Managed hosting door True

Business case bij BI blijft problematisch

Topicpagina, Computable 33-34 2008

 

Op het Topic Business Intelligence is een discussie ontstaan over het opstellen van een business case bij bi-projecten. Er wordt gesteld dat regels voor de algemene investeringstrajecten niet gelden bij een bi-traject. Dat vraagt om reacties van onze experts.

Het blijft voor expert Machiel van Tilborg, senior SAP bi-consultant bij Gempact, een raadsel waarom het opstellen van een business case bij business intelligence-trajecten zo problematisch blijft. "Voor een significante investering die een bedrijf doet wordt een business case opgesteld. Deze business case vertelt de investeerder of zijn geld zal renderen, hoeveel en op welke termijn. Zonder business case geen project, is zo'n beetje de regel. Deze regel gaat ook op voor het aanschaffen en inrichten van erp-software. Deze regel lijkt echter niet op te gaan voor bi-projecten. Er wordt geprobeerd om de investering te rechtvaardigen door de verwachte voordelen te vertalen naar SMART-project-kpi's, maar zo eenvoudig is dat niet. SMART houdt onder andere in dat de kpi's kwantificeerbaar, dus meetbaar zijn. Hoe meet je nou de voordelen van een goed ingericht, goed werkend bi-systeem? Wat is dat toch met bi-projecten? Waarom gelden de algemene regels voor investeringsprojecten niet voor bi-projecten?"

Johan van der Kooij
Business consultant
Inter Access

"Bij de meeste bi-projecten wordt het in de business case-paragraaf angstvallig stil en komt men niet verder dan inderdaad een opsomming van ‘beter', ‘sneller' en ‘betrouwbaarder'. Niets is zo gevaarlijk als je commitment geven aan een project met een brakke business case, want daarbij loop je twee risico's: bij verschuiving van prioriteiten in de organisatie kan een project met een zwakke business case wel eens de dupe worden. Als leverancier zul je daarin dus ook een klant moeten kwalificeren. Ten tweede geldt dat hoe zwakker de business case is, hoe lastiger de acceptatie wordt. Als je de business case niet kunt vormgeven, krijg je vervolgens het volgende dilemma bij de acceptatiecriteria. Want een ‘beter' systeem, werk dat maar uit tot een SMART-lijstje met acceptatiecriteria."

Ivo van der Heijden
Competence manager BI
EclipseIT

"De kwaliteit van de business case is naar mijn idee afhankelijker van de beslisser waarvoor het opgesteld wordt. Het type project is daar beperkt op van invloed. Hoe sterker de beslisser de organisatie afrekent op de resultaten van de business case, hoe beter de business case wordt voorbereid. Zien we nu echt dat business cases van niet bi-projecten zoveel beter zijn of kunnen organisaties veel leren op het gebied van business cases opstellen en het managen daarvan?"

Stefan van Duin
Senior manager BI-team
Deloitte Consulting

"Volgens mij is er niets mis met een business case op basis van kwalitatieve voordelen. We moeten volgens mij ook af van de drang om alles, desnoods gekunsteld, in besparingen of winst uit te drukken. Soms start je projecten gewoon omdat het de kwaliteit van je bedrijfsvoering vergroot, soms omdat je risico's beter beheerst. Als er al kwantitatieve business cases worden opgesteld, dan wordt het resultaat maar zelden achteraf gecontroleerd. Besparing in menskracht? Is er dan iemand daadwerkelijk ontslagen? Als die mensen andere werkzaamheden zijn gaan doen, wat heeft dat dan opgeleverd? Ik ken veel gevallen waar die rekensommetjes achteraf nooit meer gemaakt zijn. Je zou wel van een business case mogen verwachten dat het een goede, kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing geeft van de keuzes die gemaakt worden in termen van architectuur, platform, scope en dergelijke. Daarin kun je wel degelijk, weliswaar aan de kostenkant, onderscheid maken tussen scenario's, korte vs. lange termijn, etc."

Frank Buytendijk
Vice president epm-strategie
Oracle

"Deze discussie loopt al de laatste twintig jaar (en waarschijnlijk al langer, maar dat weet ik niet uit eerste hand). Er is wel degelijk een goede business case te maken, als je bi goed toepast. We moeten twee dingen onderscheiden. Bi-toepassingen kunnen goed gekoppeld worden aan tastbare prestatie-indicatoren. Het introduceren van een ‘fast close' levert besparingen op in de control-omgeving. Een klantsegmentatie-toepassing levert hogere campagne-respons op en meer conversie. Een leveranciers-scorecard levert inkoopbesparingen op. Bi-op-het-web voor klanten levert een hogere loyaliteit op en een hogere share-of-wallet. Ten tweede is daar het gevaar van losse bi-toepassingen die versnipperen en uiteindelijk zelfs een negatieve return on investment (roi). Daarom is een bi-infrastructuur nodig (toolstandaardisatie, data warehouse, gemeenschappelijke processen en metadata). Deze heeft geen roi (net zoals een local area network geen roi heeft, maar toch nodig is), maar voorkomt een negatieve roi door het ontbreken ervan. Ook dit is tastbaar te maken, zeker omdat dit vaak de toestand van het verleden is."

Tanja Ubert
Directeur Ubert ICT
Docent bi, InHolland

"Wat mij betreft is de businesscase voor bi heel makkelijk te maken. Vraag bij de staf van het management van een organisatie hoeveel uur zij per week gemiddeld besteden aan het bij elkaar harken van informatie, doe dat maal een gemiddeld uurloon, tel er nog wat zelfklus uurtjes bij... et voilà! Daar is het bedrag dat er nu dagelijks/jaarlijks aan wordt uitgegeven. Dit klinkt misschien wat kort door de bocht, maar dat is het natuurlijk ook. Niet zozeer om de kosten zo in kaart te brengen, maar wel doordat je dan inzichtelijk hebt hoeveel verschillende mensen de beschikbare ruwe data interpreteren. Alleen al het risico hiervan is in veel gevallen voldoende. Natuurlijk begint dan het echte werk, maar stap één is genomen."

Erik Smits
Businessline manager
i3

"De business case voor bi moet volgens mij gezocht worden in de business. Dat zal over het algemeen een afgeleide business case zijn en is helemaal afhankelijk van de businesscontext. Bijvoorbeeld het verkorten van de salespijplijn van verzekeringen van vijf werkdagen naar één dag. Dit levert geld op, toch? Bi levert een essentiële bijdrage door meer inzicht te geven en sturing te bevorderen op relevante indicatoren die de lengte van de salespijplijn beïnvloeden. Het is echter niet het gereedschap dat uiteindelijk verantwoordelijk is voor verkorting van de salespijplijn, dat blijft voornamelijk mensenwerk. Kortom, laat de eindgebruikers bepalen wat er te verdienen valt en lever als bi-specialist kennis en ervaring voor het maximaal inzetten van het gereedschap."

Mathijs Kreugel
Directeur BI
VLC Projects

Ik herken het verhaal van Van Tilborg, de business case ontbreekt vaak in bi-projecten. Ik sluit me aan bij de personen die aangeven dat een kwantitatieve business case wel degelijk te maken is. De insteek van Ubert (bespaarde hoeveelheid manuur * bijbehorend tarief) is een heel eenvoudige, maar soms voldoende om de business case rond te krijgen. In dat geval prima dus. De baten die Buytendijk noemt (hogere campagne-respons, inkoopbesparingen, hogere loyaliteit, ...) zijn wat lastiger uit te drukken in geld, maar ook dat rekensommetje is wel degelijk te maken en absoluut nuttig. Een kwantitatieve business case levert op senior managementniveau nou eenmaal meer draagvlak op dan een business case die slechts kwalitatief onderbouwd is. Op momenten dat het spannend wordt, is dit belangrijk voor de continuïteit van het bi-project. Mijn advies is daarom om altijd een business case te maken en deze vooral (ook) uit te drukken in geld."

Kasper de Graaf
Hoofddocent
DNV-CIBIT

"Ik herken het verhaal van Van Tilborg en de bijbehorende reacties. Bi komt er te vaak mee weg om geen business case te maken. Dit heeft naar mijn mening grotendeels te maken met de perceptie van de business. Te veel organisaties zien bi als kostenpost, een stafonderdeel dat rapportjes maakt wanneer iemand daar toevallig behoefte aan heeft. Het wordt tijd dat we inzien dat digitale informatie niet gratis is, maar een productiefactor van belang! Ik ben er daarom voorstander van om altijd een kwantitatieve business case te maken voor ieder bi-project. Wanneer de business niet wenst te investeren in een bi-oplossing, is er kennelijk onvoldoende basis of vertrouwen en kun je beter je energie steken in zaken die wel geld opleveren."

Erik-Jan Koning
Enterprise intelligence architect
Kadenza

"Ik vind business cases een interessant gegeven, ze worden veelal aan projecten gehangen. Je moet echter goed letten op wat je als project definieert: het op te leveren systeem of de cultuurverandering die het met zich mee zou moeten brengen. De directe baten van het op te leveren systeem zullen niet altijd goed kwantificeerbaar zijn, maar focus je eens op de organisatieverandering. Die is natuurlijk veel belangrijker. Hoe leer je mensen in een organisatie met informatie omgaan? Hoe kun je op basis hiervan je eigen processen controleren en optimaliseren en hoe maak je hiermee een verschil ten opzichte van de concurrent? Dat is het nut van bi. Veel bedrijven zitten nog niet in die modus en in deze bedrijven is de roi van bi moeilijk SMART te maken. Trouwens, een bi-afdeling zou gewoon een gegeven moeten zijn, net als de financiële afdeling, de ict-afdeling en de marketingafdeling. Die stel je toch ook niet ter discussie? Dit staat dus los van roi's en van business cases."

Marco Bussemaker
Solution manager BI
Getronics PinkRoccade

"Of de business case alleen kwalitatief of ook kwantitatief is, is volgens mij van minder belang. Wanneer kwalitatieve doelen worden gekwantificeerd, bestaat vaak de neiging deze flink aan te zetten (voorkomen van een jaar gevangenis van onze ceo is toch wel een miljoen waard?). Echter, de projectdoelstellingen moeten wel duidelijk zijn en regelmatig moet het projectresultaat ook worden getoetst aan deze doelstellingen. Elk project waarbij dit niet mogelijk is, is gedoemd te mislukken (of, om reputaties te sparen: sterft een langzame, stille dood)en moet direct, vandaag nog, worden gestopt. De business case voor dit stoppen is makkelijk te maken: opbrengsten zijn er niet, te besparen kosten zijn enorm, denk naast de projecturen aan licenties, hardware (inclusief stroom, gebruikte oppervlakte, koeling) en toekomstige beheeractiviteiten. Hierin verschilt bi natuurlijk niet van elk willekeurig ander ict-project."

Frank Harland
Senior bi-consultant
Sogeti

"Afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie kom je vaker de business case tegen. Als er één is, geldt ook: zonder business case geen project. Voor bi geldt hetzelfde als voor datakwaliteit- en veel infrastructurele projecten: de ‘return'-kant is niet goed in concrete en meetbare termen weer te geven. Toch komen we steeds tot de conclusie dat we het moeten doen. Net als het inrichten van een BICC, invoeren van datamanagement, -governance en masterdata in de organisatie. Wat er dan op zijn minst moet gebeuren is in de business case aangeven wat we van de veranderingen verwachten met de business, dat kan uitsluitend risicobeheersing zijn en (het belangrijkst) blijf controleren of die verwachtingen uitkomen. Business cases leiden vaak, nadat ze eenmaal zijn goedgekeurd, tot een akkoord om een project te starten en verdwijnen uit het zicht. Dat kan niet de bedoeling zijn. Het proces rond de business case zou door moeten lopen tot ver na de implementatie van het geen het project heeft opgeleverd en mag wat mij betreft tijdens het project op een tegeltje aan de muur hangen zodat het goed zichtbaar blijft."

Robert Mansour
Bi-projectmanager
TopBI

"Bi-omgevingen worden meestal niet ineens gebouwd, maar komen tot stand als optelsom van diverse kleinere bi-projecten, gericht op specifieke rapportages en analyses. Hiervoor kun je per project (met beproefde methoden) rekenen aan een business case, waarbij de grootste uitdaging de kwantificatie van ‘zachte' benefits zoals ‘meer inzicht' is. Tegelijk heeft een bedrijf één coherente bi-architectuur en -infrastructuur nodig, waaraan ieder afzonderlijk project zijn bijdrage levert, anders wordt het een rommeltje. De kosten hiervan zijn deels direct aan individuele projecten (business cases) toe te wijzen en moeten deels worden uitgesmeerd over de individuele bi-projecten. Voor het besluit om een individueel project te starten, kun je dus goed een business case opstellen, maar de initiële investeringen in een solide architectuur zullen per project moeten worden afgeschreven. Hiervoor kun je dus geen business case opstellen. Alleen een overtuigde en ondernemende organisatie durft deze stap te nemen."

Beste business cases

Niet alleen voor bi-projecten worden business cases opgesteld, dit gebeurt in alle ict-vakgebieden. Computable gaat in 2008 op zoek naar de beste business cases van het jaar. Deze cases kunnen bij de redactie van Computable worden aangedragen via de website onder het kopje Gidsen (Business Cases). Zie de website voor alle informatie en voorwaarden, de aanmeldtermijn sluit eind van het jaar.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2684688). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Mooi om al de verschillende reacties te lezen over het al dan niet opstellen van een business case. Zoals Tanja Ubert stelt is het inderdaad heel simpel: Tel alle tijd die men nodig heeft voor het verzamelen en verwerken van informatie bij elkaar op en vermenigvuldig dit met een uurtarief. Verder wordt gesteld dat een business case al dan niet kwalitatief / kwantitatef moet worden beoordeeld. Als je uitgaat van een 1 op 1 vervanging van bestaande informatie voorziening / vergaring zal een goede kwantitatieve business case niet eens zo lastig zijn om op te stellen. Het is echter mijn ervaring dat het niet mogelijk is om de business een mooie nieuwe BI - omgeving te geven en zeggen dat ze niet meer mogen doen dan dat ze hiervoor deden. Zelfs bij een migratie naar de laatste versie zal de business meer mogelijkheden krijgen dan ervoor.

Hierdoor blijft een kwalitatieve beoordeling over. Ook dit zal echter lastig worden. Een manager neemt nu hopelijk goede beslissingen op basis van de informatie die hij tot zijn beschikking heeft. Indien deze informatie efficienter tot hem komt hopen we natuurlijk allemaal dat hij dezelfde beslissingen neemt die hij hiervoor ook nam maar dan meer onderbouwd. Het risico op foute beslissingen wordt hierdoor verminderd denken we en dus gaat de kwaliteit van de beslissingen omhoog. Maar als de genomen beslissingen eerder goed waren en ze zijn met een betere onderbouwing ook goed is mijns inziens de beslissing zelf kwalitatief niet gewijzigd. Zwakt dit dan de business case af?

Ik denk dat bij het opstellen van een goede business case het uitgangspunt duidelijk gemaakt moet worden dat een 1 op 1 vergelijk met de huidige omstandigheden niet zomaar gemaakt mag worden. Verder zal in de business case een kwantitatieve en een kwalitatieve component opgenomen moeten worden. En niet te vergeten achteraf zal de business case moeten worden geverifieerd.

Zoals Stefan van Duijn al zei is dit een discussie dei we al meer dan 20 jaar voeren en waar we de komende (meer dan) 20 jaar ook nog mee kunnen vullen.

Het is wel degelijk van belang om een business case op te stellen voor een BI project. Het probleem bij een bi project is echter dat het zeer lastig is om de meerwaarde van BI kwantificeerbaar te maken. De nadruk word dan gelegd op de kwalitatieve voordelen van BI.
Ik ben van mening dat de uiteindelijke waarde van BI wordt bepaald door de impact die BI heeft op een organisatie. Deze impact is grotendeels afhankelijk van enerzijds de ?maturity? van een organisatie op het gebied van BI en anderzijds het gebruik van de BI cyclus binnen organisaties (in hoeverre wordt er daadwerkelijk actie ondernomen op basis van de informatie). Een organisatie die door middel van BI opgedane kennis tot de conclusie komt dat een proces niet optimaal functioneert, kan een optimalisatieslag doorvoeren. Waardoor het proces wel optimaal functioneert. De organisatie kan er ook voor kiezen om in plaats van een optimalisatie slag een gehele nieuwe manier van werken te introduceren binnen een organisatie met andere woorden het proces te herontwerpen. In zo?n geval zal de impact vele malen groter zijn op de organisatie en zal BI dus veel meer waarde hebben. Een andere factor die het succes van bi bepaalt is de mate waarin bi wordt toegepast binnen een organisatie. Hoe meer onderdelen binnen een organisatie gebruik maken van BI des te groter de impact en dus de voordelen van BI.
De behaalde voordelen hangen dus sterk af van de organisatie zelf en dit maakt het moeilijk maar niet onmogelijk om een goede businesscase voor bi op te stellen. Men kan immers niet geheel voorspellen hoe er met de BI middelen zal worden omgegaan

De ROI van BI: wat levert een goed besluit op? Dat is een lastig vraagstuk, terwijl het makkelijker is te berekenen wat een foute beslissing kost.

Mijn mening is dat in het verlengde van bovenstaande de meerwaarde van BI wel degelijk is te kwantificeren, al is het geen sinecure. Helaas wordt nog teveel vanuit uitsluitend FTE-reductie naar de ROI van BI gekeken, maar dit zegt naar mijn idee niets over de werkelijke toegevoegde waarde die BI moet bieden. Dat is nl het monitoren van de performance van het bedrijf en de processen om (pro-actief en) adequaat te kunnen (bij)sturen en/of reageren.

Goede toegepaste BI betekent naar mijn idee dat de informatievoorziening aansluit bij de strategische (en daarvan afgeleide tactische) doelstellingen en het managen van risico's. Kortom 'on track' en 'in control'. Vanuit deze gedachte is de meerwaarde van BI-toepassing te kwantificeren, nl het kwantificeren van risico's. Toegegeven dat is niet altijd makkelijk.

Fte-reductie kan dus zeker een bijdrage leveren aan de ROI van BI-toepassing, al zit deze mn in de automatisering van het vervaardigen van rapportages. Het kan in dat geval dus voorkomen dat de informatievoorziening daarmee efficienter wordt ingericht, maar niet bijdraagt aan het 'on track' en 'in control' zijn van de organisatie en daarmee niet bijdraagt aan de daadwerkelijk te realiseren ROI.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×