Managed hosting door True

Mobiel werken invoeren in tien stappen

 

Voor iedereen betekent mobiel werken iets anders. Zo zal een eindgebruiker een andere kijk hebben op mobiliteit dan de ict-manager binnen hetzelfde bedrijf. Toch zijn er een aantal stappen te onderscheiden die een bedrijf moet doorlopen om mobiel werken in te kunnen voeren.

Stap 1: kijk goed naar de eigen organisatie en bedrijfsprocessen

In principe kan elke organisatie mobiel gaan werken, maar het is heel belangrijk om eerst te bedenken wat je als bedrijf wilt bereiken met een mobiliteitsstrategie. Is het om een deel van de buitendienst mobieler te maken, om de verkoopafdeling toegang te geven tot de meest up-to-date informatie of om klanten informatie op een makkelijkere en mobielere manier doen toekomen?

Een van de belangrijkste vragen daarbij is hoe de gebruikersorganisatie eruit ziet. Met die kennis begin je met het bepalen van een beleid voor mobiliteit en bepaal je welke functies je beschikbaar wilt stellen voor mobiele gebruikers en hoe en welke devices en informatietoegang je beschikbaar stelt.

Stap 2: Bepaal wie wat mag

De doelstelling bepaalt welke applicaties voor wie mobiel beschikbaar moeten komen en voor wie er een tablet of juist een smartphone beschikbaar moet komen. Country manager technology services Michiel van Vlimmeren  bij HP legt uit: ‘Kiest een bedrijf bijvoorbeeld in het kader van het nieuwe werken voor mobiel werken om de medewerkerstevredenheid te vergroten dan zullen alle werknemers voortaan zelf moeten kunnen bepalen wanneer ze wat waar doen en dus ook overal toegang moeten hebben tot het bedrijfsnetwerk. Als er echter vanuit efficiencyoverwegingen wordt gekozen voor mobiel werken, dan kun je je afvragen of dit voor backoffice-functies wel efficiënter is.’  

Stap 3: Inventariseer welke voor- en nadelen er voor de organisatie zijn

Breng de voor- en nadelen van mobiel werken voor de organisatie in kaart, maak inzichtelijk welke besparingen of juist kosten je verwacht, maar ook welke veranderingen de organisatie door gaat maken en hoe deze veranderingen begeleid moeten gaan worden. Zijn er bijvoorbeeld trainingen nodig om deze veranderingen op te vangen? En welke gevaren kleven er aan het invoeren van een mobiliteitsstrategie?

Eén van de belangrijkste beweegredenen van bedrijven om mobiel werken in te voeren is het vergroten van de efficiency.  De werknemer wordt flexibeler doordat hij tijd- en plaatsonafhankelijk kan werken. Dit betekent in de praktijk vaak dat het gemakkelijker wordt om werk en privé te combineren omdat niemand meer vastzit aan kantoortijden. Die flexibiliteit moet echter wel doorwerken in de bedrijfsprocessen. Dus werkprocessen moeten worden aangepast en geoptimaliseerd voor mobiel werken.

Stap 4: Houd rekening met een cultuuromslag

Er zijn evenveel manieren van mobiel werken als oplossingen. Welke oplossing voor een organisatie het beste is hangt af van de gekozen strategie. Maar zeker is dat er naast technologische aanpassingen vooral binnen de organisatie zelf  het nodige moet veranderen. Communicatie en sturing zijn dan van groot belang, want het nieuwe werken zorgt voor een cultuuromslag die niet van de een op de andere dag mogelijk is. Want organisaties moeten gaan sturen op output van medewerkers en dat vraagt om een nieuwe manier van managen.

Stap 5: Inventariseer wat nodig is voor de infrastructuur

De klassieke ict-infrastructuur is vaak niet flexibel genoeg om de constante veranderingen en updates te kunnen verwerken. Een dynamische infrastructuur overstijgt de grenzen van het kantoorgebouw en is voor geautoriseerde werknemers altijd en overal toegankelijk terwijl de toegang betrouwbaar en beveiligd is. Op welke punten moet de infrastructuur worden aangepast of wordt er gekozen voor een nieuwe mobiele infrastructuur. Ook is het van belang te inventariseren wat er al voorhanden is aan licenties, contracten en kennis.

Stap 6: Onderzoek de beheeraspecten

Voor consumenten is er niets leukers dan tablets en smartphones, maar voor de ict-afdeling is er bijna niets lastiger dan diezelfde tablets en smart phones op de werkvloer. Om het gebruik van mobiele apparaten beheersbaar te houden, kan de ict-afdeling zich richten op het beheren van de smartphones en tablets zelf, mobile device management of toestelmanagement (MDM), de specifieke mobiele bedrijfsapplicaties, mobile application management (MAM) of de informatie die via mobiele apparaten rondgaat, mobile information management (MIM). Samen omvatten MDM, MAM en MIM de beschikbare enterprise mobility management (EMM) software. EMM biedt dus een platform waarmee een onderneming niet alleen toestellen maar ook bedrijfsinformatie en applicaties kan managen

Stap 7: Bepaal hoe je de beveiliging wilt regelen

Een van de grote uitdagingen van mobiel werken is de beveiliging. Hoe zorg je ervoor dat iedereen die mobiel is, verbonden blijft met het bedrijf en hoe zorg je ervoor dat die datatransfers veilig zijn en de data eigendom blijft van het bedrijf? Hiervoor moet geïnvesteerd worden in beveiliging op verschillende plekken binnen de (mobiele) architectuur, maar ook in het bewust maken van medewerkers. Want de medewerker is cruciaal bij beveiliging. Zorg dus voor een duidelijke gebruikersovereenkomst, beveiligingsbeleid en één aanspreekpunt.

Stap 8: Bepaal welke applicaties je mobiel in wilt gaan zetten

De app-consumentenmarkt heeft een ongekend snelle ontwikkeling doorgemaakt. Hierdoor is het verwachtingspatroon voor de zakelijke markt hooggespannen. De vraag naar mobiele business applicaties om de core bedrijfsprocessen mobiel te kunnen benaderen groeit dan ook enorm. Want het omzetten van bedrijfsprocessen naar mobiele processen is cruciaal om een succes te maken van de implementatie van een mobiliteitsstrategie. Maar wil je zelf apps gaan bouwen of kies je als organisatie voor de mobiele varianten die software-leveranciers aanbieden? 

Stap 9: Bepaal de benodigde investering

Wat mobiel werken kost, ligt aan de soort oplossingen die je kiest, hoe ver je mobiel werken wilt doorvoeren, hoeveel processen je wilt vertalen van standaardapplicaties naar mobiele apps. Het kostenplaatje kan dus heel modulair worden opgebouwd. 

Stap 10: de Uitrol

Wanneer verschillende technologieën zijn vergeleken en de doelstellingen zijn bepaald, kan er een mobiliteitsstrategie worden ontwikkeld. Vervolgens moet er een plan komen om deze strategie uit te rollen. Weet daarom goed wat je als organisatie wilt bereiken, bepaal beleid en kies voor een multidisciplinaire aanpak. Ook de ict-manager moet een duidelijke rol krijgen in het proces. Maar het belangrijkste… communiceer met je medewerkers!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4778255). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Ik denk dat een belangrijk punt ook is hoe je als organisatie wil omgaan met BYOD (Bring Your Own Device). Door medewerkers hun eigen apparatuur te laten gebruiken (veel hebben misschien al wel een tablet of smartphone) kun je investeringen in de hardware besparen. Echter het ondersteunen van een brede diversiteit aan platformen stelt weer extra eisen aan de beveiliging, infrastructuur en portabiliteit van de applicaties.

Inderdaad Raimond. BYOD biedt inderdaad enerzijds de voordelen van lagere kosten, maar volgens mij is goedkoop hier duurkoop. Je systeembeheerpartij (of je dat nou intern of extern hebt geregeld) zal hier enorm unhappy van worden, of de scope van hun verantwoordelijkheid beperken tot de devices van de organisatie, dus exclusief die van de medewerkers. Stap 7 is daarom wat mij betreft het kernpunt van bovenstaand verhaal. Goed mobiel kunnen werken vergt een zorgvuldige aanpak in het algemeen en een goed informatiebeveiligingsbeleid in het bijzonder.

Aanpassen van de telefonie infrastructuur voor het faciliteren van mobiel werken hoeft niet ingewikkeld te zijn, zonder risicovolle migraties of alles onder te brengen bij een leverancier kan je morgen vast en mobiel al integreren op de faciliteiten die het bedrijf al lang heeft staan zonder aanschaf van extra licenties of smartphones met App's. Denk ook aan de beperkte bereikbaarheid en continuiteit van mobiele telefonie en het beveiligen van de mobiele data verbinding met een VPN. Al deze obstakels kunnen worden voorkomen door inzet van Forced on X met private GSM op bedrijfslocaties.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×