Managed hosting door True

Onbegrip tussen accountancy en ict

Europese boekhoudregels stellen nieuwe eisen aan systemen

 

De nieuwe accountancyregels Ifrs hebben meer impact op bedrijfsprocessen en informatiesystemen dan de conversie naar de euro of het millenniumprobleem, stelt Pinkroccade. Het financiële systeem moet snel en betrouwbaar nieuwe gegevens ophoesten en kruisverbanden kunnen leggen. Volgens Ernst & Young en Deloitte & Touche kan het meevallen als een onderneming niet al te veel financiële instrumenten gebruikt.

"Voor de bedrijven die moeten voldoen aan Ifrs is de impact groter dan die van de euro. Dat blijkt uit de gesprekken die wij hebben gevoerd met accountancybedrijven. Die geven dat heel expliciet aan", zegt Hero Meerveld, business unit director bij Pinkroccade Finance, dat onlangs tezamen met consultancybedrijf Finext en The Vision Web een Expertisecentrum heeft ingericht voor de International Financial Reporting Standards en Basel II. Ernst & Young en Deloitte & Touche denken dat het kan meevallen wanneer het een relatief klein bedrijf met weinig financiële instrumenten betreft.

Grondig herzien

Banken, verzekeringsmaatschappijen en beursgenoteerde ondernemingen moeten door een verordening van de Europese Unie met ingang van 2005 hun geconsolideerde jaarrekening opstellen volgens de Ifrs-regels. Boekjaar 2005 is het eerste jaar dat die regels van toepassing zijn, maar in deze jaarrekening moet een vergelijking te maken zijn met 2004. Ook boekhoudjaar 2004 moet dus conform de Ifrs-regels worden opgesteld. Dit betekent dat banken, verzekeringsmaatschappijen en beursgenoteerde ondernemingen eind 2003 al moeten zijn voorbereid op de nieuwe boekhoudregels.
De invoering van Ifrs stelt niet alleen nieuwe eisen aan de financiële administratie en boekhouding. Ook de bestaande it-infrastructuur moet grondig worden herzien om de gegevens te kunnen ophoesten waar Ifrs om vraagt. Hoewel de meningen over de impact van deze operatie nogal verschillen, gaan de grotere organisaties uit van projecten die ettelijke miljoenen kosten. In een vorig jaar gepubliceerd onderzoek van Deloitte & Touche schatte een kwart van de beursgenoteerde ondernemingen dat de overgangskosten naar Ifrs een kostenpost zou opleveren van één- tot vijf miljoen euro.
Hoe hoog dat bedrag werkelijk is, hangt af van de complexiteit van een organisatie. Een beursgenoteerde onderneming met een veelheid aan entiteiten, verschillende joint-ventures en deelnemingen in verschillende landen, en omvangrijke pensioenverplichtingen, die bovendien exotische financiële instrumenten gebruikt, moet waarschijnlijk rekenen op een behoorlijke impact op de it-omgeving. "Maar een handelsonderneming die weinig financiële instrumenten heeft, zal weinig moeite hebben met de overgang", denkt accountant Sander van Dam van Deloitte & Touche. "Voor veel ondernemingen zal de impact dus gering zijn."

Beter controleerbaar

"Ben je al redelijk ver met erp, dan zal het meer neerkomen op consultancy-uren en aanpassingen van de huidige systemen en procesbeschrijvingen. In dat geval kan je ergens tussen de honderd- en vijfhonderdduizend euro uitkomen", zegt directeur Wim Heuvelman van consultancyfirma Finext. "Bedrijven met een erp-omgeving kunnen die slag wat makkelijker maken, omdat zij in theorie wat minder integratieproblemen ontmoeten. Integratie is toch wel het toverwoord bij de overgang naar Ifrs, integratie tussen zowel je systemen als de processen. We zijn echter ook al een bedrijf tegengekomen dat wel een erp-pakket had, maar niet alle technische mogelijkheden benutte. Als het nog niet volledig geïntegreerd is in een organisatie, is het alsnog een groot project, omdat het huidige erp-systeem aangepast moet worden."
Bij Ifrs gaat het om aanpassingen in de externe verslaggeving, in het jaarverslag dus. Het zou echter een grote denkfout zijn om het een specifieke verantwoordelijkheid van de afdeling Control te noemen. Het is meer dan alleen een boekhouding en administratie die wat andere gegevens in zo'n jaarverslag moeten stoppen. Waar het eigenlijk om draait, is dat bedrijven de cijfers gedetailleerder moeten toelichten. Het achterliggende proces moet transparanter zijn, wat uiteindelijk de cijfers betrouwbaarder en beter controleerbaar moet maken. Dit betekent concreet dat, wanneer een financieel toezichthouder om een balanspost vraagt, direct valt aan te tonen hoe die post is samengesteld.
Een voorbeeld: voor financiële instellingen worden de eisen ten aanzien van afdekkingtransacties (hedges) strenger onder Ifrs. In de oude situatie mag een bepaald risico, een schuld of een vordering die op de balans staat, op portefeuilleniveau worden afgedekt. Onder de huidige regels is het afdekken van dit risico 'globaal' te omschrijven. Met Ifrs moet je heel specifiek aangeven welk middel welke positie op de balans afdekt.
Stel dat een concern bepaalde derivaten gebruikt om het risico van bepaalde vorderingen of schulden af te dekken. (Derivaten zijn beleggingsproducten waarvan de waarde wordt afgeleid van onderliggende waarden, zoals aandelen, obligaties, metalen of valuta's. Voorbeelden zijn opties, termijncontracten en warrants.) Dan moet het in de nieuwe situatie ook aangeven dat hiervoor een derivaat is afgesloten. Ook moet de onderneming vastleggen dat ze hiermee de intentie heeft om dat specifieke risico te reduceren. De vraag om een gedetailleerdere vastlegging van gegevens heeft consequenties voor het informatiesysteem. De balansposten en de betreffende derivatentransacties moeten in het systeem aan elkaar gerelateerd zijn. Daarvoor moeten kruisverbanden worden gelegd. Bij sommige veranderingen betekent het dat je moet teruggrijpen op de primaire vastlegging van gegevens in het financiële systeem.

Datapakhuizen

Een ander voorbeeld: een verzekeringsmaatschappij moet onder de nieuwe regelgeving niet alleen gegevens met betrekking tot het relatiebeheer (wie is klant x, wat is zijn portfolio) uit haar systemen naar voren kunnen halen, maar ook snel kunnen aantonen wat de historie van klant x is en hoe hij heeft betaald.
Een laatste voorbeeld: een bedrijf kan nu bepaalde financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, in de boeken gewaardeerd hebben op de nominale waarde. Straks moet het in de toelichting bij de cijfers ook een actuele waarde kunnen aanleveren. "Dan zal die balanspost gekoppeld moeten worden aan de basisadministratie waarin die gegevens zijn vastgelegd", zegt Hans Moison, accountant bij Ernst & Young. "Die marktwaardegegevens gebruikte je vroeger misschien alleen in de frontoffice. Ze moeten nu dieper in het systeem worden vastgelegd. Het kan ook zijn dat die gegevens in de organisatie niet aanwezig zijn. Dan moet je ze misschien kopen bij dataleveranciers en ze invoeren in de systemen. Als het gaat om grote hoeveelheden van dit soort data, zal het wenselijk zijn om nieuwe koppelingen te maken in de informatiesystemen."
Diverse partijen noemen datapakhuizen als de oplossing waarmee banken, verzekeringsmaatschappijen en beursgenoteerde ondernemingen moeten gaan werken. In lijn met de Ifrs-regels kan zo'n oplossing snel gegevens naar voren halen, deze op een betrouwbare manier laten zien en allerlei kruisverbanden leggen. Sommige bedrijven hebben in hun huidige erp-systemen de mogelijkheden daarvoor, andere niet. Afhankelijk daarvan wordt het project al dan niet complexer.

Slimme maatregelen

"Wij hebben een aantal klanten op SAP. Die hebben bijvoorbeeld zo'n goed geïntegreerde database, waardoor de informatie consistent is", zegt Heuvelman. "Daarmee is het eenvoudig om zulke kruisverbanden te laten maken. Het is niet het enige product waarmee dat kan, maar bedrijven die niet zo'n geïntegreerde database hebben, die werken met een best-of-breed oplossing en vastleggingen in verschillende systemen hebben zitten, moeten zo'n product aanschaffen of andere slimme maatregelen nemen. Je kunt dan denken aan het gericht inzetten van de nieuwe generatie consolidatiepakketten, maar misschien is Ifrs een mooie aanleiding om een goed datapakhuis op te zetten, want daarmee kan je tegelijkertijd de besturing van je organisatie verbeteren. Het maakt de gegevens voor je kpi's en bsc's (key performance indicator, balanced score card, red.) en je managementinformatie betrouwbaarder."
Rond 2007 zullen banken en andere financiële instellingen, behalve aan de nieuwe Ifrs-richtlijnen, ook moeten voldoen aan de Europese richtlijnen van Basel II. Er is nog steeds geen akkoord, maar het is al voor 99 procent rond en waarschijnlijk eind dit jaar definitief een feit. De meeste banken nemen de voorbereidingen op deze richtlijnen nu al mee in het Ifrs-verhaal, ook omdat Ifrs en Basel II elkaar deels overlappen. Basel II gaat alleen verder en legt de nadruk op het in kaart brengen en beheersen van operationele risico's. Het gaat om de solvabiliteitsrisico's (risico's die een bank loopt in verband met de verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen).
Hoe groot de impact van deze operatie is, maakt een recent onderzoek van SAS duidelijk. Uit dit onderzoek, gehouden onder 95 topmanagers van 45 leidende Europese banken en andere financiële instellingen, blijkt dat 83 procent vreest de Basel II-deadline niet te halen.

Niet op tijd

Ook de Nederlandse banken, financiële instellingen en verzekeringsmaatschappijen zijn te laat begonnen met de voorbereidingen voor Ifrs en Basel II, constateren businessconsultants Ruud Clerx en Rob Bovenlander van Getronics. Clerx: "Als wij kijken naar de financiële wereld en verzekeringsmaatschappijen, is onze indruk dat ze er wel erg hard mee bezig zijn, maar ze zich te laat hebben gerealiseerd welke omvang dit hele project heeft. Ze hebben zich onvoldoende gerealiseerd wat hun datapakhuis aan informatie moeten opleveren."
"Sommige instellingen zijn nu nog bezig met het in kaart brengen van de rapportage-eisen, terwijl ze eigenlijk al zouden moeten bouwen. De maatregelen die ze moeten nemen zullen grotendeels door it ondersteund moeten worden. Daar zullen ze over het algemeen niet op tijd klaar voor zijn. Dit betekent dat ze noodmaatregelen zullen moeten nemen om toch te voldoen aan de rapportage-eisen vanuit Ifrs en Basel II."
Getronics en Finext noemen de kloof tussen de it- en de finance-afdeling bij verschillende banken en andere financiële instellingen als oorzaak van een mogelijk late oplevering van projecten. Bij de voorbereidingen is een projectmatige aanpak vereist. Een praktijkvoorbeeld maakt duidelijk dat de onderlinge afstemming niet altijd even soepel verloopt. Bovenlander: "Ik zit op dit moment bij een grootbank, waarbij de it-afdeling in eerste instantie het voortouw nam en een aantal plannen heeft neergelegd. Daarna is het lang stil geweest. Nu komt de afdeling Finance tot de conclusie dat die plannen toch niet voldoen aan de eisen die zij eraan stelt. Daardoor hebben we een aantal maanden verloren, en moeten we tot de conclusie komen dat we te laat gaan opleveren."
Bovenlander vindt dat accountants niet onderkennen wat nodig is vanuit de it en vice versa. "Ga er maar vanuit dat de general ledgers (het fundament van het accountingsysteem, red.) van sommige banken binnenstebuiten gekeerd moeten worden. Dat heeft men zich niet gerealiseerd vanuit de accountantshoek. It realiseert zich vaak niet dat dit een ingrijpende operatie is en het dus moet vragen om een zorgvuldige formulering van de accountancy-eisen."< BR>

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1325904). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×