Managed hosting door True

Draadloos mobiele kantoor werkelijkheid

Flexibele werkplekken door koppeling bedrijfsnetwerk met umts/gprs-netwerk

 

Het mobiele kantoor, met flexibele werkplekken en zonder vaste aansluitingen voor telefoons en pc's is nog maar mondjesmaat in praktijk gebracht. Veel organisaties vrezen de nieuwe werkwijze en kosten die dit met zich mee zou brengen. Mobiele operator Vodafone heeft de verhuizing naar een nieuw kantoor aangegrepen om te bewijzen dat een mobiel kantoor haalbaar is tegen minimale kosten.

  
Door een combinatie en spreiding van 11 en 54 Mbps basisstations van Cisco kunnen binnen het mobiele kantoor zowel de printers (11 Mbps), notebooks en ip-telefoons (beiden 54 Mbps) draadloos worden gebruikt.
In april 2003 verhuisden ongeveer 350 medewerkers van Vodafone in Den Bosch naar een nieuw hoofdkantoor in Maastricht. Deze gelegenheid greep de aanbieder van mobiele telefonie aan om de eigen technologie in praktijk te brengen en besloot de volledige communicatie-infrastructuur van het nieuwe kantoor in Maastricht draadloos te maken. Medewerkers hebben hierdoor in het nieuwe kantoor, onderweg, bij klanten én thuis toegang tot het bedrijfsnetwerk via hun notebooks. Om deze mobiele oplossing in korte tijd te realiseren - binnen drieëneenhalve maand moest alles werkend opgeleverd worden - werkte Vodafone nauw samen met HP, Cisco en Getronics.

Complexiteit

Vodafone is de afgelopen jaren uitgegroeid van een startende organisatie tot een internationale onderneming. Jeroen Hoencamp, verkoopdirecteur bij Vodafone: "Net zoals bij andere organisaties was er steeds nieuwe technologie toegevoegd aan de bestaande. We werkten en communiceerden dus met vaste telefoons, mobiele telefoons, desktops, notebooks, faxen en pda's. Deze grote variëteit aan telefoons, besturingssystemen, docking stations en werkplekken op kantoor en thuis leidde ertoe dat onze ict- en facility-afdelingen hun handen vol hadden aan het beheer. Toen besloten werd om onze marketing en verkoop afdeling te verhuizen naar Maastricht, hebben we voorgesteld om onze eigen technologie (het umts/gprs-netwerk) en die van partners (het draadloze bedrijfsnetwerk) te gebruiken om een oplossing te bedenken voor die complexiteit."
De 'telco' koos niet alleen voor een mobiel kantoor om zelf van de voordelen te profiteren. "We willen ook onze klanten in de praktijk laten zien wat de technische (on)mogelijkheden zijn,", verklaart Hoencamp. "Bovendien wilden we een interne cultuurverandering bewerkstelligen. Niet langer werken met aparte kantoortjes, waarbij de indeling meestal is gebaseerd op hiërarchie, maar open verdiepingen met flexibele werkplekken en enkele af te sluiten werkruimtes voor mensen die rustig willen telefoneren, of voor projectteams die intensief samenwerken."

Partners

Gezien het grote belang van telefonische bereikbaarheid en toegang tot het bedrijfsnetwerk besloot men om de aanleg en levering van de nieuwe infrastructuur in handen te geven van bedrijven met bewezen technologie en met een wereldwijd actieve serviceorganisatie. Hoencamp: "HP, Cisco en Getronics voldeden aan deze eisen. Hun producten, diensten en medewerkers waren prima op elkaar ingespeeld en zij reageerden alledrie zeer flexibel op ons verzoek om zeer snel maatwerk te leveren."
Deze flexibiliteit bleek onder meer toen de partners bereid waren hun Kerstavond 2002 vrij te maken om afspraken te maken over de rolverdeling bij de implementatie van het mobiele kantoor. HP inventariseerde de specificaties voor de notebooks op basis van de wensen van Vodafone en leverde een betrouwbare en veilige standaardconfiguratie met Windows XP, waarmee medewerkers eenvoudig, maar wel streng beveiligd, kunnen inloggen op het draadloze lokale netwerk. Encryptie, een firewall en een strikt wachtwoordbeleid voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot het netwerk. Tevens werden de noodzakelijke applicaties door HP 'gescript' voor Windows XP.
Vodafone wilde op de notebooks twee poorten vrijhouden voor uitbreidingskaarten: een voor de eigen Mobile Connect Card die buiten kantoor contact legt met het umts/gprs-netwerk en een voor een draadloze breedbandverbinding binnen het kantoor via een 54 Mbps netwerkkaart van Cisco. Voor het geval dat het 54 Mbps-netwerk uitvalt, beschikken de notebooks ook nog over een geïntegreerde draadloze 11 Mbps-netwerkkaart die als backup dient. Hoencamp: "HP leverde modellen waarin deze extra kaart standaard in het beeldscherm is verwerkt, zodat we ruimte houden voor twee pc-kaarten."

Eigen spullen

Getronics was verantwoordelijk voor de installatie van de draadloze basisstations en de systeemintegratie. Door een combinatie en spreiding van 11 en 54 Mbps basisstations van Cisco kunnen binnen het mobiele kantoor zowel de printers (11 Mbps), notebooks en ip-telefoons (beiden 54 Mbps) draadloos worden gebruikt. "Voor spraak gebruiken wij uiteraard onze eigen mobiele telefoons, zodat we de notebooks niet altijd hoeven mee te nemen. Onze medewerkers beschikken over mobiele telefoons met de faciliteiten van een vaste lijn, zoals conference call en het doorverbinden van gesprekken. Omdat slechts één toestel nodig is, hebben onze medewerkers alle vrijheid, maar kunnen zij er steeds op vertrouwen dat zij geen belangrijke telefoontjes missen, zowel onderweg als op kantoor. Dit past volledig bij onze nieuwe manier van werken, gekenmerkt door flexibiliteit en verbeterde productiviteit doordat iedereen overal en altijd de beschikking heeft over zijn of haar ict-faciliteiten."

  
Het in 2003 betrokken hoofdkantoor van Vodafone in Maastricht is een voorbeeld van een volledig mobiel draadloos kantoor.
Het bedrijf zelf nam de inrichting van het gsm-netwerk binnen het gebouw voor haar rekening. "Als veel mensen vanuit een kantoor mobiel telefoneren, kun je niet gewoon een antenne op het dak plaatsen. De spreiding van het signaal moet dan nauwkeurig worden bepaald. Hetzelfde geldt overigens voor het draadloze netwerk. Door de goede samenwerking met de partners konden we met standaard componenten een draadloze oplossing op maat bouwen, die ook nog eens binnen de afgesproken drieëneenhalve maand werkend werd opgeleverd. Veel collega's waren vooraf sceptisch, maar toen bleek dat we geen storingen hadden op de dag dat we het kantoor betrokken, was dat snel voorbij. Zelfs het in gebruik nemen van een standaard telefooncentrale gaat in het begin vaak gepaard met storingen. Het 'crashteam', met technici van alle projectpartners, hoefde niet in actie te komen en tot op vandaag, anderhalf jaar later, hebben we geen noemenswaardige storingen gehad."

Combinatie met lan

Hoencamp: "We zijn dankzij de nieuwe draadloze oplossing productiever, flexibeler en mobieler. Iedereen heeft nu overal de gelegenheid om te werken: op kantoor, maar ook op luchthavens, hotels en restaurants met publiek toegankelijke draadloze basisstations, zogeheten hotspots, die hun klanten een breedbandige draadloze internetverbinding bieden. Thuis, of onderweg, loggen we in op het eigen umts/gprs-netwerk, dat weliswaar minder bandbreedte biedt dan het draadloze lan, maar dat snel genoeg is voor het actualiseren van gegevens, bijvoorbeeld mail, agenda of andere bedrijfsapplicaties. We kunnen daardoor afspraken flexibeler plannen en reistijd verminderen. We zien een draadloos lan ook niet als concurrentie voor mobiele telefonie, maar als aanvulling."
"Een draadloos lan kan nooit volledige dekking bieden, zelfs niet in een dichtbevolkt land als Nederland. Door een draadloos netwerk te combineren met technologieën zoals umts en gprs kun je voor iedere situatie de beste oplossing bieden", stelt Hoencamp realistisch vast.
Automatisch overschakelen van het draadloze netwerk naar de umts/gprs-verbinding, zonder opnieuw te hoeven inloggen, ook wel 'open roaming' of 'seamless handover' genoemd, is nog niet mogelijk. Hoencamp: "Daar werken we hard aan. Net zoals de verdere uitbreiding van ons umts netwerk, dat nu al meer dan de helft van Nederland dekt. Door upgrading van dat netwerk, dat nu een datasnelheid van 384Kps levert, verwachten we binnen enkele jaren mobiele datasnelheden van wel 2 Mbps aan te bieden."

Toegevoegde waarde

Een belangrijk voordeel van de nu anderhalf jaar in gebruik zijnde infrastructuur is dat er veel meer interactie tussen collega's mogelijk is en Vodafone efficiënter van de kantoorruimte gebruik maakt. Veel medewerkers zijn immers onderweg of bij klanten en het is daarom is het niet erg efficiënt om iedereen een eigen werkplek te geven. Hoencamp: "We werken vaak met veranderende projectteams, waarvan de leden nu gewoon hun notebook en mobiel kunnen oppakken en bij elkaar kunnen gaan zitten."
Hoewel notebooks in aanschaf duurder zijn dan desktops, bieden ze de medewerkers zoveel toegevoegde waarde, dat Vodafone de investeringen snel kan terugverdienen. "Kostenbesparing was voor ons niet de eerste insteek, maar het is wel een bijkomend voordeel. Door de verhuizing moesten we toch investeren in nieuwe apparatuur, maar we hebben bijvoorbeeld geen telefooncentrale en vaste telefoons meer nodig, dat scheelt tienduizenden euro's."< BR>
 
Henk Evers, HP Nederland

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1300853). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×