Managed hosting door True

Information Work Productivity Council maakt effectiviteit meetbaar

Hoe verbeter je de productiviteit?

Efficiëntie, terugverdientijd, kostenbesparingen. De afgelopen jaren heeft vrijwel elk bedrijf zijn infrastructuur kritisch onder de loep genomen. Er werd bezuinigd op it en investeringen werden op de lange baan geschoven. Die tijd lijkt nu voorbij - Gartner blikt althans voorzichtig optimistisch vooruit. Maar hoeveel winst kunnen organisaties nog boeken met het vergroten van hun interne efficiëntie? Voor de meeste organisaties is het nodig de aandacht te verleggen van efficiëntie naar effectiviteit. Om dit te bereiken zal allereerst de productiviteit van informatiewerkers in kaart gebracht moeten worden. Maar hoe maak je die meetbaar?

Op 2 februari jl. werd in New York het Information Work Forum gehouden, een internationaal evenement georganiseerd vanuit de Information Work Productivity Council. Deze raad is twee jaar geleden opgericht door Microsoft, Cisco, Intel, SAP, Xerox en Accenture. Samen met academici en overheden namen zij het initiatief om de impact van 'information work' (hierna genoemd 'informatiewerk', red) op productiviteit en winstgevendheid inzichtelijk te maken. Informatiewerk staat voor een creatief proces: het creëren en (her)gebruiken van informatie om productief te zijn. Informatievoorziening als geïntegreerd onderdeel van het bedrijfsproces.

Invloedrijke factoren

Er zijn enkele belangrijke lange-termijntrends en actuele ontwikkelingen die de concretisering van informatiewerk noodzakelijk maken. Eén van de belangrijkste effecten is de bevolkingsgroei: het delen van informatie is immers belangrijker naarmate de omvang van de groep toeneemt.
Demografische ontwikkelingen zijn niet altijd goed te voorspellen. Toch is er op basis van het aantal mensen dat op dit moment op de wereld is, een toekomstscenario te schetsen. Gary Bloom, vice president Internet business solutions bij Cisco, stelt onder meer dat, als we in 2050 dezelfde of een hogere levensstandaard willen hebben dan vandaag de dag, het werk dat vijf Amerikanen op dit moment doen, tegen die tijd door drie mensen moet worden gedaan. Dat vereist een productiviteitsstijging van rond de 8 procent per jaar. Het vermoeden van Bloom wordt onderstreept door Peter Drucker. Drucker, onder meer als hoogleraar betrokken bij New York University, voorspelde vorig jaar ongeveer hetzelfde. In Europa is de situatie nog nijpender - daar stijgt het aantal 65-plussers over die periode met 60 procent, terwijl volgens huidige trends de hoeveelheid werkenden afneemt met 16 procent.
Daarnaast verandert de aard van het werk in de westerse wereld. Tijdens het Information Work Forum bleek dat nu al 70 procent van de Amerikaanse beroepsbevolking informatiewerker is. Als belangrijk onderdeel van hun werkproces creëren of consumeren zij kennis en informatie om productief te kunnen zijn. Op basis van dit gegeven wordt geschat dat er wereldwijd op dit moment enkele honderden miljoenen informatiewerkers zijn. Zeker in westerse landen loopt dit al snel op tot 70 procent van de beroepsbevolking.

Regelgeving

Ook de toename aan regulering en wetgeving beïnvloedt overheid en bedrijfsleven in steeds grotere mate. Sarbanes Oxley, Basel II, Patriot Act, maar ook de Nederlandse privacywetgeving zijn hiervan voorbeelden. Analisten, zoals recent nog de Butler Group, wijzen erop dat deze nieuwe regulering veel breder ingrijpt in operationele processen dan voorgaande regelgeving. Die was immers veelal toegespitst op het financiële proces. De verantwoordelijkheid voor regulering verschuift hierdoor steeds meer van de cfo naar de cio. Organisaties worden ertoe bewogen de risico's die besloten liggen in hun processen en immateriële activa - oftewel hun 'menselijk bedrijfskapitaal' - actiever te beheersen en inzichtelijk te maken voor belanghebbenden zoals aandeelhouders, medewerkers en de overheid.
De discussie tussen voorstanders van it 'beschikbaar als gas, water en licht' en de voorvechters van it als middel om concurrentievoordeel en onderscheidend vermogen te bereiken, is volop gaande. In het spraakmakende Harvard Business Review-artikel 'it doesn't matter' zette voormalig hoofdredacteur Nicolas Carr de toon voor een breedvoerig debat. De conclusie is dat de medaille twee zijden kent. Enerzijds wordt it onder druk van regulering steeds meer risicomijdend gestuurd. Immers, als it-infrastructuren uitvallen, kan niemand meer werken. Tegelijkertijd willen organisaties concurrentievoordeel creëren. En dat kan alleen door een unieke positie in de markt te bezetten en de basisbenodigdheden zo te richten dat de beleving van de klant aansluit bij de positionering. Deze 'basisbenodigdheden' zijn in dit geval dan weer de eerder besproken informatiewerkers.
Tot slot vertoont kenniswerk mobiliteit. Door hoogopgeleide clusters in het Oostblok, India en China wordt steeds meer kenniswerk uit handen genomen van westerse landen. Uiteindelijk zullen kernactiviteiten waaronder innovatie hier behouden blijven, terwijl alle niet-kernactiviteiten 'outtasked', 'outsourced' en 'offshored' worden.

Waardering

Het percentage informatiewerkers wordt alsmaar groter. Er zit echter een probleem in de waardering van hun activiteiten: op welke waarde moeten we dit informatiewerk nu schatten? Verschillende actuele methodieken en managementtheorieën hadden als uitgangspunt dat organisaties volledig bestuurbaar zijn, zoals machines. Informatiewerk is echter pas waardevol, wanneer machines (it) de mensen ondersteunen die ermee werken. En mensen functioneren nu eenmaal niet als machines. Ze hebben continu wisselende rollen; de momenten waarop je accountant bent, overlappen met je tijd als ouder, linksbuiten of student. Bovendien hebben we als mensen te maken met continu wisselende emoties, die rationele keuzes en handelen beïnvloeden. In Nederland is inmiddels 75 procent van de beroepsbevolking als informatiewerker werkzaam in de dienstensector. Een sterke indicatie dat onze situatie vergelijkbaar is met die in de VS.
Om de noodzakelijke productiviteitsgroei met informatiewerkers te realiseren, zijn scherpe definities en handzame methodieken nodig om de immateriële activa in kaart te brengen - over hoeveel vertrouwen, relaties, kennis, organisatie, praktijken, innovatie en samenwerking beschikt de organisatie? De Information Work Productivity Council (IWPC ) legt zich met name hierop toe.
Allereerst heeft de IWPC gewerkt aan een definitie van informatiewerk zelf, en aan de segmentatie van informatiewerkers onderling. Zoals gezegd, creëert, verspreidt en consumeert de informatiewerker in zijn werk kennis en informatie. Hierbij onderscheiden we vier types. Allereerst hebben we de 'specialisten', zoals de consultants en de advocaten die diep in de materie zitten. Daarnaast onderscheiden we de 'medewerkers' die op basis van informatie van specialisten beslissingen voorbereiden. De 'integratoren' zetten als managers adviezen, informatie en beslissingen om in actie. Daarna voeren 'transactoren', zoals verplegers, ontwikkelaars en controllers, bewerkingen uit op informatie volgens min of meer gestandaardiseerde processen.

Toepasbaar gereedschap

De Information Work Productivity Council spoort kenniswerkers en managers aan om de genoemde definities als hulpmiddelen te gebruiken en in de praktijk te onderzoeken op welke manier deze bijdragen aan verbetering van de productiviteit van informatiewerkers. Jeff Raikes, vanuit Microsoft's Business productivity group betrokken bij de raad, ziet onderzoek naar de toepasbaarheid van tablet pc's als een voorbeeld van een dergelijke concrete bijdrage. Een ander voorbeeld is het European Patent Office, dat samen met Xerox effectiviteit realiseert in het beheerproces van intellectuele middelen.
Vanuit de Information Work Productivity Council pleit John Seely Brown voor servicegerichte architecturen. Om de flexibiliteit te bereiken die nodig is om het werk van informatiewerkers vooral leuker te maken, moeten organisaties hun kennis op een zodanige manier inrichten, dat het in een oogopslag duidelijk is over welke informatiebronnen ze beschikt. Innovatieve portaaltechnologieën maken dat type gestructureerd kennismanagement mogelijk.
Portaalspecialist e-office onderzoekt thans met de Information Work Productivity Council en met andere lokale organisaties dit jaar de mogelijkheden om de productiviteit van Nederlandse informatiewerkers te verbeteren. De Information Work Productivity Council presenteert de bevindingen op het Information Work Forum 2005.
In Nederland lijkt het belang van kennis en innovatie steeds hoger op de agenda te staan, getuige de recente oprichting van het innovatieplatform onder leiding van premier Balkenende. Op dit moment neemt de Nederlandse it-industrie echter nog niet zo voortvarend het initiatief als de collegae in de VS. En dat terwijl wij ons als natie wel ten doel hebben gesteld te stijgen op de ladder van kenniswerk en economie.< BR>
 

Sergej van Middendorp, e-office

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1387675). © Jaarbeurs IT Media.
?

 
Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×