Managed hosting door True

Integratie erp- en groupwarepakketten biedt voordelen

Integratie erp- en groupwarepakketten biedt voordelen

 

Door het ongestructureerde Lotus te combineren met het transactiegeoriënteerde en gestructureerde SAP kunnen de grenzen van beide applicaties overstegen worden. Nieuwe toepassingen liggen daardoor in het verschiet, aldus consultants van Align.

SAP R/3 is een modulair opgezet erp-pakket (enterprise resource planning). Het wordt ingezet om bedrijfsprocessen integraal te ondersteunen en is gericht op het verwerken van transacties. Met het pakket SAP R/3 is SAP één van de toonaangevende leveranciers op het gebied van erp-software. Lotus Notes en Lotus Domino bieden een geïntegreerd pakket voor kennismanagement- en groupware-oplossingen voor Internet en intranetten. Binnen Lotus Notes/Domino is veel aandacht besteed aan beveiliging, openheid en schaalbaarheid. Dankzij de mogelijkheid van repliceren (het dupliceren van gegevens van de server naar een lokale omgeving, zoals een laptop), wordt mobiel gebruik ondersteund. Lotus Notes/Domino wordt algemeen beschouwd als één van de toonaangevende groupware-applicaties voor veilige, interactieve bedrijfsoplossingen voor intra- en extranetten en Internet.
De combinatie van erp en groupware kan op verschillende manieren worden ingezet, zoals de volgende drie voorbeelden aangeven.

Toepassingsmogelijkheden

Beschikbaarheid en verrijking van informatie. Klanten van een organisatie willen beschikken over actuele informatie over producten, prijzen, voorraden en leveringsvoorwaarden, liefst met afbeeldingen. Hieraan ontlenen catalogi hun bestaansrecht. Door SAP R/3 en Lotus Notes/Domino te combineren, is deze informatie direct beschikbaar en up to date en is men niet meer afhankelijk van de laatste catalogus-uitgave.
Door de product- en leveringsgegevens vanuit de SAP R/3 modules MM (Material Management) en SD (Sales Distribution) aan te vullen met gevarieerde informatie in Lotus Notes, zoals foto's en gedetailleerde beschrijvingen van producten, is een productcatalogus te realiseren die via Lotus Domino in combinatie met een webbrowser toegankelijk is via Internet. Op deze wijze krijgen potentiële klanten inzicht in het aanbod van producten met de bijbehorende prijs, levering en beschikbaarheid gegevens. De aangevulde SAP-gegevens, beschikbaar in Lotus Notes, kunnen gedupliceerd worden naar een laptop. Hierdoor zijn medewerkers met een Lotus Notes client in staat om mobiel te werken, daar ze de benodigde gegevens op willekeurige locaties kunnen raadplegen en niet afhankelijk zijn van hun fysieke aanwezigheid op het bedrijf of van toegang tot Internet.
Inzetplanning. Managers en medewerkers die op specifieke tijdstippen diensten of bepaalde taken vervullen, willen inzicht in de planning op tijdstipniveau. Deze informatie is niet beschikbaar in SAP R/3 en wordt daarom veelal buiten SAP om geregeld. Lotus Notes kan ingezet worden om dit inzicht te verschaffen.
Medewerkers zijn gedetailleerd in te plannen binnen SAP R/3 op basis van de te verrichten activiteiten met behulp van de SAP-modules PS (Project System), SM (Service Management), PM (Plant Maintenance), op basis van de roosters van de medewerkers uit HR (Human Resources) en met behulp van 'workforce'-planning (onderdeel van PS). Er is echter geen inzicht in de tijdstippen waarop medewerkers beschikbaar zijn. Dit is met name van belang indien er gewerkt wordt in ploegendiensten en indien aanwezigheid aan tijd gebonden is. Door de verschillende gegevens in Lotus Notes met elkaar te vergelijken en van daaruit rapportages te genereren, is inzicht te verkrijgen wie op welk tijdstip voor welke activiteit is ingepland. Tevens kunnen mutaties plaatsvinden binnen Lotus Notes die vervolgens worden doorgegeven aan SAP.
Ondersteuning decentrale invoer met lokale validatie. Het toepassen van decentrale invoer met lokale validatie is een oplossing voor medewerkers die activiteiten op locatie uitvoeren en die voor uitvoering en terugkoppeling van de verrichte activiteiten afhankelijk zijn van hun fysieke aanwezigheid op het bedrijf. In het geval van onderhoud van apparatuur bij derden kunnen de onderhoudsmedewerkers de gegevens van te verrichten activiteiten - met ondermeer informatie omtrent klant, adres, te repareren apparatuur en uit te voeren taken - repliceren uit de SAP module SM naar een laptop. Op deze wijze hebben ze de benodigde gegevens bij de hand. Na uitvoering van een of meerdere activiteiten kunnen de onderhoudsmedewerkers de tijd dat werd gewerkt, de gebruikte materialen en de gereden kilometers registreren. Door ingebouwde controlemechanismen vinden controles plaats bij de invoer. Hierbij valt te denken aan totalen van uren - deze kunnen nooit meer zijn dan 24 uur per dag - en aan bestaande materiaalnummers. De medewerkers kunnen na hun werkdag de gegevens repliceren met de centrale Notes-server, waarna de gegevens worden doorgegeven aan het SAP-systeem.

Integratie

Bij de integratie is kennis nodig van verschillende gebieden. Te denken valt uiteraard aan kennis van SAP R/3, waaronder ook kennis van Abap/4 (programmeertaal SAP), bapi's (business application programming interface, door SAP standaard geleverde toegangen tot businessobjecten van SAP) en rfc's (remote function call, techniek om SAP te integreren op server- of 'front end'-niveau) verstaan kan worden. Uiteraard is ook kennis nodig van Lotus Notes/Domino, waartoe ook Lotus Script en Notes Add-in Toolkit behoren, alsmede inhoudelijke kennis van beveiliging, webpagina's en functionele proceskennis.
De integratie van applicaties komt tot stand door een extensie binnen Lotus Script (Lotus LSX for R/3, onderdeel van Notes Add-in Toolkit). Deze extensie is gebaseerd op het aanroepen van functies van SAP R/3 binnen Lotus Notes/Domino-toepassingen. Door gebruik te maken van bapi's en functionele modules met behulp van rfc van SAP binnen Lotus Notes/Domino, is directe en transparante toegang tot modules van SAP mogelijk. Ook kunnen de transactie- en beveiligingsmechanismen van SAP gebruikt worden. De manier waarop een rfc, bijvoorbeeld in R/3 3.0e, wordt geplaatst, is hetzelfde als die waarop een bapi wordt aangeroepen in R/3 3.1g. Beide kunnen benaderd worden met Lotus LSX for R/3. Doordat de bapi's onveranderd blijven, kunnen onderhoudskosten voor systemen laag blijven, ook als er wijzigingen plaatsvinden in de rfc's. Lotusscript is eenvoudig in gebruik. Iemand die al met rfc's van een SAP-systeem werkt, kan zonder veel inspanning overweg met Lotusscript en Lotus LSX for R/3. Er zijn producten op de markt die ontwikkelaars helpen bij het opstellen van Lotusscript voor integratie met SAP R/3.

Functionaliteit

Vanwege de inzet van Lotus Notes/Domino is het eenvoudig voor zowel Lotus Notes-clients als webbrowsers om SAP R/3 te bereiken. 'Out of the box' krijgt men met Lotus Notes de beschikking over een compleet systeem voor het verzenden van boodschappen, kalendering en scheduling, dat werkstroom en replicatie van SAP-gegevens mogelijk maakt. Lotus Domino zorgt daarbij voor veilige, dynamische en interactieve internet- en intranettoepassingen.
De benodigde inspanning en daarmee gepaard gaande kosten van een koppeling zijn uiteraard afhankelijk van de aard en de omvang van de beoogde integratie. Uitgaande van een integratie van standaardapplicaties ligt de focus van de inspanning op de koppeling van de applicaties. Een analyse van de beoogde functionaliteit van de integratie met input van zowel SAP R/3- als Lotus Notes/Domino-experts is de beginstap voor de realisatie van een succesvolle combinatie. Hierbij moet rekening gehouden worden met de eisen en wensen van de doelgroep. Is de gewenste functionaliteit bestemd voor klanten (buiten de organisatie), dan zal de specificatie van eisen anders zijn dan wanneer de functionaliteit bestemd is voor medewerkers binnen de organisatie. Interne gebruikers hebben vaak ervaring met één van de twee pakketten. Hierdoor en door een verschil in informatiebehoefte zullen zij andere eisen stellen op het gebied van bijvoorbeeld gegevensweergave en registratiemogelijkheden. Na de analyse en het ontwerp zal de koppeling gerealiseerd en getest moeten worden. Dit kan zowel inspanning aan SAP-zijde als aan Lotus-zijde vergen. Afstemming tussen beide partijen en betrokkenheid van interne en/of externe gebruikers is onontbeerlijk. De betrokkenheid van gebruikers zal met name in de analyse- en testfase waarde opleveren. Om de oplossing binnen of buiten de organisatie succesvol te laten zijn, is voorlichting en opleiding tijdens de uitvoering onmisbaar. Op deze wijze zullen toekomstige gebruikers inzicht verkrijgen in de beoogde functionaliteit en raken zij gaandeweg vertrouwd met veranderingen in hun huidige manier van werken.

Toegevoegde waarde

De toegevoegde waarde die de combinatie van de twee toepassingen met zich meebrengt, kent vele facetten. Door gebruikersvriendelijke en meer toegankelijke geïntegreerde applicaties aan te bieden, wordt een groter aantal gebruikers bereikt. De uitvoering van de processen wordt geoptimaliseerd doordat het aantal registratiewerkzaamheden afneemt. Uren worden bijvoorbeeld niet eerst op een formulier verantwoord en vervolgens overgenomen in het systeem, maar onmiddellijk in het systeem vastgelegd. Doordat herhaalde registratie vermeden wordt, is de kans op fouten kleiner en wordt de doorlooptijd gereduceerd. Door de versnelling in de werkwijze kan er sneller tegemoet gekomen worden aan de wensen van de klant en zijn principes als jit (just in time) beter te ondersteunen. Vanwege de mogelijkheid om te repliceren en gegevens toegankelijk te maken via Internet, wordt de beschikbaarheid van gegevens vergroot en neemt de mobiliteit van medewerkers toe. De bovenstaande toepassing is één van de mogelijkheden om een integrale keten te bereiken.

Beperkingen

Hoewel er talloze toepassingsmogelijkheden van de combinatie van SAP R/3 en Lotus Notes/Domino zijn, zijn er ook beperkingen. Deze liggen namelijk met name op het gebied van de te verrichten inspanning. Bij complexe integraties komt een hoeveelheid ontwikkeling kijken die niet onderschat moet worden. De beoogde oplossing zal een aanvulling moeten zijn van de functionaliteit van beide en geen vervanging van reeds bestaande functionaliteit. Een deel van de functionaliteit die Lotus Notes/Domino biedt, wordt ook door SAP verzorgd, zoals de opbouw van een webpagina of werkstroom. Op deze fronten kan Lotus een meerwaarde bieden, indien er naast SAP sprake is van andere transactiegeoriënteerde systemen. Ook wanneer er - naast de door SAP geleverde functionaliteit - functionaliteit gewenst is waarin alleen door Lotus wordt voorzien, is Lotus Notes/Domino een goed alternatief. Mede omdat de afweging tussen eenvoud versus complexiteit van ontwikkeling en onderhoud hierin een rol speelt en Lotus in enkele opzichten sterker is. Uiteraard is het ook van belang de ontwikkelingen van partners en leveranciers in het oog te houden. Het ontwerpen van een integratie om een functionaliteit te realiseren die binnenkort beschikbaar komt, kan zinvol zijn als het ontbreken van deze functionaliteit een adequate bedrijfsvoering en administratieve vastlegging in de weg staat.
De combinatie levert geen toegevoegde waarde in het geval dat SAP R/3-gegevens op Internet gepubliceerd moeten worden en gebruik te maken is van de door SAP geleverde vooraf gedefinieerde toepassingen voor Internet, en het sec gaat om SAP-gegevens waarop geen mutaties plaatsvinden.

Integrale ketenbenadering

Door SAP R/3 te combineren met Lotus Domino en Lotus Notes is het mogelijk om geheel nieuwe, vaak kosteneffectieve, interactieve internet- of intranettoepassingen te verwezenlijken. Juist de grote verschillen tussen de wereld van Lotus en die van SAP maakt gemeenschappelijk gebruik interessant voor organisaties. Het is van belang om te bepalen welke combinatie, in het licht van de te verrichten inspanningen, de omgeving en de te verwachten ontwikkelingen, zinvol is. Synergie tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie heeft intern een duidelijk toegevoegde waarde en kan bijdragen aan de invulling van de integrale ketenbenadering.
 
Merel van Oudenhoven en Bas de Nooijer, senior consultants bij Align, Hoofddorp

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1432207). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×