atos denkt dat ze gedrag van de medewerkers kan beïnvloeden door het bieden van een nieuw, alles-in-één technische oplossing. Het is echter de massa die bepaalt welke social media en toepassingen om informatie te delen, worden gebruikt.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3778186). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees ook


 

Reacties

Dat een bedrijf aandacht wil besteden aan goed en effectief gebruik van communicatiemiddelen en –tools lijkt me logisch. E-mail heeft zich echter bewezen als een effectief communicatiemiddel, vooral ook binnen bedrijfsnetwerken. Over een e-mail denk je na. Die moet inhoudelijk in orde zijn.
De vluchtigheid of oppervlakkigheid van Hyves, Twitter en andere social media missen (nog) deze zakelijke grondslag. Anders zou het wel business media heten, niet? Gaan we dan binnen het netwerk twitteren en hyvesen? Voordat een Twitterberichtje de kwebbelstatus voorbij is zal er nog wel wat moeten gebeuren. En wie gaat jou dan volgen? De halve wereld, of krijg je een afgeschermd zakelijk twitteraccount? “Nu overleg met Inkoop over nieuwe standaard mobieltjes. Ben benieuwd!” “Heerlijke tomatensoep in de kantine, eet smakelijk!” Kom op zeg, er moet ook nog gewerkt worden.

Moet je je eens voorstellen dan een leverancier of klant belt, kan ik je mailen? Nee dat kan niet, wij doen niet aan email. Je kan me bereiken via sociale media.

@Michael,

ff goed lezen. Atos streeft er naar interne email communicatie aan te pakken

@Michael: zo zit het niet helemaal....
"
William Rice, consultant en ontwikkelaar van Atos Origin social business solutions, benadrukt dat er wel mailservers actief blijven voor e-mailberichten die van buiten het bedrijf komen. 'We kunnen er natuurlijk niet van uitgaan dat de hele wereld binnen drie jaar zonder e-mail werkt, aan de achterkant van het bedrijf zullen e-mailservers blijven bestaan.'

Read more: http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/3770865/1277020/atos-origin-stopt-met-emailen.html#ixzz1E1f8eNFK"

Een psycholoog heeft per saldo meer invloed op de hoeveelheid e-mail dan vorm-oplossingen.
Ooit wel eens meegemaakt hoe bijvoorbeeld een sharepoint-portal compleet uit de bocht vliegt als iedereen voor elke scheet zijn eigen project-portal aanmaakt ?
Ik zeg: allemaal naar een cursus effectief communiceren en laf CC-gedrag afstraffen en je komt al een heel eind.

@HK, staat er ergens dat Atos Origin email gaat vervangen door twitter en hyves? Ik ben in elk geval benieuwd, want ik heb dagelijks last van mensen die de misvatting hebben dat documenten rondmailen een goede manier van samenwerken is.

"E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal".

Dat e-mail hiervoor intern op de schop moet is veelzeggend. Blijkbaar is er geen ander platform of middel voorhanden voor dit soort zaken en is e-mail (te?) makkelijk te misbruiken. Blijkbaar heeft deze mastodont ook eindelijk het licht gezien.

Zoals zo vaak wordt er met veel enthousiasme een technische oplossing gezocht voor een puur menselijk probleem! Email-communicatie is volledig uit de hand gelopen doordat de mens zijn methode en zijn machine verkeerd gebruikt en beheert. Het probleem zit hem in de zender en de ontvanger, niet in het medium!

Er gaat nu drie jaar gewerkt worden (bron: Atos Origin) aan een nieuw automatiseringssysteem en/of aan nieuwe applicaties waarin de mens uiteindelijk opnieuw haar toevlucht zoekt met net zoveel (mis)communicatie als nu via email het geval is. Zolang de zender en de ontvanger (lees: de mens) niet wordt aangepakt levert een dergelijke aanpak niet of nauwelijks resultaat op.

Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat samenwerkingsproblemen in het algemeen en miscommunicatie in het bijzonder niet worden veroorzaakt door de machine (de techniek) of door de methode (het proces) maar door de mens! De eerste twee werpen alleen maar een hoop mist op rondom het werkelijke kernprobleem! Er zijn geen miljoenen nodig om nog meer automatiseringssystemen te ontwikkelen om de mens met communiceren te helpen. Die zijn er meer dan genoeg. Ze worden simpelweg verkeerd gebruikt.

De oplossing is dan ook heel eenvoudig: persoonlijk leiderschap! Waarom wordt er zoveel gecommuniceerd via de mail? Waarom worden er geen afspraken gemaakt, aan het begin van een project bijvoorbeeld, over communicatie-ethiek en -etiquette? De zender en ontvanger hebben gelijke verantwoordelijkheid als het om email-discipline gaat. Wat verstuur je naar wie en met welk doel? Wat mag en wel en wat beslist niet?

Het is mogelijk om de email-stroom met meer dan de helft te reduceren door simpelweg als (project)leider of (project)manager vanaf het eerste begin de regels voor email op te leggen en te vervolgen. Daar is geen enkele nieuwe applicatie voor nodig, dat kost niets extra's behalve een beter aanpak van 'de juiste manager op de juiste plaats'. Management development dus, en assessments op leiderschap. "It only takes a few good man" zeggen de Amerikanen. Zet geen zwakke leiders in op trajecten die sterke communicatievaardigheden vereisen. "Ik kan er niks aan doen dat mijn mailbox zo vol stroomt!" is een zwak excuus en een teken van zwak (persoonlijk) leiderschap. Je kunt er alles aan doen, daar is geen extra "machine" voor nodig!

Ik ben overigens voorstander van alternatieve systemen voor bijvoorbeeld projectgerelateerde communicatie. Op die manier separeer je de ene stroom van de andere en maak je de reguliere emailsystemen wat schoner. Maar dat zal maar marginaal effect hebben. De mens is vindingrijk en wil hoe dan ook haar ei kwijt. Met een nieuwe systeem verplaatst al het onnodig gebabbel via onze mailboxen zich simpelweg naar dat nieuwe, "magische" systeem dat zogenaamd alles gaat oplossen. Wat een anti-climax als dat niet zo blijkt te zijn over drie jaar. Wat een verspilling van tijd, geld en energie!

Nogmaals: het probleem zit hem in de zender en de ontvanger (de mens), niet in het medium van overdracht (de machine). Zoals zo vaak is de mens ook hier de zwakste schakel. En zoals zo vaak vergeten we in de magisch-technische wereld van de ICT om die zwakke schakel éérst de nodige aandacht te geven.

Er zijn al platforms om gezamenlijk projecten te doen. Dat bestond al in 2000 dus niet echt nieuw. Daarin kan je gecontroleerd informatie uitwisselen. Daarmee weet je ook centraal wie wat heeft gezien en nog belangrijker wie iets nog niet heeft gezien.
Maar je gaat niet voor elk dingetje een gezamenlijk project starten dat zou teveel overhead genereren. Helemaal bij project overstijgende delen ervan. Wordt dit een apart project? Krijg je sub projecten?

Ik zie geen verschil tussen twitteren of email of een andere manier om tekst te verspreiden. Functioneel blijf je tekst verspreiden naar anderen waarvan je vind dat de ander het moet lezen.

Ik kan helemaal meegaan met Bart Flos: het is veelal de gemakzucht van werknemers: ook hier vindt men het makkelijker om een bestand van 15MB als bijlage mee te sturen dan om het bestand even in een gedeelde map op te slaan.
Project gerelateerde communicatie lijkt me - even zo uit de losse pols reagerend - meer een issue voor grotere organisaties met >250 werkplekken.

@ Michael, 15-02-2011 12:12: "Moet je je eens voorstellen dan een leverancier of klant belt, kan ik je mailen? Nee dat kan niet, wij doen niet aan email. Je kan me bereiken via sociale media."
Daar ben ik op zich niet zo bang voor. Diezelfde reactie zagen we ook toen men massaal op e-mail overging. Maar nog steeds rijden er bedrijfswagens rond met het telefoonnummer erop - alsof er ooit één persoon is geweest die het telefoonnummer van een bedrijfsauto over heeft genomen... Ook de sociale media zullen hun ingang vinden en deels de mail gaan verdringen. Maar helemaal verdringen zal voor mijn gevoel een utopie blijken...

Ah! We zoeken een ander tool/omgeving ter vervanging van onze huidige tool/omgeving om ons communicatieprobleem op te lossen. Hoe simpel!

M.b.t. de stelling van Maarten Visser "E-mail is nooit bedoeld als documentdistributieplatform of bedrijfspublicatiekanaal.": is dat een argument waarom het niet toch succesvol en nuttig kan zijn? Er zijn wel meer diensten en producten waar gebruikers een toepassing voor vinden, die de bedenkers daarvan nooit hebben voorzien. Denk aan de PC en aan SMS-berichten.

Wat wel kan is dat er daarna producten en diensten ontstaan die voor dezelfde toepassing, vanuit bedenkersoogpunt, nog beter en nuttiger lijken. Maar ook dan zie je: het is altijd nog aan de eindgebruikers om dat dan ook te vinden. De ouderen onder de lezers kennen in deze zin vast nog wel het Video 2000 systeem van Philips. Technisch superieur aan alle andere video systemen, maar bijna niemand wilde het hebben.

Kortom: laat het bedenken en vermarkten van nieuwe dingen aan ontwerpers resp. marketeers over, en wat het handigst in gebruik aan de gebruikers. Dan komt alles vast een keer goed ;-)

@Wim: nee, dat staat er niet. Ik bedoel, wat is eigenlijk het probleem van Atos: 50000 kwebbelende medewerkers, of een slecht (toegepast) communicatie beleid? Waar het om gaat (zie ook reactie Bart Flos) dat de beschikbare middelen niet lijken te voldoen omdat het gebruik er van niet op de juiste manier wordt gemanaged. Dat los je niet op met een alternatief. Het is de typische ICT oplossing om niet het onderliggende probleem aan te pakken, maar het middel waarmee dat probleem tot uiting komt.

Als mensen gewoontedieren zijn, en als de cultuur van e-mailen niet één, twee, drie te veranderen is, en als de 'informatiewerkers' niet zijn geconsulteerd, zoals commentatoren op het Atos-plan stellen,hoe komt het dan dat mensen ooit het medium e-mail accepteerden?

Er zijn ook goede tools te vinden die inderdaad het aantal interne emails verminderen. Kijk maar eens op https://www.chatter.com/nl/ en zoek maar eens op commentaren via http://twitter.com/#search?q=chatter

inhoud is toch belangrijker dan medium.
Je moet dit hele artikel + gerelateerde artikelen + reacties lezen om te weten te komen dat het alleen om interne mail gaat.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.