Managed hosting door True

'Atos loopt achter social media hype aan'

Lezers zijn verdeeld over e-mailstop bij Atos Origin

Het plan van dienstverlener Atos Origin om binnen drie jaar te stoppen met het versturen en ontvangen van e-mails tussen medewerkers, leidt tot veel reacties. Lezers van Computable vinden het idee van algemeen directeur Thierry Breton 'inspirerend' en een 'goed initiatief', maar evenveel lezers verwijzen de plannen van het dienstenbedrijf naar de prullenbak. Zij vinden het plan te ver gaan en wijzen op de noodzaak van beter informatiebeheer. De onderneming zou achter de hype van sociale media aanlopen.

'Jammer dat een gerespecteerde partij als Atos Origin ook hypegevoelig is geworden en er lekker op los gaat twitteren, facebooken en hyven', geeft lezer Jerrie als reactie onder het verhaal. Een andere lezer reageert: 'En dat noemt zich een adviesbedrijf. Ze roepen maar wat om mee te doen in de hype.'

Toch is niet iedereen negatief. 'E-mail wordt te veel misbruikt, bijvoorbeeld om een probleem elders neer te leggen zodat je er zelf even vanaf bent. Er worden te veel cc-tjes gestuurd om je in te dekken. Als communicatiemiddel heeft het zijn beste tijd gehad', stelt Josine van de Voort naar aanleiding van het artikel Atos Origin stop met e-mailen. 'Software gericht op samenwerking, korte berichtjes, Wave-achtige oplossingen gaan de toekomst vormgeven', stelt Van de Voort.

'Cover my Career'

Andere lezers zien dat niet zo. Ze wijzen erop dat niet e-mail de boosdoener is van tijdsverlies en minder productiviteit maar benadrukken dat verkeerd gebruik en informatiebeheer die problemen veroorzaken.

Roland Driesen geeft een voorbeeld: 'Cc-en wordt bij e-mails steeds meer de standaard. In plaats van de oorspronkelijke functie (carbon copy; oftewel afschrift voor archivering) wordt het steeds vaker gebruikt voor Cover my Career. Dit betekent vaak dat er al in de bron van de samenwerking iets niet goed zit.' Volgens Driesen zijn er tegenwoordig genoeg beheersbare oplossingen beschikbaar om de functionele potentie van social media bedrijfsmatig in te zetten en overbodige e-mail daadwerkelijk te voorkomen.'

'Video-conferentie is effectiever'

Martin Arkesteijn sluit zich daarbij aan: 'Het probleem is duidelijk de overload aan informatie die dagelijks tot ons komt. Maar middel en het gebruik daarvan worden  onvoldoende afzonderlijk beschouwd. Ik zie op straat mensen die constant met een telefoon aan het oor lopen. Ik vind dat onzin maar daarmee is voor mij de mobiele telefoon nog geen slecht middel Met andere woorden, ook de nieuwe media vragen een verstandig gebruik zodat de overload aan informatie wordt teruggebracht. Het wordt tijd dat we ons dat gaan realiseren en we onszelf en anderen in die zin gaan her opvoeden.'

Voor Bjorn Heisterkamp is de zaak helder: 'E-mail tussen medewerkers onderling moet aan banden worden gelegd.' Hij ziet veel in video-conferentie. 'Een gesprek is effectiever, mensen zijn sneller betrokken en er wordt adequater gehandeld in dergelijke bijeenkomsten. We hebben zelf eens onderzocht dat een gesprek met vier locaties via video, ongeveer 28 e-mails vermijdt. Maar dat kan voor iedereen anders zijn.' 

De algemeen directeur van Atos Origin, Thierry Breton, stelde tijdens de presentatie van zijn ambitieuze plan: 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt.'

Dit artikel delen:

Reacties

Ik vind het een inspirerend idee om op een totaal andere manier de communicatie binnen een groot bedrijf vorm te geven. Iedereen heeft last van de brij van emails waarvan slechts enkelen tot concrete actiepunten leiden, maar waarvan de inhoud wel je hoofd "bezetten" met een overvloed aan info. Veel emails zijn korte vragen die ook via andere media gesteld kunnen worden, ook als je even niet telefonisch of fysiek bereikbaar bent

Yammer? ;)

Binnen sommige grote bedrijven is 'instant messaging' (via bv Mobile Office Comminucator) al volledig ingeburgerd. Naar mijn mening een prima aanvulling op (maar geen vervanger van) email: laagdrempelig, geschikt om korte vragen te stellen.

De overvloed aan informatie heeft natuurlijk weinig met het medium te maken, eerder iets met de manier waarop mensen met het medium (en de informatie) omgaan. Het is evident dat veel personeel moeite heeft om met de groeiende informatiestroom om te gaan, maar de oplossing van het probleem zal je toch echt moeten vinden in een gedragverandering/cultuuromslag.

Wij hebben sinds enige tijd een gelijkaardig project lopen. E-mails zijn ondermeer vervangen door projectgeoriënteerde message boards zodat status, vooruitgang en documentatie steeds voor iedereen transparant zijn. Het is echter een radicale verandering in werken voor de eindgebruiker, daarom wordt deze filosofie slechts met kleine stapjes geïntroduceerd.

Binnen onze organisatie zou dat wel prima kunnen.

We werken allemaal via workflows, dus een mail versturen is gelijk aan een taak voor iemand aanmaken via die workflow. Dit geldt echter alleen voor intern gebruik en onze partners die het systeem ook in kunnen.

Extern zie ik mezelf niet snel een klant via LinkedIn een bericht sturen. Die klant zal al snel vragen waarom ik hem dat niet gewoon per mail toestuur.

Of denk ik nu te ouderwets?

Altijd weer leuk om te merken dat de meeste ontwikkelingen op het gebied van nieuwe communicatie zich op een natuurlijke manier ontwikkelen, bijvoorbeeld het gebruik en evolutie van e-mail, sms, chat, linkedin, skype, etc. Meestal omdat de gebruiker er de voordelen van inziet.

Vervolgens komen er bedrijven die oplossingen bedenken die alles anders willen gaan 'afdwingen'. Natuurljk levert e-mail problemen op, dus kom met een oplossing die gebruikers als vanzelf omarmen. TREND: De gebruiker bepaald het zelf, faciliteer hem dus goed.

Gebruikers worden steeds gemakkelijker in het gebruik van nieuwe communicatievormen
- youtube en slideshare voor presentaties
- MSN/IM om te chatten
- SMS om berichten uit te wisselen
- Skype om te bellen en chatten (1 op 1 op groep)
- Linkedin om mensen te vinden en te volgen en discussies te houden in vakgroepen
- Facebook voor prive en zakelijk netwerk
- Twitter om instant te delen
- Blogs om informatie te delen
- Dropbox om bestanden te delen

Email is een van de mogelijkheden, helaas veel spam doordat afzenders niet te authenticeren zijn en niet goed kunnen worden geblokt. Authenticatie is m.i. een deeel van de oplossing. dat info@delfzijl.nl inderdaad door Delfzijl is verstuurd en niet gebruikt door een irritante spammer.

Atos loopt achter wel meer hypes aan... het bedrijf zit nog steeds in een crisis terwijl de rest van de IT wereld er al lang weer uit is...

De stelling van het artikel lijkt wel te kloppen. Een manager of medewerker die 200 e-mails per dag krijgt en tot twintig uur met e-mail bezig is? Sorry, maar managen begint bij jezelf, ook bij Atos.
Als een goede Atos consultant bij een klant met zo’n e-mail probleem wordt geroepen, dan zegt die consultant dat er eerst aan de communicatiecultuur gewerkt moet worden. Als project-, interimmanager en consultant heb ik altijd met veel personen en partijen te maken. Toch kom ik gemiddeld op nog geen twintig e-mails per dag. Hoe doe ik dat.
Ten eerste spreek ik zoveel mogelijk rechtstreeks met de mensen. En als ze op een ander plek zitten, dan pak ik gewoon de telefoon. E-mail is de laatste keuze; mijn deur staat meestal open.
Ten tweede gebruik ik planningtools, documentbeheersystemen, CRM-systemen en dergelijke waar mensen rechtstreeks hun uren, klachten, plannen, ontwerpen, testresultaten, et cetera in kwijt kunnen.
Ten derde ga ik me niet abonneren op allerlei mailings om toch maar niks te missen.
Verreweg de meeste E-mails die ik krijg, zijn daardoor functioneel en kunnen zelfs zo in het klant- of projectdossier.

Nee, last van e-mail heb ik niet. Soms vraag ik zelfs om een e-mail, bijvoorbeeld na een videoconferentie. Dan kan de besluitenlijst rondgemailed worden. Je moet van de mensen niet verlangen dat ze de videoconferentie (als die al is opgenomen) nog eens gaan bekijken om besluiten op te zoeken. Hetzelfde geldt voor chatten.

Jammer dat de subkop van dit stukje: 'Lezers zijn verdeeld over e-mailstop bij Atos Origin' niet de kop is geworden. Dat lijkt me gezien de reacties onder het originele artikel, ook onder dit stukje, beter van toepassing dan het verheffen van de mening van een reageerder tot de algehele stemming. En tussen 'quotes' plaatsen terwijl het geen letterlijke uitspraak is? Ik ben wel benieuwd, Pim, wat de journalistieke gedachten hierbij waren.

Maar om even inhoudelijk te reageren op de stelling dat Atos achter een social media hype zou aanlopen:
Social Media is hot, inderdaad. Het zou zelfs een hype kunnen genoemd kunnen worden. Toch moeten we vaststellen dat door social media er wezenlijk iets is veranderd in de communicatie tussen mensen. Dit hebben we ons binnen Atos Origin gerealiseerd, en we beseffen dat er waarde zit in deze nieuwe communicatievormen. Op veel fronten nu meer waarde dan in email, bijv. door het mogelijk maken van directer en persoonlijker contact. Ook het bovengenoemde videconferencing (of videochat) is inderdaad een goed voorbeeld van directere en meer persoonlijke communicatie over een afstand.

We lopen niet achter een hype aan, we vinden juist dat dit ont-hyped moet worden door de werkelijke waarde eruit te halen en dit toe te passen binnen bedrijven. Dit doen we onder de noemer social business solutions (echte oplossingen) en niet onder de noemer social media.

En vooral belangrijk: we gaan het eerst toepassen op onszelf!

Ik denk dat e-mail zou kunnen verdwijnen als social media daadwerkelijk beter zijn dan e-mail. Betere communicatieoplossingen bewijzen zichzelf. Met cultuurprogramma's krijg je alléén iets voor elkaar als het alternatief daadwerkelijk beter is. Dus als professionals ontdekken dat ze beter communiceren met social media dan verdwijnt e-mail, anders niet. Het heeft weinig zin om het ene communicatiemedium te vervangen door het andere als er geen verbetering is. In plaats van een cultuurprogramma kun je mijns inziens beter investeren in kennismakingsworkshops waarbij mensen zelf ontdekken wat ze kunnen met social media. Als dat overtuigend is dan volgt adaptatie daarna vanzelf.

Doe mij maar een offerte via Twitter, Hyves of Facebook.

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.