Managed hosting door True

Software roert in subsidiebrij

Overheden herpakken grip door aanpasbaar subsidiesysteem

 

Gemeenten en provincies hebben nauwelijks overzicht over de meer dan 1500 subsidieaanvragen per jaar die ze gemiddeld verwerken. Adviesbureau H&P en TU Delft bouwen aan een softwarepakket dat orde aanbrengt in de chaos. De modulaire opzet en het gebruik van webservices zorgt voor een beter beheer.

Middelgrote gemeenten verwerken tussen de 1500 en 2000 subsidieaanvragen per jaar. Grote gemeenten kennen zelfs rond de 100 subsidieregelingen waarvoor ongeveer 5000 aanvragen per jaar worden ingediend. Zo keert de gemeente Amsterdam jaarlijks meer dan een kwart miljoen euro uit aan subsidies. Ondanks dat het om grote bedragen gaat, hebben de meeste gemeenten nauwelijks overzicht over de subsidieregelingen. Vaak worden aanvragen door afdeling die over de regeling gaat op eigen wijze afgehandeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat het aantal verstrekte subsidies het maximale budget overstijgt.

Om het beheer van de subsidieaanvragen in de hand te houden en te voorkomen dat het budget wordt overschreden, ontwikkelt H&P Management Consultancy het softwarepakket SubsidieSoft. Frits Herkemij, directeur van H&P, vertelt dat het systeem het gemakkelijk maakt inzicht te krijgen in de besteding van het geld. Zo wordt bijgehouden hoeveel subsidies al zijn verleend en hoeveel verzoeken zijn ingediend maar nog niet gehonoreerd.

Daarnaast ondersteunt het softwarepakket het behandelen van de subsidieaanvragen. Herkemij: "Het is de bedoeling dat wanneer een onderdeel in het proces is afgerond het systeem signalen geeft om de volgende stap in gang te zetten." Hierdoor is het volgens hem ook eenvoudig om op te sporen waar de knelpunten zitten: "Het systeem signaleert waar in het proces een aanvraag blijft steken."

Modulaire opzet

Herkemij vertelt dat de software zodanig is ontworpen dat het kan worden gebruikt voor bijna alle subsidieprocessen in een organisatie. Volgens hem kan dit flinke verbeteringen opleveren: "Ik heb gezien dat in één gemeente 22 afdelingen allemaal op hun eigen manier subsidies verstrekken. In zulke organisaties bestaat vaak een veelvoud van systemen die niet met elkaar communiceren."

H&P kiest daarom voor een ontwerp waarbij het proces is opgedeeld in bouwblokken die onderdeel uitmaken van bijna elk subsidieverleningsproces. "De subsidieaanvraag wordt onderverdeeld in containers met algemene diensten. Op deze manier is het mogelijk om op uniforme wijze subsidieprocessen in te richten," aldus Herkemij.

De modulaire architectuur is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit Delft. De universiteit doet onderzoek op het gebied van procesinrichting in modules. Marijn Janssen, universitair hoofddocent aan de TU Delft, beschrijft wat de voordelen zijn van een dergelijk ontwerp: "Als je een subsidieproces modulair bouwt, kan je de bouwblokken hergebruiken. Nu wordt keer op keer het wiel opnieuw uitgevonden en complexe software geschreven, met alle risico's vandien."

Janssen vertelt dat de architectuur is opgesteld op basis van een onderzoek bij vier overheidsorganisaties: twee gemeenten en twee provincies: "Uit de vier casussen blijkt dat 75 procent van het proces om een subsidie te verwerken overeenkomt." Herkemij legt uit hoe dit komt: "Alle subsidieprocessen hebben bepaalde bouwblokken, zoals aanvraag-, verlening- en betalingsmodules, nodig." Voor de software zijn dan ook vijf modules ontwikkeld die in alle subsidieprocessen terugkomen (zie kader).

Kern van het systeem is een bibliotheek van webdiensten op basis van Oracle Business Process Execution Language (BPEL, zie kader). Bij elke nieuwe subsidieaanvraag worden de webservices aangeroepen die nodig zijn binnen het specifieke proces. Volgens Herkemij is het grote voordeel van de keuze voor deze opzet dat de software gemakkelijk aan te passen is wanneer het proces wijzigt of wanneer regels veranderen. "Overheden zijn in beweging. Onderdelen worden geclusterd of uit elkaar getrokken. Het systeem moet zodanig flexibel zijn dat het opsplitsen en concentreren van bedrijfsonderdelen wordt ondersteund."

Toch programmeren

De keuze voor webdiensten maakt het tevens mogelijk het systeem via XML of standaardinterfaces aan te laten sluiten op bestaande systemen in de organisatie. Herkemij: "De koppeling tussen de verschillende systemen is belangrijk. De verschillende fases van de subsidieaanvraag moeten aansluiten bij de softwarepakketten van bijvoorbeeld de financiële administratie." Toch ziet Janssen hier ook een risico: "Het is mogelijk om bij bestaande applicaties aan te sluiten, maar dat levert wel het gevaar op dat je toch moet programmeren, in plaats van het configureren van bouwblokken. Dit reduceert de toekomstvastheid."

Herkemij verwacht dat de ontwikkeling enkele tonnen zal kosten. Van SenterNovem is subsidie ontvangen voor 50.000 euro voor de ontwikkeling van een prototype. Dit prototype zal worden getest in een pilot waar drie gemeenten van verschillende grootte aan deelnemen. De eerste resultaten worden over drie maanden verwacht. Hoewel de software in eerste instantie bedoeld is voor gemeenten en provincies, meent Herkemij dat het systeem ook geschikt is voor andere overheidsinstanties: "In principe kunnen alle subsidieaanvragen worden beheerd met de software."

Janssen verwacht nog steeds problemen bij het invoeren van de software. "Van veel organisaties en afdelingen is het proces van subsidieaanvraag deels uniek. Dit betekent dat de processen gestandaardiseerd moeten worden, of dat de software aangepast moet worden." Hierdoor vreest hij dat programmeren nooit helemaal uitgesloten kan worden, ondanks dat de modulaire opbouw als doel heeft dat te voorkomen. Herkemij meent dat in werkelijkheid de verschillen helemaal niet zo groot zijn: "In de basis zijn al die processen hetzelfde."

Modules subsidieaanvraag- en verleningsproces

Volgens TNO kan 75 procent van het proces van het beheer van subsidieaanvragen en -verleningen worden ondergebracht in vijf algemene modules:
1. Procesmodule voor de communicatie tussen de modules;
2. Verleningsmodule die de afhandeling van de subsidie verzorgt en controleert of er nog voldoende budget is om de subsidie te verlenen;
3. Bevoorschottingsmodule voor het verstrekken van een voorschot;
4. Afrekeningsmodule die de subsidies betaalt;
5. Subsidiecatalogus die functioneert als centraal registratiepunt van subsidies en waarin ook het subsidieplafond wordt bijgehouden.

BPEL

De volledige naam van de programmeertaal is Web Services Business Process Execution Language. BPEL wordt dan ook gebruikt om webdiensten te specificeren en ontsluiten zodat de losse componenten gezamenlijk een proces vormen. Naar verwachting groeit BPEL uit tot een hoeksteen van procesintegratie op basis van webdiensten.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2553368). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Een goed idee heb je zelden alleen. Alle lof voor het initiatief van Adviesbureau H en P en TU Delft, maar het wiel is al uitgevonden als het gaat om een informatiesysteem voor het beheren van subsidieaanvragen. Sedert 1995 levert SAP het product Grantor Management, oftewel SAP Subsidie Management, een klantgerichte software oplossing, die de gehele levenscyclus van subsidies ondersteunt. Die loopt van het defini?ren van de programma's (het doel dat wordt gediend met het betalen van de subsidies), tot aan het in staat stellen van organisaties/burgers/bedrijfsleven (al dan niet via internet) om een aanvraag in te dienen. Voorts is voorzien in de behandeling van die aanvraag met het goedkeuringsproces via diverse managementlagen. Uiteindelijk worden de subsidievariabelen vastgelegd en volgt een soort overeenkomst, waarin staat wat de rechten en plichten zijn van beide zijden. Rapportage over de voortgang van de programma's en individuele subsidies (-aanvragen) maakt de functionaliteit compleet.
Het pakket ondersteunt alle administratieve processen rond de verstrekking van subsidies, die kunnen zijn gebaseerd op verschillende verordeningen. Zo zijn er subsidies op basis van enerzijds (deel)verordeningen en anderzijds begrotingsposten. Binnen deze twee hoofdprocessen kan de goedkeuring en feitelijke subsidiering plaatsvinden vanuit de tekortsubsidies of budgetsubsidies. De software zorgt voor eenduidige werkprocessen bij elk onderdeel van een organisatie. Door het scheiden van proces en regelgeving, laat de afhandeling zich flexibel inrichten. De functionaliteit binnen het pakket is volledig ge?ntegreerd en de indeling naar modules blijft beperkt tot het subsidieproces, het CRM deel en de afhandeling van de betaling. Indien noodzakelijk is ook externe software aan het pakket toe te voegen. Alle moderne interactiemiddelen tussen overheidsinstanties en burgers worden binnen de SAP-oplossing ondersteund, zoals webformulieren en interactieve formulieren via Internet. Voorts ondersteunt de SAP oplossing ook beroep- en bezwaarregelingen. Tevens is voorzien in een verantwoording en koppeling tussen verkregen subsidies en maatschappelijke resultaten naar meerdere bronnen (VNG, ministeries, EU) en de door de organisatie verstrekte subsidies. Circa 200 gemeenten maken gebruik van SAP-software voor hun gemeentelijke administratie. Met een geringe aanvulling zijn zij geholpen in het beheren van subsidieaanvragen.

Ronald Juffermans
Industry Principal
SAP Nederland

H&P is in mijn ogen geen zuivere koffie. Ik heb 1 jaar gewerkt voor dit bedrijf (ik heb een schoonmaakbedrijf) en wacht nog steeds op mijn geld. Een deurwaarder inschakelen kost mij eerst geld en dan moet ik nog zien of ik mijn geld ga krijgen want ondertussen kunnen ze wel failliet gaan.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×