Managed hosting door True

Management van informatie-infrastructuren in open omgevingen

Coördinatie overstijgt techniek

 

Het functioneren in een dynamische omgeving heeft implicaties voor de interne en externe organisatiestructuur, en in het verlengde daarvan voor de interne en externe informatiestructuur. Met het ontwikkelen van een informatie-infrastructuur tussen autonome organisaties worden specifieke invloedsfactoren geïntroduceerd. Niet zozeer technische alswel bestuurlijke aspecten zijn kritisch voor succes, aldus een jonge doctor in zijn proefschrift.

Netwerkvorming staat momenteel volop in de aandacht. Er is een verschuiving van aandacht waar te nemen van intern gerichte efficiëntievraagstukken naar vraagstukken die betrekking hebben op de externe effectiviteit van organisatiegedrag. Bij het vaststellen van de grenzen van individuele organisaties is het nuttig om te denken in termen van netwerken. De gewenste functionaliteiten en capaciteit hoeven niet noodzakelijk beschikbaar te zijn binnen de eigen organisatie, maar zijn te verkrijgen bij organisaties op afstand of via het marktmechanisme. Afhankelijkheden, samenwerking en netwerken vormen de basis voor de (strategische) positie van een individuele organisatie binnen haar omgeving. Hierbij wordt de omgeving niet langer opgevat als een exogene grootheid. De aandacht voor een organisatie als onderdeel van meerdere netwerken is in toenemende mate essentieel voor de bedrijfsvoering. Dit betekent, dat de omgevingsanalyse binnen de strategische planning een grotere rol zal krijgen. Wellicht zal een ander soort strategische planning van belang worden: niet langer zal de organisatie zelf, maar de positionering in geselecteerde netwerken centraal gesteld worden. Deelnemen in een netwerk is strategisch handelen. De processen van strategische interactie worden gekenmerkt door een mengeling van coöperatie en competitie.

Open organisatie

Relaties tussen organisaties zullen een steeds belangrijkere rol gaan spelen. In de bedrijfskundige en economische literatuur wordt aandacht besteed aan de veranderende afnemer/toeleverancier-relaties in de zin van lange termijn subcontractering. Indien delen van een organisatie worden uitbesteed aan subcontractanten, dan ontstaat achterwaartse en voorwaartse integratie. Bij dergelijke allianties wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds samenwerking op basis van productiekosten en transacties en anderzijds samenwerkingsverbanden die op grond van strategische overwegingen tot stand worden gebracht. De eerste vorm is gericht op optimalisatie van kostenstructuur en rendement, terwijl de tweede vorm veelal gericht is op het verkrijgen van optimale marktposities op langere termijn. Deze beide vormen vloeien soms in elkaar over. Veelal wordt een verband gelegd tussen de functionele structuur (netwerk van transacties) en de sociale machtsstructuur (netwerk van actoren). In de transactiekostenbenadering wordt een organisatie opgevat als een associatie of netwerk van relatief autonome eenheden bestaande uit modulair opgebouwde samenwerkingsverbanden van mensen en middelen. Deze zijn onderling verbonden in een waardeketen van transacties met de bijbehorende transformatie- of waardetoevoegingsactiviteiten om met een bepaald productenassortiment te voorzien in bepaalde marktbehoeften. De samenhang wordt bewaard in een transactiebesturingssysteem op basis van een geheel van bestuurlijke condities en een strategische beleid, zoals die is overeengekomen tussen de betrokken actoren en hun belangengroepen. Het gesloten organisatiemodel waarin een strikte scheiding bestaat tussen organisatie en omgeving, is derhalve geen realistische vooronderstelling meer. In een meer realistische benadering dient te worden uitgegaan van een open organisatiemodel.
Bij overheden is het eigenlijk niet anders. Het openbaar bestuur heeft niet alleen een rol als politiek apparaat, maar heeft tevens een rol als dienstverlenende instelling. De dienstverlening van de overheid bestaat veelal uit informatievoorziening in de vorm van concrete diensten. Deze dienstverlening heeft, inherent aan haar specifieke karakter, bepaalde unieke eigenschappen in vergelijking met particuliere organisaties.

Juridische grenzen

Traditionele informatiesystemen hebben hun werkingsgebied binnen de eigen organisatie. De juridische grenzen van organisaties zijn lange tijd de natuurlijke grenzen gebleken van geautomatiseerde informatiesystemen. Voordeel daarvan is dat ze zonder invloeden van en afspraken met de buitenwereld konden worden ontwikkeld. Nadeel is dat de effectiviteit van de systemen uitsluitend binnen de eigen organisaties moet worden gezocht. Een informatie-infrastructuur breekt met dit principe van juridische grenzen. Er wordt een brug geslagen tussen de deelnemende organisaties. De betrokken partijen offeren ieder een stukje autonomie op. Daar liggen dan ook de problemen bij de ontwikkeling van een informatie-infrastructuur. Systemen die ontworpen zijn om organisatiegrenzen te overschrijden zullen een groeiend onderdeel van de informatie-infrastructuur uitmaken. Goede voorbeelden uit de praktijk zijn bijvoorbeeld de GBA Gemeentelijke Basis Administratie en het netwerk voor gemeenten Gem Net.
Elektronische connectie biedt grote mogelijkheden voor organisaties in de publieke en private sector, omdat tegemoet kan worden gekomen aan de wens van de afnemers zelf om te bepalen wat, wanneer en tegen welke condities wordt geconsumeerd. Dit betekent een flexibilisering en individualisering van het traditionele bulk-karakter van processen, systemen en dienstverlening. Door het ontstaan van elektronische markten ontstaan in potentie grote verschuivingen in de rollen van organisaties in waardeketens met ingrijpende wijzigingen in bedrijfskolommen en distributierelaties. Tot voor kort nuttige intermediaire functies zullen wegvallen of sterk in belang verminderen.

Informatie-infrastructuur

Bij het ontwikkelen van informatie-infrastructuren dringt zich de vergelijking op met publieke infrastructuren op het gebied van bijvoorbeeld wegen, energie, onderwijs, gezondheidszorg of sociale voorzieningen. Aangezien velen te maken hebben met infrastructuren, vergt het opzetten van een infrastructuur intensief overleg en zorgvuldige voorbereiding. Ontwerp en ontwikkeling zijn niet alleen georiënteerd op de lange termijn, maar vergen ook consistente en gestructureerde besluitvorming in de tijd.
Het begrip infrastructuur heeft altijd een klank van techniek opgeroepen. De louter technische invulling van het begrip infrastructuur is echter achterhaald. Een informatie-infrastructuur is een stelsel van generieke en relatief permanente basisvoorzieningen ten behoeve van de verzameling, opslag, verwerking en transport van gegevens en kennis, die de basis vormt voor de verdere ontwikkeling en gebruik van specifieke informatiesystemen. Zo'n infrastructuur bestaat behalve uit technische componenten ook uit generieke software-componenten, gemeenschappelijke gegevens- en kennisbestanden, en algemeen geldende implementatieregels, procedures, werkwijzen, taken en rolpatronen. Het organisatie-overschrijdende karakter zorgt voor nieuwe vraagstukken op het gebied van informatiemanagement en de implementatie van informatiesystemen. Inzicht in de aspecten van besturing en interactie tussen de betrokken partijen is noodzakelijk bij de realisatie van een informatie-infrastructuur tussen organisaties.

Spanningsveld

Bij beleidsvorming tussen organisaties is sprake van autonome actoren, die elk op hun eigen manier hun eigen doelstellingen nastreven en wier gedrag niet vanuit één punt door één actor gedicteerd kan worden. In een organisatienetwerk zal elke organisatie zich opportunistisch gedragen en zich richten op het zo goed mogelijk dienen van de eigen belangen en het verwezenlijken van de eigen doelstellingen vanuit de ingenomen positie. Dat leidt tot op elkaar reagerende zetten en handelingen, die zorgen voor een grote dynamiek in interacties. Het partijenmodel, waarbij de organisatie wordt gezien als een conglomeraat van partijen die ieder hun eigen doeleinden en belangen nastreven, geeft een realistischer inzicht in de realiteit van de besluitvorming over samenwerkingsverbanden. Deelnemen in een netwerk is immers strategisch handelen, waarbij bewust door organisaties ingespeeld wordt op de vrije ruimte die het netwerk laat tussen onderlinge afhankelijkheid en onafhankelijkheid. Er bestaat in elk netwerk een spanningsveld tussen de systeemrationaliteit van het netwerk als geheel en de individuele rationaliteit van de in het netwerk samenwerkende organisaties en actoren. In plaats van een hiërarchisch beheerst beleidsvormingsproces is sprake van netwerken van actoren die onderlinge coalities vormen. Het beleidsproces is niet meer een top-down proces, maar meer een interactief, doelzoekend proces. In zo'n proces onderhandelen de betrokkenen, uitgaande van allerlei doelstellingen, over een breed spectrum van doel-middel combinaties en forceren ze uiteindelijk beslissingen zonder vaststaande uitkomst over de effecten daarvan.

Coördinatie

Besturing wordt in belangrijke mate beïnvloed door politiek-economische dynamieken. Een kernpunt bij de aansturing is, dat de betrokken partijen de noodzaak moeten inzien van goede afsprakenstelsels ondanks het feit dat er conflicterende belangen op de achtergrond kunnen spelen. Aan technische afspraken wordt meestal wel aandacht besteed, maar deze vormen slechts een gering deel van de problematiek. Consensus over het nut of de noodzaak van een gemeenschappelijke aanpak is essentieel. Daarbij komt, dat externe coördinatie complex is en grote risico's omvat, doordat de inzet van informatietechnologie en telecommunicatie fundamenteel de wijze kan veranderen waarop organisaties hun taken uitvoeren. De coördinatie overstijgt dus de technische aspecten en introduceert organisatorische, politieke, economische en culturele aspecten. Een belangrijke succesfactor bij de ontwikkeling van informatie-infrastructuren is het kunnen omgaan met deze aspecten.
De ontwikkeling van een informatie-infrastructuur gaat gepaard met omvangrijke strategische, financiële, technische en organisatorische risico's. De beslissers moeten hierbij in staat zijn de meest dominante risicofactoren te identificeren en het effect van een bepaalde risicofactor in te schatten. Vervolgens dienen de meest geschikte maatregelen en instrumenten gehanteerd te worden om die risico�s zoveel als mogelijk te elimineren. Deze activiteiten zullen veelal iteratief uitgevoerd worden. Cruciaal is, dat men raad weet met collectieve besluitvorming en relationele processen en met het opzetten en besturen van samenwerkingsverbanden. De praktijk wijst daarbij op de toenemende aandacht voor sociale en maatschappelijke aspecten bij informatiseringsprojecten. Lange tijd zijn deze aspecten onderbelicht gebleven en is de techniek op de eerste plaats gekomen. Veelal wordt een te eenzijdige aandacht voor de techniek gezien als belangrijkste oorzaak voor het falen van technologisering in het algemeen en infrastructuurontwikkeling in het bijzonder. Diverse managementaspecten zullen in een vervolgartikel aan de orde komen.

Besturingsinspanning

De besturing moet op het juiste moment nadruk leggen op de dan relevante managementaspecten. Deze inspanning wordt in belangrijke mate beïnvloed door zowel organisatiecontext als technologie. De besturingsinspanning blijkt toe te nemen naarmate de hechtheid tussen organisaties afneemt. Een groter aantal autonome partijen en actoren betekent immers meer afstemming en meer onderhandelingsprocessen over zaken als functionaliteit, tijd en geld. De besturingsinspanning is kleiner naarmate er meer sprake is van overkoepelende sturing en centrale doelstellingen. In een hiërarchische of federatieve organisatiecontext is de besturingsinspanning dan ook kleiner dan bij coalities of verenigingen. Deze moet doelgericht ingezet worden op zwaartepunten in het management, die op een bepaald moment in het ontwikkelingsproces opportuun zijn. De besturing van de leveranciers van producten en diensten kan daarbij een probleem vormen, omdat zij als betrokken partijen een afstandelijke rol hebben en zich als zodanig onttrekken aan de aansturing.
De keuze van technologie is een tweede factor die een rol speelt bij besturingsinspanning. Indien in een infrastructuurproject gekozen wordt voor complexe technologie, die zichzelf nog niet bewezen heeft, zal dat de complexiteit van het project en de besturingsinspanning meer dan evenredig doen toenemen. Toepassing van internettechnologie daarentegen kan de complexiteit van de besturing reduceren, doordat de relevantie afneemt van managementaspecten zoals informatietechniek en financieel-economische aspecten. Wat bij toepassing van conventionele informatietechniek een vraagstuk was, is bij deze relatief nieuwe technologie minder relevant of zelfs opgelost. Stringente standaardisatie van berichtenuitwisseling en omvangrijke financieringsbudgetten worden met de verdere verspreiding van Internet minder dominant in het licht van besturingsproblematiek.
De rol van het politiek-strategische besturingsniveau bepalend te zijn voor de samenwerking tussen de betrokken organisaties. Het onderscheid in drie besluitvormingsniveaus, namelijk politiek-strategisch bestuur, opdrachtgeving en projectmanagement, is relevant bij de conditionering van informatieinfrastructuren. Beslissingen moeten op het adequate besturingsniveau genomen worden. Besluitvorming met betrekking tot omgevingsmanagement vindt vooral plaats op een niveau hoger dan opdrachtgeving. Besluitvorming met betrekking tot projectsturing vindt plaats op het niveau van opdrachtgeving of projectorganisatie.

Management bij nieuwe technologieën

In onze informatiesamenleving spelen nieuwe technologieën een zeer belangrijke rol. Gedurende de laatste jaren zijn we getuige van een stroomversnelling op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Daarnaast spelen de groeiende vraag naar kwaliteit, het veranderlijke karakter van de markt en de internationalisering van de concurrentie. De ontwikkelingen op het gebied van ICT leiden in toenemende mate tot nieuwe vormen van samenwerking, vooral tussen groepen die tot voor kort niet of nauwelijks met elkaar samenwerkten. Een actuele situatie is bijvoorbeeld de samenwerking tussen de onderwijssector en de private sector: investeringen van het bedrijfsleven in ICT in het onderwijs, zodat uiteindelijk het bedrijfsleven beter opgeleide jongeren verkrijgt. Het grootschalige ICT-project voor het onderwijs 'Investeren in voorsprong' geeft uitwerking aan de noodzaak tot vernieuwing, kennismanagement en elektronische gegevensuitwisseling. Dergelijke maatschappelijke en technologische ontwikkelingen vertalen zich tot een forse toename van het aantal implementaties van informatie-infrastructuren.
Met de opkomst van Internet is het denken over communicatie en informatie-uitwisseling veranderd. Nagenoeg alle soorten informatie zijn toegankelijk: van zakelijke en commerciële bedrijfsinformatie, tot consumentenaangelegenheden, wetenschappelijke publicaties en overheidsinformatie. De toenemende interesse voor Internet is vooral toe te schrijven aan het overweldigende aanbod van informatie, aan de lage communicatiekosten, aan de gemakkelijke manier waarop mensen en organisaties elkaar via het netwerk kunnen vinden en aan de introductie van succesvolle diensten. Internet heeft een wereldwijde informatie-infrastructuur onder handbereik gebracht, maar dit brengt wel een aantal nieuwe complicerende dimensies met zich mee. Denk daarbij aan de complexe juridische en fiscale vraagstukken die de introductie van handel via Internet heeft gecreëerd en die nog onvoldoende zijn opgelost. Daarnaast bestaan vraagstukken zoals auteursrecht, belastingheffing op dienstverlening via Internet, en verandering van het begrip toegevoegde waarde, dat van belang is voor de BTW-heffing.
Een recente ontwikkeling die de belangstelling voor Internet nog aanzienlijk zal versterken, is de opkomst van elektronische handel met transactiediensten. Voor de consument op Internet is het uitermate belangrijk dat de drempel voor het afnemen van commerciële diensten zo laag mogelijk is. Door de ontwikkelingen van de informatietechnologie zien we nieuwe actoren de rol van bestaande intermediairs overnemen, en de opkomst van nieuwe distributiekanalen. Voor de nabije toekomst valt te verwachten, dat er een nieuwe generatie Internetdiensten gaat ontstaan zoals video-conferencing en spraaktelefonie. Tegenover betaling staat dan een gegarandeerde kwaliteit van de dienstverlening.

Verschuiving

De huidige ontwikkelde structuren van onze samenleving, zoals de economische en bestuurlijke ordening, dreigen door de expansieve kracht van nieuwe communicatievormen als Internet min of meer op de tocht te staan. De nieuwe IP-technologie verlaagt de economische drempel voor het ontwikkelen van nieuwe applicaties en informatiediensten. Intelligente toepassing van nieuwe technologieën kan bijvoorbeeld de fysieke vervoersstromen inperken of de organisatie van het openbaar bestuur wijzigen. Dit zal leiden tot een groter aantal marktpartijen, virtuele organisatie-structuren en een tijdelijke samenwerking tussen organisaties. De daarmee samenhangende gegevensuitwisseling zal de roep om informatie-infrastructuren versterken, maar zal tevens leiden tot een grotere beheersproblematiek.
De grootschalige opkomst van Internet als nieuwe technologie en nieuwe toepassingsgebieden zoals kennismanagement en elektronische handel kunnen implicaties hebben voor het ontwikkelingsproces van informatie-infrastructuren. In termen van besturing zal dit leiden tot een sterkere noodzaak tot standaardisatie van technologie en tot meer onzekerheid aan de zijde van zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. Het ontwikkelde raamwerk zal naar verwachting hanteerbaar blijven, maar het belang van de geïdentificeerde managementaspecten zal verschuiven. Strategische en economische overwegingen bij zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers zullen in nog sterkere mate een overwegende rol spelen. Het gaat hier immers om potentiële wijzigingen in rolpatronen en positionering, samenwerking met andere partijen, omgevingsveranderingen en verschuivingen in afzetmarkten.

Technologiekeuze

De keuze van technologie en technologiestandaarden is niet langer een dominant technisch onderwerp, maar heeft zich ontwikkeld heeft tot een strategisch thema. Technologie wordt laagdrempelig, goedkoop en steeds makkelijker inzetbaar. Elektronische verbindingen worden een trend. De initiële investeringen worden steeds lager, waardoor een eenvoudige en kleine start gemaakt kan worden. Om deze redenen moet reeds in de initiatiefase van een infrastructuurproject vanuit strategisch perspectief een standpunt ingenomen worden met betrekking tot de keuze van de technologie. Deze keuze vindt in een eerder stadium plaats dan bij conventionele technologie gebruikelijk was.
Een informatie-infrastructuur kan met behulp van Internettechnologie opgezet worden in afgebakende en modulaire delen. De samenstelling van het samenwerkingsverband kan hierdoor sneller gewisseld worden, waardoor organisaties virtueler en dynamischer worden. Door deze flexibiliteit hoeft er in het begin geen sprake te zijn van volledige consensus tussen alle partijen, maar kan gedeeltelijke consensus tussen enkele partijen voldoende zijn om een goede uitgangspositie te krijgen. Afhankelijk van de eerste resultaten, de doelstellingen en de belangen in het samenwerkingsverband kan de besluitvorming tot verdere uitbreiding van de informatie-infrastructuur op incrementele wijze plaatsvinden.
 
Dr R.P.H.M. Matthijsse is werkzaam bij KPN Telecom te Den Haag
 
Dit artikel is gebaseerd op het proefschrift 'Management van informatie-infrastructuren', waarop hij in september promoveerde aan de TU Eindhoven.
 
Deze tweedelige serie is gebaseerd op zijn proefschrift 'Management van informatie-infrastructuren', waarop hij onlangs promoveerde aan de TU Eindhoven.

  1. 11/12/98 - Management van informatie-infrastructuren in open omgevingen
  2. 18/12/98 - Informatie-infrastructuur in veranderende omgeving

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1283253). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×