Managed hosting door True

Besparen kan dure grap zijn

Beheersing van it-kosten vergt methodische budgetanalyse

'Cost control' is één van de hete hangijzers in de it-sector. Bedrijven willen besparen en daarom moeten ook de budgetten voor it omlaag. Tegelijkertijd willen die ondernemingen wel gewoon verder kunnen werken, zonder dat het ingeperkte budget hen daarbij parten speelt.

"Voor grote ondernemingen die in verschillende landen actief zijn, vormen gedeelde diensten vaak een goede uitweg", aldus Dirk Antoon Benoy van Accenture. "Kosten kun je dan beperken door bijvoorbeeld de lokale helpdesks te vervangen door één internationale helpdesk. Zoiets werkt echter niet zomaar bij alle bedrijven." De hamvraag blijft: wat kost it de onderneming? Vervolgens is het de vraag of dat bedrag aanvaardbaar dan wel te hoog is.
Het is mogelijk deze vragen te beantwoorden via de benchmarks die diverse onderzoeksbureaus daarvoor aanbieden. Op zich kunnen die benchmarks voor nieuwe inzichten zorgen, mits de methodes correct worden toegepast. Anders loopt de onderneming het risico appelen met citroenen te vergelijken. Benchmarking houdt immers alleen rekening met de totale kosten van een systeem, en daar wringt net de schoen.
"Sommige cfo's redeneren: alle afdelingen moeten besparen, dus ook it. Dat klopt wel, zij het met een belangrijke nuance. Informatietechnologie helpt per definitie toegevoegde waarde te creëren, waardoor het verminderen van de it-investeringen op zich geen goede zaak is. We mogen het 'substitutie-effect' namelijk niet onderschatten. Als een bedrijfsafdeling haar kosten kan terugschroeven door iets te automatiseren, impliceert dit automatisch dat de kosten voor it daardoor de hoogte ingaan." Anderzijds is het wel de taak van de cio om de dagelijkse it-kosten per gebruiker naar beneden te brengen en zo budget vrij te maken voor andere zaken.

Budgetten vergelijken

Bij het in kaart brengen van de kosten van een it-infrastructuur is het van cruciaal belang een onderscheid te maken tussen de incidentele en lopende it-kosten. Lopende kosten zijn de uitgaven die een onderneming moet doen om de bestaande infrastructuur aan de gang te houden. Het gaat onder meer om de noodzakelijke investeringen in opwaarderingen en onderhoud, zonder welke de prestaties van het systeem onvermijdelijk achteruitgaan. Incidentele kosten houden verband met de uitbreiding van het kwalitatieve vermogen van het systeem, zoals de aanschaf van nieuwe erp-modules. De cio staat voor de uitdaging de lopende kosten terug te dringen zonder de kwaliteit aan te tasten om meer incidentele kosten te kunnen maken.
Neem het gebruik van een erp-systeem. "Door de tijd heen doorloopt de it-afdeling bij het gebruik van dat systeem een leercurve waardoor ze, naarmate er meer tijd verstrijkt, steeds beter met het systeem omgaat, met een stijgende prestatie als gevolg. Anders gezegd: als het aantal gebruikers constant blijft, neemt de kostprijs per gebruiker af in de tijd; het bedrijf ziet zijn lopende kosten per eenheid verminderen." Bij incidentele kosten geldt dit niet; een bedrijf kiest al dan niet voor een bepaalde investering, punt uit.
"Om budgetten te kunnen vergelijken is het daarom belangrijk de incidentele en lopende kosten van elkaar los te koppelen", vervolgt Benoy. "Daaruit blijkt doorgaans dat 25 tot 40 procent van het it-budget aan lopende kosten zou moeten worden uitgegeven. Dat is ook logisch, want het gaat hier om de investering in toegevoegde waarde op lange termijn."

Resultaat

Vooral bij incidentele kosten stelt de onderneming doorgaans een 'business case' op om over de investering te beslissen. Ook hier gelden beperkingen. Benoy: "Meestal is het niet haalbaar om zomaar voor elk nieuw project een 'business case' op te stellen. Het zijn er vaak gewoon te veel, of het loont niet de moeite eraan te beginnen omdat je van tevoren weet dat je tegenover het project, bijvoorbeeld de installatie van een netwerk, weinig of geen waardecreatie kunt stellen. In dat geval is het beter een aantal verschillende projecten te bundelen tot één kwaliteitsslag en daar een 'business case' voor te schrijven." Heeft het weinig zin een case te maken voor de aanleg van een netwerk, dan kan het juist nuttig zijn dat netwerk toe te voegen aan de case over de aanschaf van pakweg erp-software. In dat geval is het immers wel mogelijk een financieel resultaat te verbinden aan de totale investering.
Niet dat een fraai uitgewerkte 'business case' per definitie het verwachte resultaat oplevert. "Uiteindelijk moet de onderneming de case op de voor haar juiste manier evalueren", zegt Benoy. "Daarbij spelen verschillende criteria en hun onderlinge balans een rol. Het bedrijf moet bijvoorbeeld voor zichzelf uitmaken aan welke criteria meer gewicht toekent: de strategische, de financiële of nog andere. Daar bestaan multicriteriabeslissingsmodellen voor die een en ander op een vlotte manier aan elkaar toetsen." De cfo hecht doorgaans het meeste belang aan de financiële criteria, hoewel door de toevoeging van een tweede dimensie, op strategisch vlak, het belang van de investering vaak makkelijker te plaatsen is.

Management summary

  • Het terugschroeven van kosten door automatisering betekent wel dat de ict-kosten omhoog gaan.
  • Het is belangrijk onderscheid te maken tussen incidentele en lopende kosten.
  • Als het aantal gebruikers constant blijft, neemt de kostprijs per gebruiker in de loop der tijd af.
"Bekijken we een 'business case' puur vanuit financieel standpunt, dan is er eigenlijk maar één echt beslissingscriterium: de npv (net present value)." Het gaat hierbij om de financiële meerwaarde die het project realiseert, vergeleken met de kapitaalkosten. "De 'economische toegevoegde waarde' kan een alternatief zijn, omdat je de npv zo nog eens koppelt aan de prestaties van het systeem. In wezen is het echter makkelijker om met de npv te werken. Een bedrijf moet altijd keuzes maken. Het it-budget is nu eenmaal nooit groot genoeg om alle projecten uit te voeren die op het verlanglijstje staan. Kiezen wordt echter simpel wanneer je berekend hebt welke projecten de hoogste npv genereren."

Betere plannen

Beslist een bedrijf om tot de uitvoering van een positieve 'business case' over te gaan, dan blijft het een uitdaging om het toegewezen budget en opgestelde tijdpad niet uit het oog te verliezen. Nogal wat ondernemingen evalueren jaarlijks de vrijgemaakte budgetten voor projecten die over verschillende jaren lopen. Op die manier kan het bedrijf elk jaar binnen zijn budget blijven, ook al stapelt er zich bij het project een werkachterstand op. Anders gezegd: aan het eind van de rit heeft het bedrijf veel meer uitgegeven dan gepland, terwijl het toch netjes binnen de lijnen van de jaarlijkse budgetten is gebleven.
Benoy: "De oplossing bestaat erin je strikt te houden aan het budget en de projectduur die in de eerste versie van de 'business case' staan. Dat kan door de methode van 'earned value' toe te passen." Dit systeem is uit de Amerikaanse boekhoudwetgeving afkomstig. De grondregel is dat je alleen kosten kunt declareren wanneer daar opbrengst tegenover staat. Bij een it-project komt het er dan op aan het totale budget in stukjes te hakken en die te koppelen aan specifieke onderdelen van het project.
Het bedrijf houdt dan niet alleen de gespendeerde centen, maar ook de effectief opgeleverde projectonderdelen in de gaten. Dat is makkelijk, omdat de gemaakte kosten zo onlosmakelijk met de tijdplanning samenhangen. Het kostenplaatje reflecteert dan automatisch de gerealiseerde efficiëntie. Benoy: "Bovendien laat het principe van 'earned value' toe inzicht te krijgen in de verschillende factoren die bepalen waarom een project al dan niet binnen het budget of het geplande tijdsbestek blijft. Dat inzicht moet de onderneming in staat stellen betere plannen op te stellen voor nieuwe projecten."< BR>

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1281507). © Jaarbeurs IT Media.
?

 
Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×