Managed hosting door True

'Logische integratie' vermijdt verstrengeling organisatie en IT

Los-vast relatie

 

Bedrijven worden gedwongen zich continu aan te passen aan veranderende omstandigheden. Door de verstrengeling van organisatie en informatietechnologie is dit geen sinecure. Nieuwe wegen als logische integratie moeten worden bewandeld om de organisatie definitief en volledig los te koppelen van het technische deel van de automatisering, aldus drie consultants.

Het huidige informatietijdperk kenmerkt zich onder andere doordat organisaties zich richten op schaalvergroting, mondialisering, acquisities, fusies en ontvlechtingen. Samen met steeds snellere veranderingen en aanpassingen in organisaties trekt dit een sterke wissel op de spankracht van mensen, de effectiviteit van processen en de financiële bronnen. In veel organisaties is de informatietechnologie dan ook een constante bron van ergernis geworden; IT legt een steeds grotere druk op het exploitatiebudget en vormt een onbedoelde machtsfactor van betekenis. Veel organisaties zijn daardoor, overigens terecht, huiverig geworden voor de vervanging van hun systemen en technische infrastructuur. Het resulteert in veel gevallen immers niet in een vermindering maar in een vermeerdering van de beheerkosten. Het effect van dergelijke vervangingen op de bedrijfsvoering weegt dus niet op tegen de voordelen die ze zouden kunnen en zelfs zouden moeten bieden.
De informatietechnologie is zo langzamerhand het sleepanker van de organisatie geworden. De als gevolg van de huidige stand van de IT geboden mogelijkheden kunnen niet of nauwelijks worden benut. Dat dit gevolgen heeft voor de uiteindelijke toepassing van IT binnen de organisatie, is evident. Zelfs kan de vraag gesteld worden of de uiteindelijk geboden oplossingen beantwoorden aan de behoeftes van de organisatie en of ze recht doen aan de kenmerken hiervan.
Informatietechnologie kan nog steeds, mits juist toegepast, de ondersteunende en stimulerende factor zijn binnen een organisatie. Het fungeert dan als een verzameling hulpmiddelen waarmee alle medewerkers, van hoog tot laag, optimaal zijn te ondersteunen en te stimuleren in het uitvoeren van hun taken.

'Spaghetti-netwerken'

Bovenstaande ontwikkelingen zijn eenvoudig te verklaren. Als we terugkijken naar de ontwikkeling van de informatietechnologie gedurende de laatste twintig jaar, zien we dat de meest gebruikelijke manier om koppelingen te bouwen, is gebaseerd op het rechtstreeks benaderen van gegevensverzamelingen van andere systemen. In het gunstigste geval worden via deze koppelingen de gegevens van deze andere systemen alleen maar geraadpleegd. Het komt echter regelmatig voor dat gegevens via deze koppelingen ook gemuteerd of zelfs verwijderd worden. Als gevolg hiervan zijn de systemen niet meer in staat de integriteit van de eigen gegevens te garanderen en kunnen ze hiervoor dus ook niet meer de verantwoordelijkheid nemen.
Door de veelheid aan koppelingen worden informatieomgevingen steeds complexer en ontstaan zogenaamde 'spaghetti-netwerken'. Binnen deze 'spaghetti-netwerken' bestaan vele onderlinge koppelingen. Talloze vormen zijn denkbaar: kruislings, heen en weer, direct, indirect, enzovoort.
Het is duidelijk dat de organisaties hier uiteindelijk niet mee geholpen zijn. Het werkt wel, maar het beheer is een tijdrovende, kostbare en complexe aangelegenheid geworden. Daarnaast neemt de complexiteit elke keer toe als een nieuw systeem wordt toegevoegd.
Om deze complexe omgevingen te simplificeren, is een communicatietechniek ontwikkeld onder de naam middleware. Deze techniek is er speciaal op gericht om de communicatie tussen verschillende informatiesystemen, hardwareplatforms en besturingssystemen mogelijk te maken. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat er op dit moment vele middleware-systemen leverbaar zijn, die 'standaard' communicatietechnieken ondersteunen.
De laatste jaren worden gekenmerkt door het gebruik van enterprise resource planning-systemen. Deze erp-systemen hebben complete applicaties geïntegreerd tot één compleet informatiesysteem waarmee alle bedrijfsprocessen te ondersteunen zouden moeten zijn. Hiertoe dienen zowel organisatiestructuur als bijbehorende bedrijfsfuncties binnen deze systemen te worden afgebeeld. Dit is niet alleen uitermate complex en tijdrovend, maar als deze slag eenmaal is gemaakt, is het bijna ondoenlijk hierin binnen korte tijd verandering aan te brengen. Niet zelden resulteert de opwaardering van een erp-omgeving uiteindelijk in een complete herimplementatie om de veranderde organisatie op de juiste wijze te kunnen afbeelden en ondersteunen.
Gelijktijdig met deze architectuurontwikkelingen heeft zich in dezelfde tijd op het gebied van de techniek een ware revolutie voorgedaan. Twintig jaar geleden kenden we prijzen per bit voor zowel verwerkingscapaciteit, intern geheugen als opslag. Wat dat voor gevolgen heeft gehad, werd duidelijk met de millenniumproblematiek. In de afgelopen twintig jaar is steeds krachtigere apparatuur tegen lagere kosten op de markt gekomen, en ook de besturingssystemen boden steeds meer mogelijkheden voor minder geld.
Al deze ontwikkelingen staan haaks op de eisen die moeten worden gesteld aan de wijze waarop de informatievoorziening de organisatie moet ondersteunen. Ook door de omgeving van de organisatie worden steeds zwaardere eisen gesteld die in een toenemend tempo moeten worden gehonoreerd. De traditionele, technisch gerichte, integratiemethoden kunnen aan deze eisen en dit tempo niet meer voldoen. Het is dan ook tijd om hiermee te breken en de integratievraagstukken vanuit een andere invalshoek, namelijk de organisatie zelf, te benaderen.

Trendbreuk

In zijn boek New Rules for the New Economy stelt Kevin Kelly dat een organisatie slagvaardig moet kunnen inspelen op zijn razendsnel veranderende omgeving. De kern van zijn betoog is dat er een netwerkeconomie aan het ontstaan is waarvoor nieuwe spelregels gelden. Concepten als massaal maatwerk, toeleveringsketenbeheer, elektronische handel en de uitgebreide onderneming ('extended enterprise') bieden nieuwe mogelijkheden om in te spelen op de wensen van de klant. Zo zien wij de uitgebreide onderneming als een dynamisch netwerk van organisaties die hun gecombineerde kracht gebruiken binnen hun markten om toegevoegde waarde te leveren aan hun klanten. Binnen een dergelijke uitgebreide onderneming moet dan nog eens worden gekozen voor investeren, innoveren of besparen. Een voorbeeld van een uitgebreide onderneming is een keten bestaande uit uitgeverijen, auteurs, drukkerijen, distributeurs en klanten.
Volgens het 'model toegevoegde waarde' van Treacy en Wiersma worden organisaties voor de volgende keuze gesteld: productinnovatie, uitmunten in bedrijfsvoering, of een nauwe band met de klant. Dit ìs mogelijk door bijvoorbeeld te fuseren of zich te richten op de klant. Bovengenoemde ontwikkelingen bestaan louter om als organisatie te kunnen overleven. In de financiële wereld bijvoorbeeld wordt er lustig op los gefuseerd. Tegelijkertijd knabbelen innoverende virtuele financiële dienstverleners in de vorm van uitgebreide ondernemingen als piranha's aan het stevige lichaam van de grote banken. Deze instituten lijken zich nog slechts als verkopers van bulk-producten op de markt te bewegen en worstelen wanhopig met de vraag hoe ze hun marktpositie nog kunnen behouden.
Machtsverhoudingen veranderen snel, drempels worden verlaagd en nieuwe marktplaatsen ontstaan. Een onvoorstelbare hoeveelheid informatie komt in sneltreinvaart op de organisaties af. De door informatie gedreven wereld biedt steeds meer kansen en bedreigingen. Het is een wereld waarin IT en organisatie onlosmakelijk met elkaar verstrengeld zijn. De duidelijkste vorm hiervan is het 'spaghetti-netwerk'. De nadelen van deze 'spaghetti-structuur' zijn legio. Binnen veel organisaties, ook de virtuele varianten daarvan, wordt in de back-offices een breed spectrum aan systemen en gegevensverzamelingen gebruikt om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Veelal worden op verschillende plaatsen en middels verschillende systemen dezelfde gegevens in verschillende gegevensverzamelingen ingevoerd; soms voor dezelfde, soms voor andere doeleinden. Het 'spaghetti-netwerk' resulteert dan ook vaak in een zeer inefficiënte, ineffectieve en onbetrouwbare informatieomgeving, waarbij teveel mensen zijn betrokken en teveel energie wordt gestoken in de invoer en het beheer van de gegevens en het ontsluiten van managementinformatie. De demotiverende aspecten zijn enorm. Stel je voor dat iemand dezelfde gegevens in vier verschillende systemen moet invoeren, in de wetenschap dat een collega in de kamer ernaast precies hetzelfde doet in nog eens drie andere systemen.
Door middel van 'logische integratie' is de organisatie los te koppelen van de informatietechnologie. Hierbij kunnen organisaties ervoor kiezen hun eigen specifieke cultuur en organisatiestructuur te behouden. Om dit te kunnen bewerkstelligen dienen de platgetreden paden van de gebruikelijke integratiemethoden te worden verlaten.

Logische integratie

Binnen logische integratie onderscheidt men drie gebieden: processen, mensen en informatieomgeving.
Processen. Bedrijfsprocessen worden teruggebracht tot het uitvoeren van stabiele functies. Een voorbeeld van een dergelijke stabiele functie is het invoeren van een nieuwe medewerker door de afdeling personeelszaken. Hoe de organisatie er ook uitziet, nu of in de toekomst, deze functie zal altijd blijven bestaan en zal altijd moeten kunnen worden uitgevoerd.
De vastgestelde stabiele functies zullen vervolgens worden gekoppeld aan de rollen en functies die zijn vastgelegd in een functiebouwhuis. Dat betekent dat een medewerker personeelszaken die belast is met het invoeren van nieuwe medewerkers, na het inloggen automatisch de beschikking krijgt over de functie 'invoeren nieuwe medewerkers'. Andere denkbare HR-functies zijn: kennis en vaardigheden, werving en selectie, beoordeling en beloning; carrière en standaard werkwijzen.
Mensen. In het functiebouwhuis worden de verschillende functies en rollen vastgelegd die binnen de bedrijfsprocessen zijn te onderscheiden. Alle individuele medewerkers worden vervolgens gekoppeld aan één of meerdere van deze functies of rollen.
Vervolgens zal iedere medewerker zich middels een inlogprocedure binnen het netwerk bekend moeten maken. Na een autorisatieslag worden de bijbehorende rollen en functies aan de individuele medewerkers gekoppeld.
Informatieomgeving. Gegevens over nieuwe medewerkers worden in tal van systemen opgeslagen, zoals het personeelssysteem, het salarissysteem, het klantinformatiesysteem, het gegevenspakhuis en het tijdregistratiesysteem.
. De gegevens die via de stabiele functies worden ingevoerd, zullen uiteindelijk in deze informatiesystemen terecht moeten komen. Hiertoe is een logisch koppelvlak ontworpen dat naar boven toe aan de gebruikers (Mensen) de benodigde stabiele functies (Processen) aanbiedt en onder water de juiste gegevens naar de juiste informatiesystemen (Informatieomgeving) doorsluist.

Wanneer toepassen?

Logische integratie biedt tal van mogelijkheden. Allereerst worden organisatie en bedrijfsprocessen volledig losgekoppeld van de beperkingen van de informatietechnologie. Alles draait immers om het uitvoeren van stabiele functies, gerelateerd aan een functiebouwhuis. Hoe een organisatie zich ook ontwikkelt, de ondersteuning wordt vormgegeven door het aanbod van stabiele functies. Als bedrijfsprocessen worden heringericht, en het uitvoeren van een bepaalde functie naar een ander proces verschuift, dan behoeft deze functie binnen het functiebouwhuis alleen maar aan een andere rol te worden toegewezen, zonder daarvoor de informatiesystemen anders in te richten of aan te passen.
Tenslotte zijn op basis van de eisen die vanuit de stabiele functies worden gesteld aan de gegevensverwerking, de selectiecriteria voor nieuwe informatiesystemen vast te stellen. De afbeelding van de organisatie en de processen vindt nu niet meer plaats in de laag van de informatiesystemen maar in de lagen die zich daarboven bevinden, namelijk het koppelvlak en de stabiele functies.
Logische integratie is direct toepasbaar binnen iedere organisatie die is meegegaan met de ontwikkelingen in de IT in de afgelopen jaren en die zich herkent in het hierboven geschetste beeld.
Maar wanneer is een organisatie nu klaar voor logische integratie en in welke situatie zijn de effecten en de voordelen ervan direct merkbaar?
In eerste instantie is dat natuurlijk de situatie waarbij verschillende organisaties of delen van organisatievormen bestuurlijk en fysiek worden samengevoegd. Daar waar organisaties met een verschillende cultuur en werkwijze, ander management en diverse vormen van bestuurlijke informatievoorziening moeten samengaan, is het raadzaam om dit te doen vanuit de 'logische integratie'-gedachte. De technische en bestuurlijke integratie kan snel plaatsvinden, waarbij organisatievormen, culturen en werkwijzen vervolgens evolutionair kunnen integreren.
Hetzelfde geldt natuurlijk als organisaties moeten worden ontvlochten, maar nog wel een bepaalde samenwerkingsrelatie in stand dienen te houden. Ook daar kan logische integratie zorgen voor een geruisloze opdeling van verantwoordelijkheden, processen, informatievoorziening en systemen.
Een andere reden om over te gaan tot een traject van logische integratie dient zich aan wanneer een organisatie in toenemende mate problemen ondervindt met het verkrijgen van tijdige en betrouwbare managementinformatie op verschillende aggregatieniveaus. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan lokale, regionale en mondiale informatie. Wanneer het steeds moeilijker wordt om de organisatie aan te sturen op marktontwikkelingen te anticiperen, is logische integratie het overwegen waard.
Steeds vaker worden 'back-office' en 'front-office' geïntegreerd. Soms komt zo'n integratie moeizaam of zelfs helemaal niet tot stand en worden de medewerkers geconfronteerd met veel dubbel werk, dubbele gegevensinvoer, moeizaam gegevensbeheer en onbetrouwbare gegevensverzamelingen. Ook dan is logische integratie het overwegen waard. Door gebruik te maken van stabiele functies kan de verhouding tussen de inspanningen van de back-office processen en de aantoonbare meerwaarde voor het bedrijf weer in balans komen.
Ten slotte kan een bedrijf kiezen voor logische integratie uit organisatorische en financiële overwegingen. Wanneer een organisatie op het punt is aangekomen dat het de medewerkers en de organisatie zelf als belangrijkste verdiensten ziet en IT slechts beschouwt als ondersteuning voor het volbrengen dan wel initiëren van activiteiten, is het raadzaam om te kiezen voor het loskoppelen van deze twee. Dit geldt met name voor bedrijven die voorzien dat zij de komende jaren op grote schaal werkwijzen, processen of relaties moeten aanpassen, en niet gesteld willen worden voor een fundamentele aanpassing van de IT.
 
Rik van Kampenhout, Anja van Niersen en Maxim Spek, management consultants, Origin Consulting

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1404907). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×