Managed hosting door True

'Praktische Prince2 gooit ballast over boord'

 

De projectmanager die in de praktijk met de methode Prince2 wil werken, doet er verstandig aan wat overbodige ballast overboord te gooien, schrijft organisatieadviseur Hein Tilborghs van Telengy Management en Advies. Hij is een van de bezoekers van Computable.nl die een recensie schreef van het boek 'De praktische Prince2' van Henny Portman.

Onderstaande recensies werden geschreven door lezers van Computable.nl. Zij schrijven deze recensies op persoonlijke titel. Zij ontvingen van Uitgeverij Dialoog een gratis exemplaar om te recenseren.

De praktische Prince2 gooit ballast overboord

Is werken met Prince2 eigenlijk wel leuk? Als je schrijver Henny Portman van het boek ‘De praktische Prince2' mag geloven, eigenlijk niet. Is er eigenlijk wel mee te werken? Er is veel literatuur over Prince2 beschikbaar, maar die beschrijft vooral de theorie achter deze methode voor projectmanagement, aldus Portman.

De fasen, bijbehorende processen en subprocessen komen daarin aan de orde, maar er is geen aandacht voor de praktijk van alle dag. Die vertaalslag is door Portman in zijn organisatie - hij werkt bij de Oost-Europese tak van de verzekeringspoot van ING - wel gemaakt. Daartoe heeft hij een eigen documentatiestandaard ontwikkeld. Hij wijkt daarmee af van de door Prince2 aangereikte rapportagestandaards, die in zijn ogen ontoegankelijke documenten opleveren. In zekere zin werpt Portman overbodige ballast overboord en stelt hij een aanpak voor die in de praktijk heeft bewezen tot een betere beheersing van projecten te leiden.

Wordt het daardoor leuker? Veel te veel ict-projecten lopen uit in tijd of overschrijden het geplande budget. Als de praktische aanpak van Portman ertoe leidt dat dit anders wordt, dan zou er al heel wat gewonnen zijn. Maar of dat het geval zal zijn? Ict-projecten mislukken vaak door hele andere oorzaken dan (alleen) door falend projectmanagement. Het boek gaat naar mijn smaak daarom nog te weinig in op risicoanalyse. Want die is wezenlijk voor het lijnmanagement. Dat hij de controller nadrukkelijk een plaats wil geven in het proces, is ook zonder meer een winstpunt.
Hein Tilborghs, organisatieadviseur, Telengy Management en Advies

Rapporteren is de crux van projectmanagement

De praktisch Prince2' is een prettig, goed leesbaar boek geworden. Het is duidelijk dat de schrijver een ruime ervaring heeft met deze methode van projectmanagement. Dat geeft de lezer houvast. Het procesmodel met componenten, technieken en documenten wordt uitgebreid met wat voor mij de crux van projectmanagement is: rapporteren. Voor het rapporteren pleit schrijver Henny Portman voor het gebruik van storyboarding.

De techniek van storyboarding wordt door Portman gebruikt als manier van presenteren, waarin hij zoveel mogelijk gebruik maakt van de componenten en documenten die reeds beschikbaar zijn. Dit visualiseren van de voortgang houdt de verhaallijn helder en helpt om knelpunten snel zichtbaar en bespreekbaar te maken. Een welkome aanvulling, omdat projectmanagement in mijn optiek staat of valt met rapporteren, want dat is het moment waarop je met je opdrachtgever afstemt en hem betrokken houdt.

Projectmanagement is een vorm van ‘in control blijven', maar tegelijk willen leren van de opgedane ervaring. Portman merkt terecht op dat ook Prince2 vooral gericht is op beheersen en vastleggen, maar weinig steun geeft aan het leren van fouten. Wat in dit boek duidelijk wordt, is dat het leren werken met projectmanagementtechnieken een kunst apart is. Dit boek helpt daar zeker bij en ik vond het een genoegen om het te mogen recenseren.
Hans Frederik CMC, Alexis bv

Een frisse blik op projectcommunicatie

Prince2 is voor veel grote organisaties in Nederland de standaard voor communicatie tussen projectleider en betrokkenen bij een project. De invulling van die standaard leidt echter vaak tot het lange documenten die door weinig mensen gelezen zullen worden. Gelukkig is er nu ‘De praktische Prince2' van Henny Portman, een kort boek dat de lezer tot een betere invulling van Prince2 probeert te verleiden.

Het boek gaat slechts zeer kort in op de theorie van Prince2 en projectmanagement in het algemeen. De meeste aandacht gaat naar het beschrijven van de alle onderdelen van projectdocumenten, zoals het project-initiatiedocument of het afwijkingenrapport. Door deze omschrijvingen is het boek een goed naslagwerk voor projectleiders die voor het eerst de methode gebruiken. Daarnaast wordt in het boek beschreven hoe je in een organisatie tot een betere invulling van Prince2 kunt komen, gebaseerd op storyboards en herbruikbare presentaties. Dit zal vooral portfoliomanagers aanspreken of projectleiders die een nieuwe standaard willen introduceren in de organisatie.

Het mooiste aan dit boek is dat het een verfrissende blik geeft op het gebruik van een projectmangementstandaard in de organisatie. Je gaat er over nadenken hoe goed de documentatie van je eigen projecten eigenlijk is, en of het niet tijd is om met collega's te gaan werken aan een betere standaard.

Helaas zal het boek je niet helpen om het leiden van projecten te leren. Daarvoor biedt het te weinig voorbeelden en uitleg. Een goed boek daarom om erbij te hebben en op het werk te bespreken.
Sieuwert van Otterloo, management consultant it-strategie, McKinsey & Company

Prince2 op dieet: jojo of oplossing?

Hoe is Prince2 pragmatisch toepasbaar? Dit is de vraag die 'De praktische Prince2' stelt en beantwoordt. Door voornamelijk aandacht te besteden aan de bedrijfsbrede implementatie van managementdocumentatie, spelen praktische tips en trucs voor de individuele projectmanager een kleinere rol. Laat dit laatste nu net de reden zijn, waarom ik het boek ben gaan lezen.

Teleurgesteld, vraagt u mij? In eerste instantie wel, maar na het omslaan van de laatste bladzijde, is het tegenovergestelde waar. De combinatie van beide punten leidt niet alleen tot nieuwe inzichten in de alom bekende Prince2-materie. Het breidt deze toch ook uit met waardevolle tips die ik zeker ga toepassen in de praktijk.

Door toepassing van storyboarding en het bouwsteenconcept op de veelal te zwaarlijvige managementdocumenten van Prince2 weet Portman deze af te slanken tot leesbare proporties. Het boek is niet altijd even vernieuwend of voorzien van ruime detaillering, maar een uitbreidbare basis desalniettemin. In een maatschappij waarin de druk op managers continue toeneemt heeft een dergelijke kanalisering van het besluitvormingsproces duidelijk een toegevoegde waarde. Is het toepasbaar voor elk type project? Gaat het ten koste van de inhoudelijke kwaliteit? De toekomst zal het uitwijzen.

Een vlotte schrijfstijl resulteert in een makkelijk leesbaar boek. Plusminus drie uur zijn ruim voldoende om het door te nemen. Een aanrader voor elke projectmanager en nog meer voor portfoliomanagers in multi-project omgevingen. Ik kijk in ieder geval uit naar een vervolg met meer diepgang en praktijkcases.

Kristiaan Soomers, projectmanager, EclipseIT

Boekwinkel

Het boek 'De praktische Prince2' van Henny Portman is te koop in de ict-boekwinkel van Computable.nl. Op zoek naar een ander boek? Kijk in onze boekwinkel.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2671844). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Prince is eigenlijk niet werkbaar, zorg dat je goede mensen in dients heb en ken uw organisatie; dat bespaart u vele pratende paken en dus veel salaris kosten.

Echter wie als organisatie veel pratende pakken heeft advisere ik prince, dat geeft ze wat te doen, en het lijkt nog of ze dan werken ook. Verkijk u echter niet op het gebla bla; zie het af tegen de kosten die u daarvoor betaalt en de geringe winst due het oplevert. Wie luisterd in zijn organisatie de processen kent van samenwerking komt verder dan Prince.

Zoals bij iedere project aanpak methode geldt:
Zorg dat eerst
- Alle neuzen dezelfde kant uit staat, nog voordat je begint.
- Dat ieder het er over eens is waar het project voor nodig is.
- Dat er geld genoeg is
- Dat de communicatie helder is en blijft
- Dat de verantwoordelijkheden duidelijk belegd zijn

Dan kun je alle overbodige management - prince - ballast zo de deur uit schuiven, en kan er gewoon met elkaar samengewerkt worden richting de gemeenschappelijke eindstreep.

Vaak zijn dit soort methoden nodig om dat een bedrijf zijn zaakjes niet op orde heeft of zich niet bewust is van de impact, nog voordat er iets gaat gebeuren
Of er machts- en budget eilanden bestaan in de cultuur van een enterprise..

Kijk eens naar een gemiddelde mierenkolonie:
- Miljarden losse individuen werken naadloos samen om de gemeenschap te dienen en in stand te houden ZONDER Prince I, II, III !

Mensen... leer toch eens je eigen ego te overstijgen en samen te werken "voor the greater good of the enterprise". of ga voor jezelf beginnen.

Prince 2 is dik en vatsig. Het is weer een van de zoveelste methoden die weer tot religie worden verheven door het management, omdat ze anders geen controle kunnen houden vanwege het gebrek aan vakkennis.

Een klein team van goede mensen met veel bevoegdheden zonder verstikkende, van boven opgelegde methoden. Dat leidt tot resultaten!

Ben ik het helemaal mee eens Marcel!
"To much management kills creativity and productivity"

Of je nu Prince2, A4, PMBOK etc. hanteert maakt in grote lijnen niet veel uit. Wat van belang is dat je afspraken maakt over de te hanteren projectmethode.

Alle verhalen over handen uit de mouwen, de neuzen de zelfde kant op verhalen ten spijt, maar daar geloof ik niet echt in. Ik heb het in de praktijk ook nog niet zien werken.

Tegenstanders van projectmethoden hebben zich vaak onvoldoende verdiept in die methode. De meeste methodes gaan uit van zelfreflectie waarbij de gekeken moet worden welke activiteiten wel/niet uitgevoerd moeten worden bij een project. Projectmethode zijn een leidraad en geen doel op zich!

Prince2 is in mijn ogen een top methodiek. Wanneer je met elkaar constateert dat projecten te vaak te weinig succesvol zijn en een club slaagt erin om toch het grootste gedeelte van de noodzakelijke processen en producten in een methodiek te ondervangen dan spreek ik van een prestatie. Wat Prince2 ook stelt is dat je als PM die onderdelen uit de methodiek moet halen die van toepassing zijn op het project. Kortom de PM is in de lead v.w.b. de juiste toepassing van Prince2. De kwaliteiten van de PM blijven dus voor het grootste gedeelte leidend voor het succesvol zijn van projecten. Henny Portman heeft hetzelfde gedaan. Als uitgangspunt lijkt hij gehanteerd te hebben dat voor een goede sturing een goede rapportage onontbeerlijk is. Hoe korter, overzichtelijker en meer to the point een rapportage hoe groter de kans dat hij gelezen wordt. Lijkt me niks mis mee.

Wanneer projecten falen ligt dat niet aan de gebruikte werkprocedures, dan ligt het aan het feit dat compliance en niet competentie de drijfveer is van het management. In een industrie die draait op competentie (van hoog tot laag) is sturen op compliance nou precies de manier om ervoor te zorgen dat een project mislukt: even een uitleg.

Kijk als ICT industrie hebben we ons inmiddels onderscheiden door het opleveren van:

Slechte documentatie
Slechte code
Buiten budget
Buiten tijd

Wat willen we:

Goede documentatie
Goede code
Binnen budget
Binnen tijd

Waarop wordt gestuurd door alle managementmethodes: Compliance -> Binnen budget en binnen tijd. Een projectmanager is in de eerste plaats een budget en deadline verantwoordelijke namelijk, inhoud is daar ondergeschikt aan (hij of zij is immers alleen gebonden aan op tijd binnen budget opleveren).

Resultaat (in het beste geval)

Slechte documentatie
Slechte code
Binnen budget
Binnen tijd

Als nog iets van het resultaat van alle inspanningen bruikbaar is, is dat te danken aan de competentie en inspanning van medewerkers die tegen de verdrukking in op basis van eigen eer en geweten, toch nog acceptabele kwaliteit weten te generen. Vaak zijn dat enkele medewerkers op een totaal projectteam (ervaring). Projectmislukkingen zijn eerder regel dan uitzondering. Als wordt geconstateerd dat het resultaat niet bruikbaar is zakt alles in elkaar en kan de projectleiding alleen maar constateren dat nu budget en tijd ook niet gehaald zijn.

Als we op competentie gaan sturen en niet op compliance zien we het volgende gebeuren:

Goede documentatie
Goede code
Buiten budget
Buiten tijd

Het doel van het management moet zijn een werkomgeving te scheppen waarin creatieve mensen in een op kwaliteit gerichte atmosfeer hun werk kunnen doen. Waarin heldere keuzes worden gemaakt, waar op alle punten kwaliteit wordt geleverd. Waarin hoofdzaken en details van bijzaken worden onderscheiden. Waar het management grip heeft op het werk en waar iedere ontwikkelaar weet welk business requirement nu net onder zijn handen ligt. Waar de status van het hele project met een druk op de knop duidelijk wordt aan alle betrokkenen. Als je dat doet en een ICT project ziet als een holistische structuur van delen van verschillend maar meetbaar belang voor het totaal resultaat, dan kun je als manager reageren op de ontwikkeling in plaats van op basis van ontbrekende voorkennis ontwikkelingen proberen te decreteren.

O ja,

Goede documentatie
Goede code
Binnen budget
Binnen tijd

Dat is compliance combineren met competentie en dat is denk ik nog een brug te ver voor de ICT industrie, misschien wel voor al het menselijk scheppen. Want waar gehakt wordt vallen spaanders en persoonlijk denk ik dat ik als klant liever betaal voor een stuk kwaliteit en zekerheid dan voor de chaos die nu in de meeste ICT projecten heerst.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×