Managed hosting door True

Microsoft test werken zonder e-mail

 

Vrouw computer

Softwareleverancier Microsoft Nederland start een experiment met werken zonder e-mail. Verschillende Microsoft-medewerkers en externe geïnteresseerden, zoals partners en leveranciers, gaan gedurende een periode werken zonder e-mail. In plaats daarvan gebruiken zij externe sociale middelen als intranet, blogs en instant messaging. De testers onderzoeken hoe hun productiviteit wordt beïnvloed.

Wie er mee doen en hoe de test precies vorm zal krijgen, is nog niet bekend, zegt Microsoft-woordvoerder Julie de Widt. ‘We spelen nu al zes maanden met Yammer en gebruiken het voor het delen van bestanden en discussies. Maar ik merk dat ik nog steeds berichten verstuur via Twitter en we hebben natuurlijk Sharepoint. Het is goed de mogelijkheden van de eigen technologie aan den lijve te ondervinden.’

De eerste ervaringen met Yammer hebben al verbeterpunten opgeleverd, vertelt De Widt. Zo is het na het uploaden van een bestand in Yammer niet mogelijk nog wijzigingen aan te brengen. In plaats daarvan moet een tweede versie worden verstuurd.

Niet alle medewerkers zullen e-mail direct kunnen afzweren, beseft Microsoft. ‘Wie veel contact heeft met klanten zal ook bereikbaar moeten blijven via e-mail. Maar die medewerkers kunnen wij wel verplichten intern van andere communicatiemiddelen gebruik te maken.’

E-mail vormt een flinke belasting van medewerkers en draagt daardoor niet bij aan de productiviteit, weet De Widt uit eigen ervaring. ‘Ik werk vandaag een dagje thuis om 330 ongelezen e-mails weg te werken.’ Uit internationaal onderzoek door Microsoft blijkt dat het gebruik van sociale communicatiemiddelen medewerkers productiever maakt.

Sociale media

Daar waar veel Nederlandse organisaties het gebruik van social media op de werkvloer zien als afleiding, blijkt dat 46 procent van de werknemers wereldwijd van mening is dat de inzet van social media juist de productiviteit verhoogt. Nederland staat bekend als een land dat voorop loopt in de adoptie van nieuwe technologie, echter in een onderzoek door Microsoft in 32 landen blijkt dat het gebruik van sociale hulpmiddelen op de werkvloer in Nederland achter blijft.

In Nederland zijn werknemers nog niet voortvarend in de keuze van social tools op de werkvloer. Negen van de tien ondervraagden gebruikt voornamelijk e-mail in de samenwerking met collega’s. Slechts iets meer dan een kwart van de respondenten gebruikt externe social media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook voor werkgerelateerde activiteiten. Een kleine 18 procent maakt in Nederland gebruik van interne social media, zoals Yammer. Dit in tegenstelling tot Amerikanen, waar bijna de helft van de ondervraagde werkgevers zegt ook het gebruik van instant messaging te stimuleren.

Productiviteitsverlies

De belangrijkste reden waarom er in Nederland nog maar weinig gebruik wordt gemaakt van tools zoals interne instant messaging of social media-kanalen, is dat het management vreest voor productiviteitsverlies. Toch staat meer dan de helft van de ondervraagden (61 procent) open voor technologische ontwikkelingen voor het verhogen van de productiviteit.

Het wereldwijde onderzoek is uitgevoerd door Altimeter Group onder 9908 respondenten in 32 landen, van wie 4787 ondervraagden in Europa. Het onderzoek maakt een onderscheid tussen mail, team sites, intranet, videoconferencen, interne (Yammer) en externe sociale netwerken (Twitter, Facebook en LinkedIn).

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4746191). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Ik ben zeer geinteresseerd in deze test en de uitkomsten. Simpelweg, tools zoals Yammer en anderen, zullen tzt het emailverkeer deels gaan overnemen. Echter, hoe dit precies gaat werken zou ik graag willen zien, ervaren.

Ik denk dat de potentie enorm is. Ik weet dat ATOS ook met iets dergelijks serieus bezig. HJebben hier deidcated mensen opgezet. De mailflow moet aangepast worden anders stikken we straks in de mail.

Ook de vraag hoe in de toekomst deze twee met elkaar gekoppeld worden lijkt me een interessante.

Ik denk dat 90% van het zakelijke email-verkeer kan verdwijen als we de CC-knop zouden verwijderen. En je in het Aan: veld alleen mensen mag noemen waar je daadwerkelijk antwoord van verwacht.
Je belt toch ook niet iemand op met een meelopend 'bandje' die je vervolgens in iemands voicemail stopt? Natuurlijk heeft elk medium zijn eigen dingen, dus helemaal gaat het niet op.
Wij gebruiken Yammer nu een paar jaar. En zo als met alles heb je mensen die het een aanwinst vinden, anderen die het negeren en weer anderen die groepen creëren waar verder niemand meer naar kijkt.
Voor mij is Yammer succesvol omdat ik vragen kan stellen aan mensen die ik (nog) niet ken en dat mensen zich vrij mogen voelen wel of niet te antwoorden. Een enkele keer ontstaat discussie en daar leer ik van (en anderen hoop ik ook).
En het grappige is dat je soms nieuwe collega's tegenkomt die zeggen dat ze je al kennen van Yammer.

Het zoveel mogelijk vervangen van e-mail door collaboration tools lijkt me een goede stap naar een efficiënte organisatie. De gebruiker vind hierdoor de informatie in de juiste samenhang en is niet meer bezig met het verwerken van losse updates. Dat leidt tot minder stress en meer plezier voor alle betrokkenen.

Het uitfaseren van e-mail lijkt me echter een stap te ver. Email heeft namelijk een belangrijk voordeel ten opzichte van al die slimme media: het is universeel toepasbaar. Vergelijk het met sms. Iedereen met een gsm-nummer kan dat ontvangen.

Er is dus behoeft aan een Exchange-protocol. Want alle media kunnen wel sturen naar uw email adres maar helaas niet vice versa! Veel crm-oplossingen kunnen al de e-mail client van de gebruiker vervangen en helpen hem met sorteren/opvolgen.

De vragen die wat mij betreft aan de orde zijn:
- hoe ga ik social media integreren in mijn werkomgeving?
- wat zet ik op mijn visitekaartje?

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is deze: Welk probleem proberen we nu op te lossen?

Het een voor het ander proberen te vervangen lijkt mij hooguit een leuk experiment die wellicht wat inzichten bied, maar meer niet.

In een project label ik de o.a. mails met het project en verrijk ik ze met dingen als 'belangrijk', 'inzicht', 'beslissing', et cetera. In drie maanden tijd had 1 project 1800 mails opgeleverd. De kennis die ik daar nog uit kan halen kan alleen omdat ik zelf weet welke trefwoorden ik moet zoeken. Iemand anders kan echt van die 1800 mails geen soep koken achteraf. Dus als je intensief contact via Yammer doet geeft dat nog steeds dezelfde problemen als met intensief e-mailen.

Als we echt iets willen doen moeten we fundamenteler kijken en iets met intelligentie of beleid doen.

Het geforceerd proberen af te schaffen is zoals gezegd een leuk experiment, maar daar blijft het bij.

E-mail heeft een bepaalde functionaliteit en vervangt briefpapier, notities en korte berichten, on2one of one2more or many.

In de loop van de jaren is email verwoorden tot de brievenbus, veel informatie die niet of nauwelijks interessant is. Het verhaal heeft get. Over 330 email verwerken. Hoeveel zijn er daadwerkelijke interessant? Bij 20 procent zit je op 66 en dat is veel. Ik schat in dat twintig tot dertig mails interessant zijn en de rest nice to have. Misschien moeten mensen eerst een cursus email krijgen, hoe filter ik de cc eruit en de bevestigingen, de informatie brieven en reclame en zorg ik ervoor dat mail zichzelf in prioriteit aandient.

Stoere praat bij de koffie automaat, ik heb nog 330 mailtjes staan....moet worden ontmoedigd. Email wordt vaak gezien als werkverschaffing, ook door de medewerker zelf...daar zou iets aan gedaan moeten worden en terug naar de basis met email gebruik, helemaal vanaf ga je niet komen en verplaatsen naar social media lijkt mij eerder een probleem erbij dan eraf.

In aanvulling op Willem Oorschot: e-mail is verworden tot discussieplatform, one-to-many informatiekanaal, projectomgeving, document archief, versiebeheeromgeving voor documenten, etc. Allemaal zaken waarvoor het uitermate ongeschikt is. Het is erg populair en daarmee de eerste keus voor veel mensen in hun communicatie, maar dat betekent niet dat het voor elke communicatievorm het beste middel is. (Usenet als discussieplatform is zelfs al beter, maar in bedrijfsleven niet in gebruik). Nieuwe social media bieden nieuwe mogelijkheden voor samenwerking en informatieuitwisseling.

Ik heb helemaal geen probleem met mijn e-mail. Blijkbaar ben ik niet zo belangrijk... Maar ik schrijf mij ook niet blind in op allerlei reclamemail.

Ik heb persoonlijk vrijwel nooit meer dan tien ongelezen mailtjes. Ben inderdaad wel selectief met waar ik me voor inschrijf en ik gebruik de regeltjes van Outlook om automatisch op te schonen en in te delen. Daarnaast maken we bij Atos inderdaad gebruik van andere tools om e-mail te vervangen. Een ESN (Enterprise Social Network) kan hier bij helpen. Wij gebruiken onze eigen BlueKiwi applicatie hiervoor (http://www.bluekiwi-software.com). SharePoint kent sinds 2013 ook goede features om hiermee te helpen. Het is overigens nooit dè oplossing denk ik, zal altijd een combinatie van technieken blijven.

Mensen die geinteresseerd zijn kunnen uiteraard altijd contact opnemen :)

Dank jullie allemaal voor jullie goede en zinvolle reacties. Het wordt een experiment, niet meer en niet minder. Waarbij we vooral stil gaan staan bij persoonlijke voorkeuren en gedeelde lessen. Wanneer gebruik je voor welke boodschap, welk kanaal? Spreekt voor zich dat we graag met jullie de dialoog aangaan. Ik laat jullie nog even weten welke hashtag. Ondertussen @juliedewidt voor vragen en opmerkingen.

Voor wat achtergrondinformatie en eerdere ervaringen over het vervangen van mail door social media heeft Luis Suarez een interessante visie. Onder de naam "Living out of the inbox" vertelt hij zijn verhaal en ervaringen: http://www.outsidetheinbox.eu/en/

Ik ben het met Henri eens, welk probleem wordt er nu opgelost? En is de oplossing dan beter? Naar mijn idee wordt hier het probleem van niet kunnen omgaan met mail opgelost door een andere oplossing die net zo slecht gebruikt gaat worden.

Ik krijg dagelijks veel mail maar ik heb een goed filter op de mailbox zitten. Alles wordt dan wel ergens opgeslagen en ik kan het lezen wanneer het uitkomt. Bovendien heb ik dan een centraal archief. Effectief heb ik in de loop van de dag maar een klein aantal mails in de inbox, allemaal dingen waar ik daadwerkelijk iets mee moet doen. Efficienter kan niet, ik hoef maar 1 plek in de gaten te houden. Zonder dat ik eerst nog door een hoop overbodig ballast heen moet worstelen.

Zero-email zal nooit voorkomen. Dus elke applicatie die hiervoor wordt bedacht komt niet in plaats van mail maar ernaast. Gevolg: meerdere plekken om te controleren (Mail, bluekiwi, sharepoint etc) en een gefragmenteerd archief.

Als auteur van het boek 'Grip op je e-mail = grip op je werk' plaats ik graag een reactie.

Ik vraag me aldoor af of de genoemde alternatieven (Yammer, Lync, Twitter, e.d.) niet meer berichtenverkeer genereren. Mogelijk neemt de hoeveelheid e-mail af, maar de hoeveelheid berichten allerminst! Er wordt alleen van je verwacht meerdere systemen te gebruiken en bij te houden, dat is op den duur ook niet meer te doen.

In veel ondernemingen zie ik een zeer groot gebrek aan e-mailvaardigheden en veel onduidelijkheid over interne communicatieregels. Begin met afspraken maken over hoe je intern met elkaar wilt communiceren. Hoe ga je om met CC's, spoedzaken, discussies, enz? Dat voorkomt al veel e-mails en veel ergernissen! Vervolgens efficiënt met je e-mail leren werken en die 330 berichten zijn zo weg!

Zouden we ook weer met elkaar gaan bellen?
Wij werken bij Vicus op kantoor al jaren heel veel met chat en communicatie via ons interne ticketsysteem en crm-sycteem.
Dat scheelt al heel veel interne e-mails op en neer en zeker heel veel cc-tjes. Zeker ook de externe communicatie via de tickets en klantportaal scheelt veel e-mail. Voordeel is dat alle communicatie in dergelijke systemen ook meteen chronologisch te volgen is. En je kunt je beperken tot de feiten. Alle chit-chat uit de e-mails is niet meer zo van belang. Als je dan even met elkaar belt kun je juist daaraan de aandacht besteden. De feiten weet je immers al van elkaar.
Ook op lange termijn heb je dan alles lekker bij elkaar en je dossier dus op orde. Ook als specifieke medewerkers uit dienst zijn of toevallig hun mail hadden opgeschoond.

Ik ben zeer geïnteressseerd in deze werkwijze. Ben zelf bezig met dit onderzoek en uitwerking hiervan. Graag wordt ik op de hoogte gehouden. Zeer interessante benadering.

Het is een hele reis en het implementeren van een tool leidt nooit tot het gewenste resultaat.
Zorg goed dat je een changen management process hebt en na denkt over gedragsverandering want daar gaat het over.
Binnen Atos doen we het ook als een olievlek principe. hebben Bluekiwi als Enterprise Social Netwerk, hebben Microsoft Lync met Enterprise Voice voor alle medewerkers en enablen team voor team als zero email compliant.
http://www.computable.nl/artikel/nieuws/softwarebeheer/4613430/4480179/afschaffen-van-email-door-atos-wint-prijs.html
Atos is hier trend setter en op 7-12-2012 heeft hier al een artikel op Computable gestaan.
Hier vind je de details over Zero email
http://atos.net/en-us/home/we-are/zero-email.html en een blog http://blog.atos.net/blog/category/themes/zero-email/

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×