Managed hosting door True

Meeste gemeenten te klein voor professionele ict

Professionele inzet overheidsinformatiesystemen vereist onderlinge samenwerking

 

De meeste Nederlandse gemeenten zijn te klein om het gebruik en het beheer van hun informatiesystemen professioneel te organiseren, tenzij ze een duidelijke strategische keuze maken tussen kosten en kwaliteit. Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt is een vorm van onderlinge samenwerking onontkoombaar.

De inzet van informatiesystemen bij de bedrijfsvoering is voor elke gemeente, van klein tot groot, vanzelfsprekend geworden. Zodanig zelfs dat gemeenten de effectiviteit van deze inzet met dezelfde vanzelfsprekendheid aannemen. Is het rendement van de informatiesystemen in overeenstemming met de hoge kosten ervan? Groeit het kennisniveau van de kleinere en middelgrote gemeenten voldoende mee met de groeiende functionaliteit van de informatiesystemen of dreigen ze de greep erop te verliezen door de toenemende complexiteit?

Schaalgrootte

Juist op het moment dat de gemeentelijke financiën zwaar onder druk staan, zijn de leveranciers van de grotere gemeentelijke informatiesystemen bezig hun informatiearchitectuur aan te passen aan de nieuwste technologie. Grootschalige vernieuwing van de informatiesystemen moet elektronische dienstverlening en verdergaande landelijke samenwerking mogelijk maken in de sociale kolom, bij de gemeentelijke basisadministratie personen, op vastgoedgebied enzovoort.
Deze vernieuwingen betekenen een forse aanslag op het gemeentelijke budget. Bovendien zullen veel organisatorische problemen ontstaan. De implementatie van de nieuwe systemen vraagt een grote inspanning, terwijl tijdens deze 'verbouwing' de 'verkoop' gewoon moet doorgaan. Zijn deze inspanningen op te brengen en, vooral, is er voldoende tijd om de omvangrijke functionaliteit van de nieuwe systemen volledig te benutten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering?
Uit de praktijk blijkt dat de omschakeling naar moderne informatiesystemen bij veel gemeenten moeizaam loopt. Overigens verloopt deze overstap ook bij de leveranciers niet zonder slag of stoot. Het gevolg is dat geavanceerde programmatuur wordt ingezet in verouderde en behoudende bedrijfsprocessen. Daardoor gaat een belangrijk deel van het rendement van de toegenomen functionaliteit en de nieuwe technologie verloren. De implementatie van vernieuwde informatiesystemen moet juist de aanleiding zijn om ook de bedrijfsvoering te moderniseren.
Op dit punt ontstaan momenteel bij veel gemeenten problemen die direct samenhangen met de schaalgrootte. Waar de leveranciers van de informatiesystemen enkele jaren geleden al tot de slotsom zijn gekomen dat alleen schaalvergroting het voortbestaan en een succesvolle doorgroei kon garanderen (met een spectaculaire fusiegolf tot gevolg), constateren veel gemeenten nu dat schaalvergroting nodig is om de nieuwste verworvenheden van ict optimaal te gebruiken.

Verstarrende randvoorwaarden

Van een geslaagde bedrijfsinformatieplanning is sprake als de aanschaf en de inzet van de nieuwe systemen het resultaat zijn van een bewust proces dat past in de ondernemingsstrategie en dat op gezette tijden wordt gecontroleerd en zonodig bijgesteld. Die planning moet vanuit de gemeentelijke organisatie geïnitieerd en dus vraaggestuurd zijn. Is de situatie bij Nederlandse gemeenten in dat opzicht geslaagd? Denken gemeenten professioneel na over de gewenste informatiesystemen en bedrijfsprocessen, of zijn behoud van de bestaande organisatiestructuur en de huidige toedeling van de budgetten de - dikwijls verstarrende - randvoorwaarden? Anders denken en zoeken naar nieuwe mogelijkheden en andere vormen van samenwerking verrichten soms wonderen.
Beheer moet garanderen dat het informatiesysteem optimaal functioneert tijdens zijn gehele levensduur, en wel zodanig dat het gebruik ervan het bereiken van de bedrijfsdoelen maximaal kan ondersteunen. Bij beheer valt een functionele en een technische component te onderscheiden. Functioneel beheer betreft vooral het ervoor zorgen dat het informatiesysteem het bereiken van de bedrijfsdoelen maximaal ondersteunt, dat gebruikers voldoende kennis hebben en dat het systeem blijft voldoen aan eisen en wensen van de organisatie (innovatie). Technisch beheer omvat voornamelijk: storingsvrij functioneren, nieuwe versies betrouwbaar installeren en gegevens goed beveiligen tegen uitval.
Vooral de mate van succes waarmee het functioneel beheer (applicatiebeheer) plaatsheeft, is bepalend voor het rendement van het informatiesysteem. Bij kleinere en middelgrote gemeenten is voor deze vorm van beheer doorgaans te weinig capaciteit en kundigheid beschikbaar. Op dit punt doet de beperkte omvang zich het sterkst voelen.

Constant conflict

De applicatiebeheerder moet zoveel kennis van het systeem hebben dat het beheer professioneel kan plaatsvinden. Deze kennisopbouw is onafhankelijk van het aantal medewerkers dat het systeem gebruikt. Een goed opgeleide voltijds applicatiebeheerder kan een groot aantal gebruikers ondersteunen, veel meer dan het aantal medewerkers dat bij het overgrote deel van de Nederlandse gemeenten met zo'n informatiesysteem werkt. In de praktijk is het applicatiebeheer daarom veelal een deeltijdfunctie. Hierbij ontstaat het constante conflict tussen de primaire werkzaamheden en de beheerfunctie. Als hierover geen sluitende afspraken zijn gemaakt, is meestal het applicatiebeheer het kind van de rekening.
De kosten van informatievoorziening en automatisering stijgen, terwijl de beschikbare budgetten onder druk van de omstandigheden dalen. Het gevolg is veelal dat voor de niet primaire processen steeds minder budget resteert, hetgeen zeker ook van toepassing is op het applicatiebeheer van informatiesystemen. Daardoor worden dure systemen onvolledig en inefficiënt gebruikt.
'Eén specialist is geen specialist', luidt een gevleugeld gezegde. De beheerfunctie is kwetsbaar in veel organisaties. Om continuïteit te waarborgen moet de kennis bij meerdere personen aanwezig zijn. Dit brengt de nodige kosten met zich mee. Waarom zou elke gemeente deze kosten moeten maken terwijl daar in feite geen budget voor is, of het risico van verstoring van de bedrijfsvoering nemen? Samen delen is ook een optie.

Domineren

Om de informatiesystemen blijvend te laten voldoen aan de eisen en wensen van de organisatie (innovatie) moet de leverancier deze eisen en wensen aangereikt krijgen en die ook echt realiseren. De praktijk is anders. Veelal bepaalt de leverancier welke functionaliteit hij op welk tijdstip levert. De markt van aanbieders van informatiesystemen voor gemeenten is klein. Twee leveranciers domineren deze markt, waardoor de onderlinge concurrentie en daarmee de prestatiedrang onder druk staan. Bovendien is de binding aan een leverancier vrij groot doordat het wisselen van de volledige programmatuur van de ene aanbieder voor die van de andere tamelijk ingrijpend is. Door dat alles is een sterke positie van de gemeenten tegenover deze leveranciers noodzakelijk.
Het aanreiken van eisen en wensen is een belangrijke voorwaarde voor vernieuwing. De gebruikers kunnen vernieuwing effectiever aandragen dan de aanbieders. Dit lukt alleen als gemeenten het beheer ook echt professioneel uitoefenen en als ze bereid zijn samen op te trekken. Tevens is voorwaarde dat de individuele gemeente voldoende gewicht in de schaal kan leggen tegenover zijn leverancier.

Oplossingen

Bundeling van krachten is één van de oplossingen in een markt die wordt beheerst door slechts enkele aanbieders. Aan de ene kant biedt dit mogelijkheden om het complexe takenveld van de gemeenten als een samenhangend geheel te automatiseren en de gemeentelijke informatiebehoeften efficiënt in te vullen. Aan de andere kant heeft dit tot gevolg dat gemeenten redelijk gebonden zijn aan hun leverancier.
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft een belangrijke voorwaardenscheppende en coördinerende taak, onder andere om te komen tot algemeen aanvaardbare standaarden (open en moderne industriestandaarden). Ook moet de VNG waken over de prestatiebereidheid van bedrijven om wetswijzigingen en nieuwe technologieën in de informatiesystemen te verwezenlijken tegen redelijke kosten. De leveranciersgeoriënteerde gebruikersverenigingen hebben eveneens een belangrijke rol in het in balans houden van functionaliteit en prijs/prestatie-verhouding van de geleverde informatiesystemen. Het scheppen van de voorwaarden om deze gebruikersverenigingen goed en doeltreffend te laten functioneren is essentieel voor de gemeenten.
Samenwerking tussen gemeenten is een andere mogelijkheid. Het ssc-concept (shared service center) is een vorm die reeds wordt toegepast. Dit concept houdt in dat delen van de bedrijfsprocessen worden geconcentreerd in één service-unit. Deze unit voert de routinematige activiteiten uit voor de verschillende organisatorische eenheden. De lokale organisatie kan zich dan volledig richten op haar kernactiviteiten.
Een andere optie is uitbesteding. Mogelijkheden daartoe zijn zeker aanwezig, maar het is geen tovermiddel voor lagere kosten. Uitbesteding betekent dat er een goede professionele balans moet zijn tussen opdrachtgever (gemeente) en leverancier. Goede afspraken en voldoende kennis zijn onontbeerlijk. Uitbesteding is voorts meer gericht op het technisch beheer dan op het applicatiebeheer.

Onderlinge bijstand

In de huidige praktijk van de gemeenten, vooral de kleinere en middelgrote, wordt het steeds duidelijker dat ze naar vormen van samenwerking moeten zoeken. In de sociale kolom zijn er al een aantal voorbeelden in diverse regio's van de overdracht van taken aan een regionaal instituut of een centrumgemeente. Ook op andere gemeentelijke taakvelden kan bundeling van krachten bijdragen aan een efficiëntere bedrijfsvoering. Meestal is daarbij de overdracht van taken nog een brug te ver. Ook oplossingen als ssc en uitbesteding zullen voor veel gemeenten op dit moment nog een te grote stap zijn. De mogelijkheid van regionale samenwerking, waarbij op het vlak van het beheer van de computersystemen en het applicatiebeheer in regionaal verband onderlinge bijstand wordt verleend, kan een goede eerste stap zijn.
De technologische mogelijkheden om op een veilige manier elkaar toegang te verschaffen tot de computersystemen zijn inmiddels voorhanden. Dit biedt tal van mogelijkheden om in pragmatische organisatorische structuren en in niet complexe vormen van samenwerking over en weer diensten te verlenen. Bundel de deskundigheid van meerdere gemeenten, die in regionaal verband al met elkaar samenwerken, om continuïteit te verzekeren, expertise veilig te stellen, niet in elke gemeente het wiel te hoeven uitvinden, het optimale gebruik van programmatuur te bewerkstelligen enzovoort.
De mogelijkheden zijn er, de noodzaak wordt steeds duidelijker. Nu nog het organiseren van de onderlinge bijstand. Het kan, het is verstandig en het is vooral effectief. Bundeling van krachten en het organiseren van de samenwerking tussen gemeenten vereist gedegen kennis van het gemeentelijk functioneren en expertise op het snijvlak van organisatie en ict. Hier schieten de leveranciers van de ict-systemen dikwijls te kort. Adviseurs met ervaring in gemeenten, die de problemen van binnenuit kennen en zich kunnen verplaatsen in de positie van de gemeentelijke managers, kunnen helpen bij het oplossen van de gesignaleerde problemen. < BR>
 
Ab van den Berg, organisatieadviseur Berg Info & Solutions, Joop van Unen, zelfstandig adviseur Ubiac Advies

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1365803). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×