Managed hosting door True

Discussie

‘Excel vormt gevaar voor de bedrijfsvoering’

Office-component Excel bevat veel kostbare bedrijfsdata en is dus gevaarlijk. Dit is de discussiestelling die Computable-lezers vandaag krijgen voorgelegd.

Excel vormt een ongezien gevaar voor de bedrijfsvoering van veel organisaties. Het bekende spreadsheetprogramma van Microsoft blijkt in de praktijk dienst te doen voor veel meer dan waarvoor het eigenlijk bedoeld is. Bovendien bevatten de veelal door eindgebruikers aangemaakte spreadsheets nogal wat fouten. Soms door verkeerde invoer en gebrek aan controle, soms door onterechte correctie of notering door Excel.

Zo is deze zomer aan het licht gekomen dat jaren aan genoomonderzoek vol zit met fouten door Excel. Wetenschappelijke notatie van getallen wordt automatisch - en onjuist - geconverteerd naar bijvoorbeeld datums. Deze Excel-hulp valt weliswaar uit te schakelen, maar dat gebeurt dus niet of nauwelijks. Drie jaar terug is al uit onderzoek gebleken dat bijna 90 procent van alle spreadsheets fouten bevat, bij thuisgebruikers en bedrijven. Excel is dus gevaarlijk. Wat vind jij?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5842130). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Mensen maken nu eenmaal een paar fouten, het software programma dat dit gaat voorkomen zal nooit gaan bestaan. Acceptatie van fouten en daarvan leren daarop moet getraind worden.
De meeste mensen leven bij de waan van de dag en nemen dus ook niet de tijd om de mogelijkheden van een programma op hun werk af te stemmen.
Het heeft dus niet zozeer met Excel te maken alleen doordat Excel zo groot is , is de foutgevoeligheid nu eenmaal groter maar daardoor is het programma ook weer meer uit te wisselen. Het zijn mensen die aan de knoppen zitten en dat moet de basis zijn. Excel heeft genoeg middelen om werk te controleren en goed op de werksituatie af te stemmen.

Dat is pure onzin. je geeft toch ook geen formule 1 racewagen aan een beginnend bestuurder? De fout ligt bij de bedrijfsleiding, die denkt dat opleiding niet nodig is en iedereen gelijk met Excel kan werken.

Ooit begonnen met Excel heb ik een grondige training gehad en heb ik geleerd spreadsheets gestructureerd op te bouwen en controles in te bouwen. Jij weet immers als je het bouwt wat er gecontroleerd moet worden?

Ervaren Excellers weten dat ze niet alle bedrijfskritische applicaties in Excel moeten bouwen/zetten, maar of deze processsen onderbrengen in standaardapplicaties of deze moeten laten maken en/of reviewen door experts.

Dus het gevaar ligt niet bij de spreadsheet bouwers maar bij de leiding die zwemmers laat zwemmen zonder zwemdiploma ;)

Excel (of uw overige favoriete spreadsheet programmatuur) heeft zijn plaats in een organisatie. Afhankelijk van de ervarenheid van de gebruiker vormt niet dit programme het gevaar. Het gevaar ligt 'm in het klakkeloos erkennen/accepteren van de uitkomst die in het programma wordt getoond.
Zoals André al aangeeft, blijft ontwikkelen mensenwerk en heeft het management vaak het idee dat zo'n spreadsheet programma eenvoudig is.
Het probleem is echter dat de eindgebruikers vaak de formules invullen maar er niet bij nadenken (of zelfs maar in staat zijn) voldoende tests uit tevoeren om te zien of de formules die gebruikt worden juist zijn.

Ook met de opbouw en onderhoudbaarheid is het vaak zeuren. Hoe vaak gebeurt het niet dat de spreadsheets na jaren over de schutting naar de supportgroep worden gegooid en dat deze geen idee hebben waar te beginnen met het oplossen van een fout?

De fout ligt 'm (99 van de 100 keer) niet in het spreadsheet programma, of zelfs de onderliggende data. In deze gevallen is het een voorkomst van PEBCAK, en onvoldoende testscenarios/mogelijkheden.

Mooi om zo Excel de schuld te geven van wat gebruikers verdingesen: "Zo is deze zomer aan het licht gekomen dat jaren aan genoomonderzoek vol zit met fouten door Excel. Wetenschappelijke notatie van getallen wordt automatisch - en onjuist - geconverteerd naar bijvoorbeeld datums. Deze Excel-hulp valt weliswaar uit te schakelen, maar dat gebeurt dus niet of nauwelijks."

En in hoeverre is dit de schuld van Excel dan? Moet Excel dat vanzelf doen?

Of heeft dit misschien toch iets meer te maken met gebruikers die geen idee hebben hoe met gegevens om te gaan? Allerhande sukkels die maar een berg data in Excel kwakken en conclusies trekken alsof het een mooi gemodelleerd geheel betreft.

Excel is geen gevaar voor bedrijfsvoering, net zo min als andere tooling. Domme, gemakszuchtige of ongeinteresseerde mensen zijn dit wel.

Een spreadsheet programma is "slechts" een hulpmiddel. En met hulpmiddelen moet je als gebruiker goed omgaan. Dat is het probleem van ICT in het klein en in het groot. Wie niet weet wat de uitkomst zou moeten zijn, in grote orde, kan niet controleren of de berekening klopt.

Als je weet wat je doet is een spreadsheet een geweldig hulpmiddel. Weet je dat niet, tja, dan ben je (onderdeel van) een probleem...

Even ter kompensatie.
"een hamer ie een gevaar voor de bedrijfsvoering" want je kunt er zaken mee kapot slaan.
Eigenlijk zijn mensen in het algemeen een gevaar . . . . . .

A fool with a tool ....

Excel kan heel veel, maar zoals velen al schreven, je moet wel weten hoe je het moet gebruiken. Vooral het effect van de neiging van tools als Excel om zelf te "denken" voor jou (zoals bijv. een bepaald formaat om te zetten in datum) wordt vaak overzien.

Verder is het in Excel niet veel anders dan met programmeren. Je maakt van alles, en daar kunnen fouten insluipen. Alleen van programmeurs verwachten we reviews/pair programming en dat de spullen getest worden. Bij Excel mag iedereen maar een eind aanmodderen, en niemand die zich bekommert om reviewen/testen. Is het dan zo raar dat er fouten in sluipen?

Dan hebben nog niet over versie beheer, dit geldt ook voor andere formaten. Pietje durft niet het excel of word enz bestand van Jantje te overschrijven op een gedeelde netwerk locatie en zet zijn er maar naast met een andere nummer. Welke was nu de juiste?

Mensen die cut&pasten;, maken zelden fouten afgezien van een verdwaalde spatie af en toe.
Aan de andere kant is het weer 'pijnlijk' dat een Microsoft product het gaat 'verbeteren' omdat het 'beter' weet. Tja, Microsoft producten.... *zucht*

@Technicus: Zelfs met copy paste kan het fout gaan.

Collega van me stuurt onlangs zijn gebruikersnaam toe om toegang te krijgen tot een applicatie.
Gebruikersnaam die ik doorkreeg was "Technicus"

Ik hem toegevoegd aan de applicatie, werkte niet.
Wat bleek, zijn gebruikersnaam is "technicus", maar omdat zijn Copy-paste actie als een nieuwe regel gezien werd in Foutlook, maakte deze er "Technicus" van.

Zeker als je in techniek of wetenschap zit, is dit best vervelend. Een m of een M scheelt toch aanzienlijk bijvoorbeeld; dito voor chemici voor hun stofjes ook midden in een zin "woorden" met hoofdletter gebruiken (bijvoorbeeld Hg voor kwik)

@Pavake: Mooie anekdote! Ik heb me destijds tenenkrommend geërgerd aan Word 6 die mijn relatief schoon getik ging 'verbeteren' in woorden die ik helemaal niet wou tikken.
Ik ben het trouwens in grote lijnen met Andre en jou eens.

@Arie: Het bestand met de nieuwste datum heeft de laatste mutatie. Als Pietje noch Jantje weten waar ze mee bezig zijn, maakt dat uiteindelijk niets uit. :)

Het is onze dagelijkse kost. Wij bemiddelen in MS Office Professionals. Dus ook Excel Programmeurs. Ik kom bijna wekelijks wel bij een bedrijf over de vloer waar die handige medewerker zelf is gaan ontwikkelen in MS Excel of MS Access. Wat we dan soms tegen komen is inderdaad schrijnend. Met aan ons het verzoek of onze MS Office specialisten er voor kunnen zorgen dat de fouten er uit gehaald worden of dat we de zaak opnieuw mogen bouwen.
Maar om mogelijke schade of problemen nou alleen aan Excel toe te schrijven. Het is meer een mentaliteitskwestie van wie je aan het werk zet. Wie laat je aan de haal gaan met je kostbare data? Dat is net als welke schilder laat je je huis schilderen.

Voor programmeren in wat voor omgeving dan ook dien je te weten wat je doet. Dus Excel gevaarlijk? Niet als je het door professionals laat doen…

Maar geldt dat niet voor veel zaken...

Jouw reactie


Je bent niet ingelogd. Je kunt als gast reageren, maar dan wordt je reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om je reactie direct geplaatst te krijgen, moet je eerst rechtsboven inloggen of je registreren

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
Je reactie ontbreekt
Lees meer over:
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×