Managed hosting door True

ICT ondersteunt ondernemingsfilosofie 'Time Based Competition'

Tijd is Geld

 

De ondernemingsfilosofie 'Time Based Competition' kan worden ondersteund met informatie- en communicatietechnologie. Deze bedrijfsfilosofie is dus actueler dan ooit. In deze filosofie vormt de perceptie van tijd door de klant de bepalende factor bij het genereren van producten en diensten. Binnen 'time based competition' verschuift het zwaartepunt van de bedrijfsinspanning van efficiëntie-verbetering naar effectiviteitsverbetering. Een ontwikkeling die al lange tijd gaande is, maar die zich nu in een stroomversnelling bevindt, meent een relatie-manager van een informatica-huis. ICT ter ondersteuning van de ondernemingsfilosofie - na een duik in de geschiedenis.

In de achttiende en negentiende eeuw streefden ondernemers vooral naar een grotere efficiëntie in de productie. Vanuit het ambachtelijke gildewezen ontwikkelde zich de eerste fabrieksmatige productie. Maar alles gebeurde in die tijd nog handmatig. Arbeidsverdeling was dus de enige manier om de efficiëntie te verbeteren. De grote sprong voorwaarts kwam echter met de introductie van de mechanisatie. Pas vanaf het begin van de negentiende eeuw kwamen er technische mogelijkheden beschikbaar en ontwikkelde de efficiëntie van productie zich verder. Nieuwe krachtbronnen als de stoommachine, verbrandingsmotor en elektromotor deden hun intrede en daarmee de eerste mogelijkheden tot schaalvergroting.
Vanaf het begin van de twintigste eeuw werd het efficiëntie-streven bewuster gehanteerd. De wereldberoemde theorie van het 'scientific management' van Taylor en de ontwikkeling van het werken aan de lopende-band waren de eerste aanzetten tot verdergaande efficiëntie in het voortbrengingsproces.

Efficiëntie en kwaliteit

In de jaren zeventig van deze eeuw kwam de kentering. Door veranderingen in de markt kwam naast het streven naar efficiëntie de factor kwaliteit naar voren. Kwaliteit werd meer en meer een doorslaggevende factor in de concurrentiestrijd. In de jaren tachtig bleek dat vanuit de behoefte aan een grotere productdiversiteit de factor flexibiliteit een steeds grotere rol ging spelen. Om sneller in te kunnen spelen op de marktbehoefte werd flexibiliteit noodzakelijk om te kunnen blijven concurreren in het voortbrengingsproces. Maar de jaren tachtig kenden nog een ontwikkeling. Een nieuwe eis - het 'up-to-date' ontwikkelen van producten of diensten en het afleveren hiervan in een afgebakend tijdsbestek - maakte dat de factor tijd van essentieel belang werd. Inwilliging van de eis van snelheid impliceert, dat het gehele voortbrengingsproces van begin tot eind als een geöliede machine moet functioneren. Time based competition deed daarmee zijn intrede. Snelheid als onderscheidende factor.

Ingrijpende problemen

'Time based competition' is de effectuering van de latente eis van de klant om een product of dienst binnen een zeker tijdsverloop binnen bereik te hebben. Met nadruk moet worden gesteld dat 'tijd' een kwestie van perceptie en imago is. Kortom, 'time based competition' is de vertaling van de factor tijd in de ondernemingsstrategie waarbij de klant een positieve attitude ten aanzien van de betreffende onderneming ontwikkelt.
De automatiseringsbranche (nu de informatie- en communicatietechnologiesector) heeft de tendensen van de jaren zeventig en tachtig exact gevolgd. ICT ondersteunde de industriële ontwikkeling voornamelijk op het vlak van efficiëntie-verbetering. Bestaande processen werden geautomatiseerd en daarmee efficiënter. Toen de roep om een diversiteit aan producten en diensten echter luider werd, kwam de automatiseringsbranche in moeilijkheden.
De initiële automatisering was geënt op het ondersteunen en realiseren van grote productie-aantallen. Deze industriële systemen waren daarmee ook redelijk star. Met de groeiende behoefte aan flexibiliteit, werd de component software in de automatisering van groter belang. Immers, software kan relatief eenvoudig worden aangepast aan veranderende behoeften. Maar de opkomst en 'ondergang' van de compleet nieuwe branche (software) duurde slechts één decennium. Want een ondergang was onvermijdelijk. De gigantische diversiteit in programmatuur (ontwikkelplatformen) die ontstond, zorgde voor ingrijpende problemen: eilandautomatisering, sub-optimalisatie, problematische onderhoudbaarheid en beheer.

Té technologische IT

Het kostte de automatiseringsbranche veel tijd zich te realiseren dat met software alleen niet aan alle eisen van de klant viel te voldoen. Het integrale systeemdenken werd daarmee opportuun. De combinatie van hard- en software zou het antwoord zijn om het voortbrengingsproces van producten en diensten verder te verbeteren. Het is in deze tijd dat de discussies werden gevoerd over de invulling van oplossingen. Moeten de werkplekken worden opgebouwd rond een mainframe of mini met werkstations of is een PC-netwerk of combinatie hiervan dé oplossing? Het is de tijd van de opkomst van MIS, MRP en MRP-II. Echter, alle goede bedoelingen ten spijt, ook het systeemdenken bleek de veranderende afgeleide eisen van klanten onvoldoende te kunnen volgen. Het gevolg van een té sterk technologische benadering van automatisering.
Begin jaren negentig is hierin een kentering gekomen. De toenemende verwerkingskracht van computersystemen bood ongekende mogelijkheden op het terrein van gegevensverwerking, zodat de aandacht kon verschuiven naar bijvoorbeeld het gebruiksgemak. Vanaf dat moment evolueert de automatisering in hoog tempo. Met de toegenomen toepassingsmogelijkheden groeit ook het draagvlak voor automatisering binnen ondernemingen aanzienlijk. Informatietechnologie wordt een begrip - IT. Zaken die bij deze tijd horen zijn verregaande kantoorautomatisering en integratie van de automatisering van administraties en productie-omgevingen. In nog geen half decennium heeft IT dit voor zich kunnen opeisen. Maar de ontwikkelingen gaan in hoog tempo door. Verdere ontwikkelingen hebben weer nieuwe mogelijkheden geopend: Internet, intranet, extranet. De meerwaarde van een integratie van informatie en communicatie wordt onderkend, zodat het nu ICT is (informatie- en communicatietechnologie) wat de klok slaat.

ICT in de toekomst

De gehele ontwikkeling van automatisering naar de hedendaagse ICT is voornamelijk een technologische aangelegenheid geweest. De laatste 25 jaar heeft automatisering (IT en ICT) in termen van verhoging van de toegevoegde waarde een marginale rol gespeeld. Dit is het gevolg van een beleidskeuze: het efficiëntie-streven van bestaande (organisatie)processen oplossen vanuit een technologisch oogpunt.
Deze visie raakt echter steeds meer uit de tijd. Immers, net als marketing, verkoop, inkoop en productie is ICT een middel om het voortbrengingsproces van de organisatie te ondersteunen op weg naar een hogere graad van slagvaardigheid en concurrentievermogen. Het concept van effectiviteitsvergroting is als uitgangspunt dus nog maagdelijk en biedt ongekende mogelijkheden om de toegevoegde waarde van ICT te verhogen. Door effectiviteit als uitgangspunt te nemen wordt de dialoog op gang gebracht tussen de business-processen en ICT en hun wederzijdse invloed op elkaar.

Doorslaggevende factor

Terug naar 'time based competition' in relatie tot ICT. Deze ondernemingsfilosofie kan door ICT in zeer belangrijke mate worden ingevuld. Dit kan zelfs doorslaggevend zijn voor het succes van de filosofie in de bedrijfsvoering. Om 'time based competition' te kunnen waarmaken, zullen informatie- en communicatie-stromen gesmeerd moeten verlopen. Bijvoorbeeld: verkooporders moeten direct kunnen worden omgezet in productie-, inkoop- en besteltermen en inkoopmogelijkheden en doorlooptijden moeten acuut te vertalen zijn in marketing- en verkooptermen.
ICT en de 'time based competition'-filosofie kunnen bedrijfstechnisch grote dingen tot stand brengen. Toyota bijvoorbeeld heeft de responsetijden van haar toeleveranciers teruggebracht van vijftien dagen naar pakweg één dag! De kern van de oplossing lag in de combinatie van de mogelijkheden op ICT-gebied en het helpen van leveranciers bij het toepassen van deze filosofie in hun business-processen.
Voor het ondersteunen van de filosofie door ICT zijn twee aspecten van belang, de snelheid waarmee een ICT-systeem kan worden opgezet en de flexibiliteit ervan.

Opzet en aanpassing

Het aspect snelheid bij de opzet van een ICT systeem(onderdeel) kent een aantal vereisten:

  • De leverancier van ICT moet zo georganiseerd zijn dat binnen de onderneming opgebouwde expertise snel kan worden aangewend. Dit zorgt voor een tijdsbesparing en dus een kortere doorlooptijd. ICT-leveranciers hebben in dat kader hun organisaties ingedeeld in allerlei divisies en groepen, zodat kennis en kunde gestructureerd worden opgebouwd om deze snel te kunnen aanwenden.
  • Standaardisatie en modulariteit zijn onontbeerlijk om snelheid te ontwikkelen. Dit geldt zowel voor het proces om te komen tot een ICT-systeem als voor de inhoudelijke aspecten van dit systeem. Essentieel is dat niet steeds opnieuw het wiel behoeft te worden uitgevonden, maar dat allerlei implementatieprocessen en onderdelen van het te bouwen systeem al grotendeels klaar zijn.
Toepassing van 'time based competition' als ondernemingsstrategie betekent het vastleggen van het punt waarop het traditionele voortbrengingsproces overgaat in een op tijd gericht proces. In het traditionele stuk van het voortbrengingsproces wordt de standaardisatie en modulariteit gedefinieerd; in het op tijd gerichte stuk van dit proces wordt met de gedefinieerde standaardisatie en modulariteit de klant bediend. Het is duidelijk dat de afwegingen van vóór of die van ná het 'ontkoppelpunt' andere prioriteiten kennen. De ondernemingsstrategie bepaalt primair maar vaak onbewust en impliciet waar het ontkoppelpunt in het voortbrengingsproces komt te liggen. Zodat dit proces er uit komt te zien als in het schema.

Architectuur centraal

Architectuur wordt een steeds belangrijker element bij opzet en vervanging van ICT-systemen. Dankzij de architectuurbenadering is op een betrekkelijk hoog abstractieniveau de samenhang van de ICT-onderdelen duidelijk te krijgen. Toepassing van architectuur vergroot de overdraagbaarheid in de tijd en verbetert de coördinatie tussen de verschillende groepen mensen die aan het ICT-systeem werken.
Een nog belangrijker aspect van de toepassing van architectuur is dat het zogenaamde legacy-aspect (technische en economische veroudering) wordt tegengegaan. Veranderingen in het systeem zijn op een later tijdstip eenvoudig door te voeren, aangezien de samenhang duidelijk is vastgelegd. Ook als die veranderingen buiten de competentie van de architectuur treden. Immers, de ins en outs en de impact van veranderingen kunnen veel beter worden ingeschat. Overigens is het wel zaak de architectuur conform veranderingen bij te stellen. De architectuur is geen rigide blauwdruk van hét ICT-systeem.

Flexibiliteit

ICT is een middel of functie naast andere middelen en functies (bijvoorbeeld inkoop, marketing, human resources) in het voortbrengingsproces van producten en diensten. De configuratie en de samenhang van deze middelen bepaalt de concurrentiekracht en dus het bestaansrecht van een organisatie. Flexibiliteit van het systeem draagt in belangrijke mate bij aan de ondersteuning van de concurrentiekracht van een organisatie. Aangezien het geheel meer is dan de som der delen (middelen en functies) moet, om in het ICT-systeem flexibiliteit in te bouwen, een strategische benadering worden toegepast. Hierin moet naast het beeld van het systeem ook de gerelateerde organisatiefunctionaliteit worden meegenomen.
Het Customer Care-model van Iquip biedt de mogelijkheid om vanuit de bedrijfsbelangen de implicaties voor organisatie en ICT-systeem in één keer te overzien. Daarmee is ook de mogelijkheid gecreëerd om inzicht te krijgen in de gevolgen van een bepaalde flexibiliteit voor de organisatie en het systeem.
Het belangrijkste aspect van dit model is dat uitgaande van de specifieke bedrijfsbelangen van een organisatie impliciet de vertaling wordt gemaakt hoe die belangen in termen van organisatie en ICT-systemen zijn te realiseren en waarin een organisatie dus moet investeren. Gebruik van dit model geeft dus zicht op een effectievere bedrijfsvoering compleet met het investeringsplaatje om dat voor elkaar te krijgen.
'Time based competition' en verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen liggen in elkaars verlengde. Reeds decennia besteedt ICT aandacht aan efficiëntie-verbetering, terwijl bewuste verbetering van de effectiviteit tot op heden vrijwel niet is toegepast. Als ICT aan de verbetering van de effectiviteit een belangrijke bijdrage wil gaan leveren zal de benadering vanuit het bedrijf en de bedrijfsprocessen uitgangspunt moeten zijn.
 
Jos Keetels, relatie-manager
Iquip Informatica
 

Zorg voor de klant
Het is de kunst om aandacht te besteden aan die zaken waarmee relatief de meeste winst met de relatief minste inspanning te realiseren is.
In de onderstaande check-list is onderscheid gemaakt tussen 'front office', gericht op het uitvoeren van de klantafhandeling, en 'back office', waar de achterliggende (administratieve) processen zijn belegd.

  • Allereerst is het van belang te weten wie de klant is, wat deze verwacht en hoe hij zich gedraagt.
  • Het tweede punt van aandacht is hoe de interactie tussen klant en organisatie plaatsvindt. Zo kunnen verschillen tussen verwachtingen van de klant en de geleverde prestaties vastgesteld worden. Op basis daarvan kan vervolgens worden bijgestuurd.
  • Dit bijsturen kan ertoe leiden dat het front-office zelf onderwerp van beschouwing wordt. Organisatie, processen en ICT zijn hierbij van belang.
  • De prestaties van het front-office worden mede bepaald door de kwaliteit van de interface tussen front- en back-office en uiteindelijk kan de back-office zelf onderwerp voor discussie worden. Hoe zijn de processen, organisatie en ICT hier ingericht?
  • Daarnaast moet ook de relatie met de leveranciers nader bekeken worden. Bijvoorbeeld het vermogen om aan de wensen van de klant tegemoet te komen omtrent levering, kan bepaald worden door het vermogen van de leverancier om tijdig en correct te leveren. Of de situatie doet zich voor waarin de leverancier direct aan de eindklant levert en de kwaliteit feitelijk door de leverancier bepaald wordt.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1317605). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×