Managed hosting door True

Verrekte aanbestedingen

 

Computable Expert

Ron van Wieringen B ICT
Manager Consultancy, GX Software. Expert van Computable voor de topics Management, Datamanagement en Development.

Ik was op bezoek bij een van mijn opdrachtgevers. Laten we hem Pieter noemen, hoofd inkoop van een overheidsinstantie. Pieter reikte me een bekertje automatenkoffie aan. Door de hitte van de koffie smolt het flinterdunne plastic bekertje in mijn hand. Het klapte dubbel en de kokend hete vloeistof gutste over mijn hand en kleding. Ik schrok. Pieter ook. ‘Die verdomde aanbestedingen ook altijd!’, riep hij. Deze reactie vroeg natuurlijk om een toelichting.

‘Zoals je weet, moeten wij als overheidsinstantie vrijwel alles inkopen aan de hand van de aanbestedingsregels’, begon hij, terwijl ik mijn hand onder de koude kraan hield en me afvroeg wat aanbestedingen te maken hebben met mijn brandwonden.

‘Een poosje geleden moesten we verplicht op zoek naar een nieuwe koffieleverancier’, zei Pieter. ‘Omdat we hier nogal veel koffie consumeren, zou het een duur contract worden en dus moesten we aanbesteden. Criteria voor de machines en de koffie zelf kregen we nog wel geformuleerd, maar het omschrijven van de gewenste kwaliteit van de bekertjes vonden we lastig. Toen hebben we uiteindelijk maar voor de goedkoopste bekertjes gekozen. Bij aanbestedingen kun je eigenlijk nauwelijks iets anders doen dan de goedkoopste kiezen die aan al jouw eisen voldoet. Zodoende komt een goede selectie neer op de kunst van het formuleren van de eisen. En dat is verrekte moeilijk, dat kan ik je wel vertellen. Maar goed, deze bekertjes zijn 30 procent goedkoper dan de vorige, dus ik kreeg een groot compliment van mijn baas.’

‘Dan heb je het toch prima gedaan?’, zei ik.

‘Niet dus’, ging Pieter verder. ‘De bekertjes zijn niet goed genoeg, omdat het me niet lukte om de eisen heel precies op te schrijven. Je kunt deze bekertjes alleen gebruiken wanneer je er twee of drie in elkaar doet, anders klappen ze dubbel. Zodoende is jouw pijnlijke hand dus ook de schuld van Brussel.’

Terwijl ik uitrekende dat ze dus niet goedkoper, maar juist duurder uit waren, beschreef Pieter de moeite die hij op dit moment had om de kwaliteit van de nieuw in te kopen hb-potloden zodanig te omschrijven dat ze niet alleen maar het goedkoopste potlood geleverd kregen, maar ook nog een fatsoenlijke. Liefst eentje waar je écht mee kon schrijven, waarvan de punt niet doorlopend afbrak en graag groter dan de gratis potloodjes bij woonwinkels. Ze wilden bruikbare potloden, geen aanbestedingenpotloden. Want ze hadden inmiddels hun lesje wel geleerd met dat verrekte aanbestedingenbekertje.

Dit artikel is ook verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 3, maart 2016.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5700521). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Dit heeft niks met aanbesteden of niet aanbesteden te maken, maar met het juist formuleren van je programma van eisen. Ook al had deze overheid de opdracht onderhands gegund, de kans op te slappe plastic bekertjes was ook evenzo aanwezig geweest. En ook nu nog kan de opdrachtgever naar de oipdrachtnemer terug, omdat het geleverde niet voldoet aan de te verwachten gebruiksomgeving, zijnde het omsluiten van hete koffie zonder dat het product (beker) daarvan nadelige vervorming door ondervindt.

Helemaal met Erwin eens. Het feit dat de implementatie nog wel eens de wensen overlaat (zo ken ik ook genoeg gevallen waarbij de vorige leverancier de aanbesteder helpt om een omschrijving te verzinnen zodanig dat er geen andere winnaar kan zijn dan de bestaande leverancier). Daarnaast wordt er soms een aanbesteding van een x bedrag gesplits in x/2 en de helft aanbesteedt en de overige kosten worden later als operationele kosten, via aanvullende diensten alsnog overgemaakt aan de leverancier, met voorbedachte rade. Dus als aanbestedingsregels in de praktijk niet goed werken komt dat wat mij betreft omdat ze niet streng genoeg zijn. Net als verkeersregels werkt het alleen als je ook regelmatig wordt gecontroleerd, gepakt en hard wordt gestraft. Ik ben dus voorstander van een nieuwe wet die bij aanbestedingen van een x bedrag, vooraf de aanbestedingsomschrijvingen, tijdens en na het proces onderwerpt aan een audit. De kosten van zo'n audit, waarbij 2 verschillende onhafhankelijke partijen betrokken moeten zijn, liefst aangeleverd door een concurrerende leverancier die aanbesteding niet heeft gewonnen, zullen DUBBEL EN DIK worden terugverdiend doordat het gesjoemel waarvan ik ben overtuigd dat dit op grote schaal gebeurt, minder kans wordt gegeven. Uit protest neem ik minder vaak de trein.

Deel wat mokken uit en plaats ergens een gootsteentje.
In die goedkope smeltende plastic bekertjes zou wel eens bisphenol A (BPA) kunnen zitten.

Vraag gewoon bij alle partijen de offerte met specificaties op. Daarna pak je de beste specificatie waaraan het product zou moeten voldoen en stuur je een kopie op eigen papier (alsof je het zelf hebt bedacht) naar degene die het laagst heeft ingeschreven en vraag je of hun product daaraan voldoet. Als ze daar ontkennend op antwoorden, dan kan je vragen "en waarom niet?" Maar je kan voor een aanbesteding ook een ter zake deskundig bureau inhuren natuurlijk. En stuur intern een vragenlijst of er nog suggesties zijn over (zoals in dit geval) de bekertjes. Betrek de mensen er bij dat is zo makkelijk via internet, het mes snijd dan min of meer kosteloos aan 2 kanten. Via Google drive https://docs.google.com/spreadsheets/ heb je in 10 minuten zo'n enquête formulier gemaakt.

Aanbesteding an sich is niet het probleem. Een focus alleen op kosten (euro) wel. Helaas is dat de overheersende regel van dit moment terwijl er heel veel andere criteria ook een rol zouden moeten spelen. Zoals ethiek, politiek, sociaal, economie, visie, geluk en welzijn, etc.

Dat aanbestedingseisen schrijven lastig is is nog geen reden om te stoppen met aanbesteden; wie zegt dat je zonder aanbesteding wel ene goed product geleverd krijgt?

Misschien wel een goed idee als overheden hun aanbestedingsdocumenten met elkaar gaan delen, ook internationaal. Zo copy/paste je de volgende keer snel een compleet pakket van eisen bij elkaar, inclusief allerlei zaken waar je anders niet aan gedacht zou hebben, zoals niet giftigheid, afbreekbaarheid, hittebestendigheid, leuk motiefje, ribbeltjes voor de stevigheid en je vingers niet branden, enzovoorts, plus alle tests waaraan het product moet voldoen. Zo ontstaat vanzelf een goede en complete standaard. Weten alle fabrikanten tenminste waar ze aan moeten voldoen en kan iedereen veilig kiezen voor de goedkoopste aanbieder.

"Zodoende komt een goede selectie neer op de kunst van het formuleren van de eisen. "

Juist, zo gaat dat bij aanbestedingen. Iets mis mee ?
Je kunt de leverancier vast aanklagen. Volgens het artikel lijkt het product ondeugdelijk en zelfs gevaarlijk. Dat ziet iedereen en de rechter dus ook.

@Dino: hangt er vanaf of het beoogde gebruik goed beschreven is. Betreffende bekertjes voldoen waarschijnlijk prima voor ranja op een kinderfeestje. Niets ondeugdelijks aan in dat geval.

Als aanbestedende dienst geen verstand heeft van de materie dan adviseer ik functioneel- in plaats van technisch te specificeren. Hierbij wordt een sterk beroep gedaan op de kennis en kunde van de markt. Zij weten bij uitstek een kwalitatief goed product/dienst te leveren. Ook krijg ik sterk de indruk dat de prijs het belangrijkste is bij de aanbesteding van de koffieautomaten en dan krijg je dit soort "goedkoop is duurkoop" voorbeelden. Wat dat betreft zou Pieter hand in eigen boezem kunnen steken. Ik adviseer EMVI toe te passen en het gewicht meer te leggen bij het aspect kwaliteit in plaats van prijs.

in het artikel lees ik de hele tijd over koffie, brandwonden en aanbestedingen. Valt ook niet mee voor hoofd inkoop bij overheidsinstantie. Die beslissingen..
De aanbestedingeis is waarschijnlijk iets met "je moet er koffie mee kunnen drinken". Zou de leverancier zich gedekt hebben met "let op : u bent zelf verantwoordelijk als u met deze veel te dunne koffiebekers uw fikken verbrandt" ?

Als het met die bekers al niet lukt, wat zullen ze over ons, de burgers, allemaal beslissen ?

Dom geboren, suf gewiegd en nooit iets bijgeleerd?

Plastic bekertjes zijn een 'disposal' en heel makkelijk vervangbaar, de inkoper die klaagt over het proces na het (zoveelste?) incident maar niets doet om herhaling te voorkomen geeft aan waar het probleem zit, de schrijfkosten van een potlood zitten nu eenmaal niet in de aanschaf.

Aanbestedingen zijn - met name bij de overheid - gewoon een baantjesmachine als we kijken naar hiërarchische acquisitiekosten in het spel. Multatuli kan rekenen tot hij een ons weegt maar dat is ook geen zuivere koffie als de helft van de kosten buiten de boekhouding gehouden wordt.

Dat 'requiremensen' vaak moeite hebben met de eisen en wensen aangaande het gebruik komt doordat ze geconditioneerd zijn op het proces van verwerving wat uiteindelijk tot 'olifantenpaadje' leidt in de vorm van een stevige herbruikbare mok. Grote kans dat deze in volgende copy/paste EMVI aanbesteding vergeten wordt;-)

Helaas ontgaat de essentie van de column een aantal reageerders hier. De bekertjes zijn slechts een metafoor voor het fenomeen aanbestedingen dat een vrije keuze van producten bemoeilijkt. Vandaar ook zijn verwijzing naar de HB-potloden - ook zo'n triviaal artikel dat je normaliter gewoon tussen neus en lippen door bestelt. Door de aanbesteding ben je gehouden in te gaan op een aanbieding die je bij een gewone 'open' aanbieding nooit genomen had...

Praktijktip: doe altijd een Proof of Concept, dan weet je of je bekertje smelt, je potlood afbreekt, je software vastloopt, je koppelingen niet werken, de performance van je systeem lousy is, de beloofde functionaliteit in allerlei slimme opties zit die apart worden afgerekend, enz. Het blijft het oude liedje: opdrachtgever en opdrachtnemer moeten hun zaakjes goed voorbereiden en uitproberen. Daarom: aanbesteden is zo gek nog niet, maar het vraagt een goede voorbereiding en uitvoering.

De bekers en potloden zijn daadwerkelijk gekocht. Ze kozen uiteindelijk voor het goedkoopste bekertje en hoofd inkoop Pietertje kreeg een compliment van zijn baas. Nu bestuderen ze het potlood vraagstuk.

Das geen metafoor. Was het maar zo. Helaas is het gewoon het goedkoop-duurkoop concept niet begrijpen. Zou het dan betekenen dat ze echt nog te stom zijn om een bekertje te kunnen bestellen zonder loterijaanbesteding ? Bingo !
;-)

nog eens nachtje over geslapen. MIsschien heeft Tuijnman gewoon gelijk en is het hele artikel om de metafoor heen bedacht. Knap geschreven dat het niet helemaal duidelijk welk deel van het verhaal verzonnen is. Het woord aanbestedingspotloden als nieuwe spreekwoordelijke paarse krokodil, maar dan voor aanbestedingen.

Ambtenaren hebben de plicht tegen de maatschappelijk verantwoorde laagste prijs te werken. Dit verhaal is maatschappelijk onverantwoord. Voor hetzelfde geld zit en directeur eigenaar met een verbrande hand een paar weken thuis!

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×