Managed hosting door True

Overheid print e-factuur en verwerkt handmatig

Dit artikel delen:

58 procent van de Nederlandse overheidsinstellingen behandelt elektronisch ontvangen inkoopfacturen op een ouderwetse manier: ze drukken de factuur af en verwerken hem handmatig. Vooral bij uitvoeringsinstanties, ministeries en kleine gemeenten gebeurt dit vaak. Bijna de helft van grote gemeenten verwerkt inkoopfacturen wel volledig papierloos en geautomatiseerd. Dat toont onderzoek van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

Het onderzoek, dat werd uitgevoerd door het bureau EIM, onderscheidt vier manieren waarop overheden met e-facturen omgaan. (1) De factuur wordt geprint en handmatig verwerkt, (2) de factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt, (3) de factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt en (4) de factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt.

Minder handmatig

In vergelijking met een eerdere onderzoeksmeting in juni 2008 worden elektronische facturen minder vaak handmatig verwerkt nadat ze zijn geprint. Gebeurde dat toen nog in 71,5 procent van de gevallen, in 2010 dus nog 58 procent. Tegenwoordig komt het vaker voor dat de e-facturen na het printen geautomatiseerd wordt verwerkt.

Slechts 17,6 procent van alle Nederlandse overheidsinstellingen verwerkt de ontvangen e-facturen geautomatiseerd en zonder ze te printen. Bij de ministeries ligt dat percentage op 25. Een ander kwart wordt niet geprint, maar wel handmatig verwerkt. De resterende helft wordt geprint en handmatig verwerkt.

Doelstelling

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de Nederlandse overheid er niet in is geslaagd om in 2010 10 procent van de inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Dat doel stelde het kabinet zich in 2009. Van de bijna 14,4 miljoen facturen, was in 2010 bijna 6 procent elektronisch. De ministeries scoren wel hoog: van de bijna 1,2 miljoen ontvangen facturen was 15,8 procent digitaal aangeleverd. Het zijn vooral lagere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die weinig facturen elektronisch ontvangen.

Begin januari 2011 meldde het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie dat alle 78 organisaties van de Rijksoverheid klaar zijn om facturen elektronisch te ontvangen. Het is de bedoeling dat vanaf 2018 ook lagere overheden, zoals provincies, waterschappen en gemeenten, elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Printen en handmatig verwerken?

Overheidstype

1

2

3

4

Gemeente < 20.000

71,1

16,8

2,7

9,4

Gemeente  20.000-100.000

41,9

34,3

0,0

23,8

Gemeente > 100.000

23,8

23,8

4,8

47,6

Provincie

11,1

66,7

11,1

11,1

Waterschap

17,4

60,9

0,0

21,7

Ministerie

50,0

0,0

25,0

25,0

Overige uitvoeringsorganisaties

68,8

13,0

2,6

15,6

Totaal

58,0

22,3

2,2

17,6

1: factuur wordt geprint en handmatig verwerkt
2: factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt
3: factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt
4: factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt

Bron: Eenmeting (Elektronische) Facturen Business-to-Government (B2G) (EIM december 2010)

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Scheelt ons in elk geval het printen, de envelop en de postzegel.

Het kan nog gekker. In sommige gemeenten worden e-mails eerst afgedrukt om vervolgens in het archiveringssysteem te worden ingescand.....
Over verspilling gesproken.

Commucatie/e-mail training is een must voor gemeenten en overheden.

Ik begrijp dat wel als je overheids-instanties hebt die nog geen computer hebben ! ;-) Daarnaast denk ik zo dat de andere collega (die van het papier) dan ook wat te doen moet hebben, die anders te weinig om handen heeft :-( !
Dan wil je denk ik niet weten hoe dat zal gaan bij overheids-instanties in minder ontwikkelde gebieden !

Nou, Onno, we wonen wel in NL en we leven in 2011. Er is echt geen gemeente meer zonder computers, denk alleen maar eens aan persoonsregistratie, GBA, paspoorten, rijbewijzen e.d.
Het is zelfs vaak zo dat de kleinere gemeentes hun ICT-zaken beter op orde hebben dan de grote gemeentes.
Ik heb zelf in een klein dorp gewoond die al in 1991 volledig geautomatiseerd werkten.

Overigens blijkt uit het overzicht dat het bij de helft van de ministeries nog helemaal via type 1 gaat: printen en handmatig verwerken, de andere helft is zo te zien nog in tweestrijd...

Zie je wel dat er nog veel te besparen is bij de overheid? Maar ja de kost gaat voor de baat uit en dat is momenteel natuurlijk ook een probleem.

Wij printen de facturen ook allemaal uit. Dat komt omdat het administratiekantoor eens per jaar alles gaat controleren en een balans uitdraait voor ons. Als we alle facturen elektronisch aanleveren kost dat controleren veel tijd en dus gaat de prijs van het administratiekantoor omhoog. Dus wij begrijpen het wel.

Kan iemand me vertellen waarom je een e-factuur afdrukt om 'm daarna elektronisch te verwerken?

Ik mis hier iets...

De voordelen van elektronische facturen worden bij de ontvangende partij pas behaald als alle processen waarin deze facturen een rol spelen gedigitaliseerd zijn. Dit betekent dat naast het boeken van de factuur ook het accorderen en archiveren gedigitaliseerd moet zijn. Zolang dat niet het geval is, zullen vele van de elektronische facturen geprint worden en vervolgens op dezelfde wijze als papieren facturen behandeld worden. In dat geval levert de elektronische factuur geen of nauwelijks voordeel. Door eerst het proces voor de papieren facturen te digitaliseren, middels het scannen, boeken en digitaal archiveren van de papieren facturen, creëert men één proces voor alle facturen en zal het voordeel wel behaald worden.

Aard van het beestje denk ik. Voor iedereen die hier iets post is digitaal werken normaal. Voor veel mensen echter niet. Dit staat nog los van de projecten die maar een deel van het proces automatiseren. Blijf je inderdaad met een hybride omgeving zitten die niet goed werkt. Ff doorpakken bij de overheid svp. Kunnen we afspreken dat over 3 jaar de cijfers per rij in omgekeerde volgorde staan?

P.S. Lezen jullie nog de gedrukte uitgaven van Computable?

In aanvulling op de reactie van Johan Blank.

Als een fractie van de facturen bij gemeente X elektronisch wordt aangeleverd dan is de belastingbetaler er waarschijnlijk niet bij gebaat dat nu op stel en sprong het totale factuurafhandelingsproces wordt gedigitaliseerd. Ik vind dan ook dat er door sommigen wel erg snel wordt geoordeeld.

En trouwens, heeft Bureau EIM eigenlijk onderzocht welk percentage van alle facturen elektronisch wordt aangeboden? Als dat percentage namelijk onder de 10% ligt wordt het voor de overheid wel erg lastig om 10 procent van de inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en verwerken.

Het zal prima uit te ;leggen zijn waarom het op deze manier wordt gedaan. De nuance moet inderdaad liggen op het feit of er een noodzaak is om alles digitaal af te handelen (reactie Bram lamens).
Ik ben van anture een automatiseerder, ik ben van mening dat er nog heel wat te automatiseren valt,gelukkig.

het controleren van electronische facturen zou juist minder tijd moeten kosten, ik denk dat het inrichten van een proces daaromheen dit probleem op zou lossen.

Conclusie:Er is werk te verrichten om (onnodig) printwerk te verminderen en het algehele proces te automatiseren.

Laten we eens wat dingen in context bekijken:

De afgelopen dagen waren er veel negatieve berichten over het feit dat B2G e-factureren project haar doelstelling van 10% in 2010 niet heeft gehaald. We lijken echter te vergeten dat de overheid het allereerst heeft aangedurfd zich als launching customer te profileren. Bovendien heeft ze zichzelf ook harde deadlines gesteld (10% in 2011, 80% in 2014 en 100% in 2017).

Dat de doelstelling van 10% eind 2010 niet gehaald is, heeft allerlei oorzaken. Als we wat meer afstand nemen, dan zien we dat het altijd wel even duurt voordat een segment binnen overheid in beweging komt. Dat was vroeger al zo en dat is nu niet anders. Daar komt nog bij dat de beweging moet worden gerealiseerd op alle vier lagen van de overheid (rijk, provincie, gemeente, instanties op afstand), bij de factuurverzenders en bij softwarepakketten. Dat is niet niks.

Wat als de overheid zich geen deadlines had gesteld? Was de berichtgeving dan ook zo negatief geweest? Waarschijnlijk niet. We moeten de overheid dan ook prijzen dat ze het heeft aangedurfd zich zo te positioneren (ook al heeft ze er zelf voor gekozen) en haar niet meteen afstraffen omdat de eerste kleine doelstelling niet meteen gehaald is. Laten we nu eens rustig wachten totdat de overheid op stoom komt en eind 2011(nieuwe 10%), 2014(80%) en 2017 (100%) nog eens meten.

Bovendien, de grootste voordelen voor e-factureren liggen vooral bij het bedrijfsleven. Wanneer gaat zij (VNO-NCW, MKB Nederland?) komen met een concreet plan om tenminste dezelfde prestaties te leveren in 2014(80%) en 2017 (100%)? En wat als die doelstellingen niet wordt gehaald? Kunnen we dan zelfreflectie van het bedrijfsleven verwachten? (NOTA BENE: Ik ben zelf ondernemer :-))

Zijn er dan geen kritiekpunten. Jawel, er zijn er genoeg (ook nadat het bedrijfsleven haar eigen paadje heeft schoongeveegd). Het bedrijfsleven kan de overheid bijvoorbeeld beter helpen bij het halen van haar toekomstige doelstellingen. Maar dan moet de overheid ook nog een stap maken. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er open source kits beschikbaar zijn (ook van het PDF UBL formulier) waarmee men aansluitingen op Digipoort kan realiseren. Daarnaast zou het aansluitproces wel eens wat eenvoudiger kunnen. Daarnaast: dwingen is leuk, steunen is nog leuker.

Conclusie. Het glas is meer dan halfvol. Het zou bovendien mooi zijn als het bedrijfsleven de handen ineens slaat om te proberen dezelfde doelstellingen te bereiken. Dan gaan we in 2014 en 2017 kijken wie er het beste heeft gescoord.

Deze bijdrage staat ook op: http://linkd.in/hYjeAt

@Paul Ja ik lees de papieren Computable omdat daar meer in staat dan dan op de website. Alleen is het jammer dat de columns op achter lopen.

@Friso. Je lost het voor het bedrijfsleven niet op met een PDF UBL document. Het is het bekende kip-en-ei probleem. Zolang niet alle overheidsinstanties op de Digipoort zijn aangesloten en je als bedrijf ook aan andere partijen factureert is het lastig om te bedenken in welke oplossing je moet investeren. Dus wachten de meesten. Er zijn daarentegen inmiddels voldoende oplossingen beschikbaar voor de ontvangende partijen om papieren facturen te digitaliseren en de eigen voordelen te pakken.
De grootste besparing ligt immers bij de ontvangende partij.Dus begin er gewoon mee en als je dan in 2017 terug kijkt zie je dat er heel wat besparingen zijn gerealiseerd bij de overheid. En elke nieuwe digitale factuur die door het bedrijfsleven wordt gestuurd levert nog een klein stukje extra besparing op.

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.